信息技术对档案信息化建设的影响

【摘要】本文就信息技术对档案信息化建设的影响进行研究，通过分析档案信息化建设发展的三个阶段、信息技术对档案信息化建设的影响分析以及其发展趋势，提出自己的一些建议。

【关键词】信息技术;档案信息化;阶段;影响;趋势

作为企业发展重要的资源，档案记录着企业发展中的方方面面，随着计算机技术的广泛应用，推动了企业档案管理朝着信息化的方向发展。档案管理工作内容包括了收集、整理、分析等，根据企业在发展的实际情况，为企业提供真实的数据，供企业进行参考，从而使企业能够及时发现自身在发展中存在的问题，并制定相关发展战略来解决这些问题。而信息技术的运用，极大地提高了档案工作的效率，使得档案信息更加准确，同时方便了企业的搜索和查阅，推动了企业档案信息化建设。

一、档案信息化建设发展的三个阶段

我国档案信息化建设目前分为三个阶段，每个阶段都与我国的经济和科学技术的发展相关，档案管理的信息化建设也随着经济和科学技术的发展而发展。 档案信息化建设的第一阶段是从改革开放之后，伴随着计算机技术的应用，一直到上世纪90年代末，在这一阶段中，档案管理发生了很大的变化，建立了数据库，用户可以使用相关软件来搜索所要寻找的档案。但由于当时的计算机技术还未成熟，所以在计算机存储以及软件应用上都存在着一些问题。

随着计算机技术研究的进一步深入，档案信息化建设进入了发展的第二阶段。从21世纪到十一五期间，这是档案信息化建设飞速发展的时期。在这一阶段中，由于计算机性能的提高，存储量逐渐变大，逐渐实现了“三网”“三库”的建设（建设“三网”，即建设完善各级组织部门内部局域网，建设拓展全国组织系统专网，积极稳妥地利用国际互联网。建设“三库”即建立完善组织机构和人员信息库、办公信息库、知识信息库）。

自“十二五”以来，伴随着新媒体以及移动终端的快速发展以及档案管理的法律法规的健全，使得档案信息化建设逐渐形成一个完整的系统。在这一时期，用户查询的途径逐渐多样化，可以通过手机、电脑以及网络进行查询，同时在档案的保护上的法治建设逐渐明朗，相关的法律法规不断地健全。

二、信息技术对档案信息化建设的影响分析

信息技术对档案信息化建设的影响很大，首先是对人力资源档案管理的影响。在人力资源档案管理中运用信息技术，极大地方便了企业对人事的管理，提高了工作效率。建立人力资源档案管理系统，系统可自动计算工作年限，职工工资标准调整等操作。在进行各项操作时，系统自动生成对应的记录。系统还能根据员工工资自动计算出社保养老保险金、医疗保险金、失业保险金以及总合计数。同时，系统还会对员工的逐次调资、学历、年度考核、年终评比、人事职称、资格职称、用工性质、合同签订、聘任职务、处分登记、获奖登记均有详细的过程记录，查询方便。并且系统具有完善的查询功能，用户可任意输入查询条件，选中相应的字段动态生成各种报表及人员信息情况。其次，随着信息技术的不断发展，档案信息化的载体丰富多样，用户可以通过手机、电脑以及其他移动设备下载客户端，通过客户端进行查询，这极大地推动了档案信息化建设的发展。最后，在信息化建设下，为了保护档案信息，逐渐出台了关于电子档案的管理办法以及其他一些法律法规，为档案信息化建设提供了保障。

三、档案信息化建设发展走向分析

（一）基础设施集约化。电子政务云平台建设是帮助档案部门降解技术瓶颈的有效举措。除、核心档案信息数据库管理系统外，档案部门将各个档案应用服务系统迁移政务云平台，可大大减轻配置设备、运行维护、数据备份、安全防御、应急演练等技术工作量，消除部分档案部门信息化建设经费、技术力量不足的难题。

（二）档案管理智能化。 随着物联技术的完善成熟，档案实体管理将纳人智能化网络体系管理，极大地提高了档案管理查档、调阅、盘库、统计、安全监管各项工作效率，达到馆库与存放的档案、档案实体与档案信息、档案与人等互联互通、相互感知，实现更高效的智能化管理。

（三）电子档案管理新常态。 近年来，档案部门重点针对规范格式的电子文件的归档及电子档案管理进行研究与探索，已出台系列标准与规范，积极开展电子文件归档以及重要电子文件的双套制管理。随着依法治国战略方针的贯彻实施，各级政府依法行政、简政放权，加快推进电子政务进程，各类行政审批事项网上办理，网上公开。

（四）数字档案馆集群化。依托云平台、大数据等技术，建立各单位的文档管理一体化，档案馆档案管理一体化、档案馆际档案信息资源一体化的集群化的信息共享系统，并实现与其他业务信息系统的对接已经可行。在各单位、各馆的数字档案信息库基础上，跨地域空间建设档案信息资源大数据的有序组织、分析、整合和共建共享，可提高档案利用价值及利用效率，进一步扩大档案信息服务的社会效益。

四、结论

综上所述，随着科学技术的不断发展，档案管理信息化建设不断的深入，提高了档案管理工作效率，方便了企业、用户的查询和应用。

【参考文献】

[1]曾海容，试论企业技术创新环境下的人事档案信息化建设.中国新技术产品， 2013（11）.

[2] 宋华，黄丽华.信息技术对档案信息化建设的影响与路径指引.交流. 中国档案，2015（10）.