浅谈房产档案管理和利用

【摘要】随着改革开放以来经济的发展，我国的房地产行业已经进入了十分迅猛的发展阶段，随之而来的房地产档案管理存储的数量也在不断得上涨，因此冗杂的管理工作让管理人员疲惫不堪，同时还有其它方面的原因更加剧了房地产档案管理的难度，所以我国房地产档案的管理急需改革，建立信息化数字化的档案管理制度。房地产业的档案是城市房地产各项活动的记录，一定程度上反映着城市的发展和历程，对于城市的研究和历史的变迁都是有很重要参考依据的，所以房地产档案管理工作是十分重要的，这不仅是房地产档案管理部门的工作，也是我国城市化发展的需要。档案管理工作最重要的原则是可靠、实事求是的记录。

【关键词】档案特点；存在问题；对应措施；房产档案管理；档案利用

中途分类号： G271 文献标识码：A文章编号：

引言：

当前，随着社会经济的发展，房产档案的利用率逐步的提高，房产档案信息作为一种重要的信息资源，是我国档案信息资源的重要组成部分，本文主要的对加强房产档案信息管理和利用作出了简要的分析。

一． 房产档案的特点

1．专业性

房地产档案是房地产相关单位的文件资料，档案记录着房地产的归属问题，必须是依法进行的，有规范的流程制度，保证档案管理准确有效。档案管理工作是什么时候都不能停止的重要工作，他具有管理的范围广泛，受政策影响较大，专业性强的特点。但是房地产档案的管理与公文还有很大的不同，他在内容上只是反映房地产的权属问题以及房屋的一些实际的信息和数据，文件的命名基本上是专业的语言，有自己固定的结构和格式。

2．动态性

档案一旦形成，那么产权和房产相关的情况就在一定时期内是不变的，但并不意味着是固定不变的，如果所有人发生了变化，房屋的质量改变，或者是城市化的过程中房屋的变迁等等因素导致房屋相关所有信息发生了变化，那么就要及时的变更档案的记录。由此可以看出，房地产档案管理是有很大的可变性的，在改变和移动的时候，必须严格及时的予以更正，这样才能保证房地产档案记录的准确性，档案才能为其它的管理提供可靠地依据。

3．城区垄断性

房地产档案的管理最重要的原则是本地管理，所以在房地产档案管理的过程中，当地的管理部门对当地的档案管理有着垄断型的管理，这样在方便管理的同时，也会加大管理的难度，一旦管理开发工作做的不合理，那么就会直接影响到本地的房地产市场的秩序，造成管理的混乱。

二．存在的问题

1．产权档案的抗风险能力有待提高

房地产的档案是十分重要的材料，但是目前我国受到国情的影响，我国的档案管理的抵御风险的能力一直相对较弱。这其中最重要的原因是观念落后的影响，虽然我国的档案管理人员做了一些防御灾害的准备工作，但是在面临大型的灾害的时候，档案管理仍然不足以抵抗灾害的破坏，这是我国档案管理一直存在的问题。例如08年的汶川地震，地震的破坏力很强，造成财产和人民生命损失的同时也使得很多的档案被毁掉了，这样的情形在后期国家进行财产理赔的工作时就会带来很大的困难。

2．产权档案具有明显的时代特征

房地产领域的档案与一般的档案不同，由于管理房屋的特殊性，房地产档案管理的时间往往是几十年甚至几百年，而且在不同的时代环境下，管理档案的方式和标准也会发生变化。伴随着经济的发展和科技的进步，我国的档案管理工作变化十分巨大，反映了当代的特征。然而我国现阶段的档案管理存在管理人员专业性低的问题，管理人员的能力低下导致不能及时有效的发现并规避档案管理中的一些问题。由于科技在不同阶段的发展水平有差异，因此在早期，房地产的档案大多是有纸张记录的，这样对档案的信息描述就产生了很大的局限，不能充分的记录相关的数据，描述大多十分简单。

3．房地产档案的形式单一

一份房地产档案，必须具有完整性，因此除了文字记录还要综合其中各种媒介和符号，图标和图片都是必要的，甚至录音也可以成为重要的依据。尽管如此，随着时代的变迁，目前的资料仍然不能满足人们的需要了。房地产档案的特殊使得其管理成本偏高，重要的材料是需要专人管理的，但是目前我国的管理制度不完善，也缺乏专业的人才来进行这样的管理，因此目前的房地产管理形式是十分单一的。

三．房产档案管理中的强化措施

1．强化房产档案人员的业务培训，提高档案管理水平 。由于目前的档案管理形势的变化，对于房地产档案管理人员的专业素质提出了更高水平的要求。因为房地产档案管理人员的专业知识十分的单一和局限，因此要适应新形势下档案管理的要求，就必须对档案管理人员进行更加详细和先进的档案管理培训。

2．通过开发利用房产档案信息，促进档案管理工作。对于房地产档案管理的目的是为了档案信息能够为其他的工作提供依据，当然准确的信息同时也能促进档案管理工作的发展。档案信息的管理是为了方便查询，所以通过资料的收集然后记录成为档案，然后提供给相关工作人员使用。目前我国正在大力的推广实施信息化管理，档案工作也不例外，将各种资料记录在电脑中，通过网络为各种业务提供支持，电脑自动化管理很大程度上保证了档案的完整和准确性，档案管理进入新阶段。

3．建立集中统一的档案管理网络。增强档案管理的标准化管理，在具体的管理中建立统一的管理网络，规范完整的进行记录。为了达到这样的目的，还要求档案管理的各级人员要各司其责，做好自己的本职工作，在每一层的管理中都能不疏漏，实现管理的标准统一化。

4．转变观念，超前管理。我国的档案管理具有范围狭窄的特点，在具体的管理工作中理解不开阔，没有超前的创新意识。

5．掌握房产档案特点，拓宽档案收集渠道。从房地产档案管理的现状来看，房产管理师十分不易的。房地产档案，通常分为以下几大类，每一类别的内容都参差不齐。在行政审批过程中，审批时间长，一旦出现问题，档案管理就会出现问题。目前我国音频文件档案数量少，并没有得到管理上的重视。但是为了保证档案资料的齐全，档案管理人员应该熟练的掌握各种管理手段和程序流程。对于所拥有的档案资料，管理人员都必须十分详细的了解。

6．制定规范，及时进行立卷制度建设。档案管理制度通常与阅览制度、外借制度、复制制度等相结合。针对这样的情况，不同的人能够接触的档案级别都要有所区分，不同的档案制定不同的审批手续，保证档案的保密性，防止泄密事件的发生，保护档案的安全和完整。这需要各类规章制度的完善，同时在实践的过程中不断得进行完善。

创新房产档案的利用方式

1．目前我国的房产管理利用方式很单一，为了适应形势的发展，要渐渐的实现利用的方式从被动到主动的转变，增加利用形式。针对目前我国房地产管理的现状，档案的开发使用不应该仅仅局限在产权服务上，要突破“产权管理——房产档案——产权管理”这一简单的线状轮回结构，房产档案信息应从“产权管理——材料汇报——咨询服务——政策依据——市场预测”等方面进行开发整合，从而实现更好的服务房地产管理的目的。

2．建立档案的网络化管理方式，不是简单的单一服务，要适应现阶段房地产发展的需要，档案管理的信息应该实现全方位和多元化的模式。只有实现了房地产档案管理的网络化，才能真正的方便快捷的实现服务的多样化。

3．档案管理实现资料数据化，网络化和图像化，所有的检查和查询都通过网络和软件来实现。通过网络将房地产档案中建筑物的面积、房屋的信息、平面图等公布，根据不同的用户身份设置权限，根据权限来开放相关的资料。除此之外，用户也可以通过网络留言寻求帮助，更有针对性的解决用户的需要。

五．结束语

随着经济的发展，房地产档案管理涉及的领域也更加广泛，在房屋的权属登记、转移、变更等管理工作中形成有效数据的历史记载。实现房地产管理的规范化和科学信息化，提高房地产档案的服务水平，扩大服务范围，有效的发挥房地产档案管理的作用和社会服务作用。引入先进的管理技术和科学合理的管理方法，不断得改进传统的管理方法，实现当代房地产档案管理的信息化自动化管理，同时加强对房地产档案利用方式多元化的开发，提高档案利用率，全面提高档案管理水平，更加准确的提供档案信息，降低档案传统管理的成本，减少中间环节对档案利用时间上的耽搁。房地产档案管理引入信息化管理，极大的解放了档案管理人员，减少了管理人员的劳动负担，但同时对档案管理人员的专业水平也提出了更高的要求。房地产档案管理部门必须抓住机会，不断探索新的方式，全面推进档案事业的发展。

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