综合资料论文：综合资料管制系统的适用性

作者：任雪梅 单位：太原煤炭气化（集团）有限责任公司

目前，焦化厂内部已建立起一整套完善的网络管理体系，为实现档案管理的网络化、电子化办公提供了有力的平台。科技资料管理系统的数字化科技档案要利用计算机全方位进行管理，首先是技术档案的数字化。数字档案有以下几种方式。对于文字性的文档进行直接扫描，如需进行修改可以利用软件对图像进行转化。对于一些简单常用的图纸我们可以采用CAD直接绘制的方法。对于常用的无须更改的图纸我们可以采用直接扫描的方式通过去斑点、污渍、黑边、偏斜处理、校正等相关处理完成图纸的保存，用时可直接用绘图仪打出。对于要求经常变动的图纸我们可以采用直接扫描的方式通过去斑点、污渍、黑边、偏斜处理、校正等相关处理后，然后再用光栅图形矢量化软件将扫描的光栅图形编辑成为完全的矢量化图形，经过人工处理、分层、添色后，以DWG或其他矢量图像格式保存。这也是当前效率较高，比较经济实用的方法。

本系统使用的软件是通过驱动扫描设备，将纸质文件资料扫描录入至电脑,并对采集的电子影像进行处理,最终转换为数字化的电子影像文件形式来进行保存，档案库管理。全宗下列有总档案库。录入节点名称完成节点的建立后，即可到档案著录中录入资料。在著录界面的下方，显示出了当前库中的总条目数。档案著录。此项功能是本软件中使用最频繁的。首先进行档案内容的录入，录入完成便可进行报表的打印，档案的库内检索等。点击著录界面上方的“智能检索”，录入关键词，可完成对现存档案的查询。整体备份。对所有录入条目和档案库结构进行备份的功能。确保录入的数据不会丢失。系统管理中的更改口令，修改用户登陆口令跨类检索。此功能针对整个档案库进行检索，有智能查询、分类查询等多种查询功能，可以自选检索范围。如果有符合条件的档案库，就会显示出这个库里符合条件的所有条目。权限管理。可以根据需要建立不同的用户，对每个用户分配了不同的使用权限，各用户以自己的用户名和密码登陆后可进行所属范围内的资料查询。

思路创新信息管理系统的开发与应用使焦化厂的科技资料管理突破了公司内部以往的传统模式，使我厂的科技资料管理水平迈向新的台阶，必将使我厂成为全公司各二级单位中科技档案规范管理的一面旗帜。以新思路响应上级单位管理要求按照中煤公司档案信息化建设的部署和太原市档案管理部门提出的档案规范管理要求，过去我厂面临的诸多档案管理规范问题，在科技资料信息管理系统投入使用后将得到科学、合理、有效、彻底的解决。建立了档案利用流程平台，实现了基于档案信息共享平台进行的档案借阅进行申请、审批以及借阅时间控制。通过设定用户进行登录，根据权限控制下载打印，实现了访问的安全性和保密性。档案的数字化和管理规范化将图纸、文件、奖牌、奖杯、锦旗、证书、印章、照片等实物载体档案进行数字化，促进了对档案资料规范化的严格要求。

综上所述，科技资料数字化管理信息系统在我厂的建立，不仅提高了我厂科技档案的管理水平，而且也将使我厂的科技档案室真正成为一个没有时空限制的、便于使用的、超大规模的知识中心。该系统开发成功后可在全公司进行全面推广，为我公司科技资料规范化、数字化、网络化做出贡献。