浅谈高职院校教学档案建设管理

【摘要】职业院校档案的主体、核心和重点是教学档案，教学档案是指学院在教学、教学研究、教学管理活动中形成的具有利用考查价值的、应当归档的教学文件材料（包括文字、图表、报表、照片、录音和录像等）。教学档案反映了教学管理的全过程，人才培养水平评估中的信息和材料多取自教学档案。本文通过调研和评估，总结分析了职业院校教学档案管理存在的问题及对策。

【关键词】职业院校，教学档案，问题，对策

教学档案是评估学院教学管理水平和教育质量的重要依据之一，是学院教学方面整体工作的记录、经验的总结、参考的依据。它能为教学活动服务，是教学工作的重要组成部分。教学档案是否完整和齐全，直接影响到学院教学工作的开展也延续，也是学院迎接评估的前提和保障。然而，长期以来由于诸多因素，高职院校教学档案工作较为薄弱，长期以来在系统管理方面存在着漏洞。

一、通过到兄弟院校的调研和评估，总结分析职业院校教学档案管理存在的问题。

（一）教学档案意识薄弱。职业院校的档案机构一般是设立综合档案室，由专职档案人员负责这项档案工作，但由于有些部门，特别是系部教学档案工作制度还不够健全，部分档案管理员缺乏必要的档案专业基础知识，致使忽视教学档案工作的重要性，错误地认为教学档案工作就是“纸质材料”的简单整理、装订，把教学档案工作作为自己的额外附加工作，应付了事。一些教职员对教学的管理意识较为薄弱，只看重教学中心工作。对于在实施教学工作中形成的档案材料认为不重要，可有可无，对这项工作的重要性缺乏完整的认识，从而导致工作中出现一些漏洞。

（二）教学档案缺乏系统性、完整性、科学性。教学档案是指教学活动开展过程中所形成的具有保存价值的原始记录材料，它记录着教学活动的全部过程，反映了教学工作的质量和水平，在教学管理、教学研究、教学评估和教学考核等各项工作中具有非常重要的作用。但有的兼职管理人员连教学档案的归档范围、保管期限和立卷归档的原则、以及立卷归档的程序都知之甚少，从而出现了什么都入档的繁杂现象和入档不完整的断章现象。尤其是部分原始材料，或者是有结论，没有过程性文件；或是有原始资料，缺乏提炼性材料，没有总结；有的甚干脆就没有材料，或者是后来又补充的。

（三）教学档案管理制度不健全。

1、教学档案资料不完整。虽然教学档案是职业院校档案资源的主体，但大多数院校档案工作部门是按照《高校教学类档案工作规范》进行建设与管理，评估所需的教学档案很多因只有短期保存价值而不在统一归档范围之内。

2、教学档案管理职责不清。由于教学档案涉及的范围广、数量多，教学档案建设需要档案工作部门和形成单位分工负责、相互配合。但实际工作中许多高职院校对各种教学档案由谁收集归档、由谁保存管理等具体责任，并没有明确和落实。

3、教学档案质量不高。管理手段滞后。教学档案来源于教学文件材料，其质量取决于教学文件材料的质量。由于教学文件材料形成于多个部门不同人员之手，且数量多，许多教学文件材料形成处理的随意性、不规范性现象较为突出，如内容变更，手续不完备，复制件多等等，影响和降低了教学档案的价值效用，不利于安全保存与开发利用。

（四）教学档案管理服务水平低，开发利用不足。由于部分学院对教学档案的作用和意义认识不足，重视程度不够，资金投入和物质保障跟不上，大多数职业院校的教学档案都还停留在纸质档案，档案柜保存的状态，大部分档案管理还依靠手工处理，工作效率低，与信息技术的迅速发展不相适应，增加了师生检索和资料查询的工作量和工作难度，查准查全率低，已不适应现代化教学改革和教育事业发展的需要；教学档案整理工作和系统加工滞后；教学档案管理者为一线教学和科学研究服务的意识差，“重管轻用”的思想仍然存在。

二、完善学院管理体制，健全教学档案管理长效机制，加强职业院校教学档案管理的对策。

（一）增强档案意识，加强领导。

学院、系部领导、档案管理人员和教研人员的档案意识与系部教学档案质量有着密切的关系。各级领导者要充分认识系部教学档案在高校管理中的地位和作用，应高度重视和积极支持系部教学档案工作，充分重视档案工作人员的再教育，组织专兼职档案人员学习档案管理基础理论和有关政策条例，提高管理水平和管理能力，做好教学档案工作，提高工作质量。

（二）真正把教学档案工作作为教学工作与教学管理的重要组成，建立行之有效的管理体制。

系部处于学院教学、科研和管理的第一线，是教学档案最直接的来源，对其资料的收集和整理，如果没有一个系统有序的管理体制，将严重地影响教学档案的质量。有的职业院校制定了相应的教学档案管理制度和教学档案管理实施细则，对教学档案的归档范围、保管期限和立卷归档的原则及程序等做出了明确的规定，为学院教学档案管理者提出了明确的工作目标和要求，系部在进行教学档案归档时，可与教学行政主管部门和学院分为三级管理体系，规定相应的档案管理规范。如系部也可制定相应的教学档案管理责任制，让系部所有的教师都承担一定的教学档案责任，对各自的教学档案进行收集和整理，定期或不定期地交档案管理员，档案管理员统一汇总后存档。这种责任制能有效地将这项工作细化，有利于执行，能够从制度上保证教学档案长期有效地手机和保存。

（三）提高教学档案质量和加快教学档案信息化建设，实行现代化管理。

档案管理的最终目的是为了更好地提供利用。教学档案管理者要解放思想、新观念，从封闭的档案管理机制中摆脱出来，要大胆地利用计算机和网络，探索教学档案的现代化管理，通过构建网上档案服务平台，把已有的档案目录数字化，建成目录查询系统为更多的用户提供服务。

参考文献：

[1]沈玉 .浅论研究生档案管理与教学管理信息化【J】.浙江档案，2001.

[2]新编档案管理学【M】.北京：档案出版社，1986.

[3]倪建英.对教学秘书只能和素质要求的探讨【J】.浙江科技学院学报，2002.