论档案信息在科研课题中的跟踪服务

【摘要】本文作者结合自身工作实际对档案信息为科研课题论证、研究、鉴定各阶段发挥的作用进行论述。

【关键词】档案信息;科研课题;跟踪服务

档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。也可简单表述为：档案是原始的历史记录。

档案是生产建设的重要依据，是科学研究的必要条件，是宣传教育的生动素材。

可分为文书档案、科技档案和专门档案。而科技档案就是科研课题中的必要助手。

一项科研课题的研制成功，要经历课题论证、课题研究和课题鉴定三个阶段，而每个阶段任务的完成，又必须以占有大量相关的档案文献信息为前提，也就是科技档案。因此，档案人员可根据科学研究的实际，围绕特定课题及时地、连续地向科研人员提供对口的各种档案文献资料，直到课题完成。这种服务就是档案信息跟踪服务。

一、档案信息跟踪服务在课题论证过程中的作用

科研工作的第一个阶段就是课题论证。课题论证实际上就是对所拟选题进行可行性分析，论证其有无理论意义、实用价值和经济效益的前期调研过程。

继承与创新是科研工作的本质特征，任何一项科研成果都离不开对前人或他人研究成果的借鉴与汲取。在此过程中，档案人员开展档案信息跟踪服务，把过去的、现有的、别人的科技成果汇集起来，经过综合分析整理，精心加工，汇集起来，提供给科研人员，使他们能了解和掌握国内外科技水平、科技方面的新工艺、新技术、新成果及市场动态等，从而确定所拟项目要达到的技术水平、市场目标、成本目标和质量目标，从而完成课题的论证工作。

由此可见，开展档案跟踪服务在课题论证中具有十分重要的作用，便于研究者开阔思路，启迪创新。例如笔者所在的单位有一个技改项目在选定擦洗厂三段旋流器开路流程生产粉磷矿课题时，在论证阶段，档案人员开展跟踪服务，根据该课题的具体情况，及时向科研人员提供课题研究的背景资料及有关评价分析性质的资料。

这些前期成果的档案信息提供，不仅使科研人员找出了有参考价值的数据，而且拓展了视野，使他们定出了求新、求异又切实可行的攻关目标，选择了既投资少、又实用于高产量的三段旋流器开路流程生产粉磷矿的办法。

由于选题得当，准确把握了生产需求，加之研究深入、创新，该课题获得了云南省知识产权局、云南省教育厅、云南省科学技术协会、云南省总工会、云南省发明协会颁发的云南省优秀发明创造“金品杯”选拔赛一等奖。

二、档案信息跟踪服务在课题研究中的作用

课题研究是科学研究过程中的创造性劳动阶段。在这一阶段，同样需要借助于前人或他人的大量成果和研究方法，很大程度上还依赖于大量的科技档案。因此，档案人员可以通过课题跟踪服务，使研究者及时获得攻克难关的资料。

在研究过程中形成的中间材料，包括实验过程中的各种数据和工作进行中的会议记录等等，档案人员都切实把这些材料、数据收集整理起来，避免了科技人员在下一步的研究中重复劳动，起到“雨前送伞，雪中送炭”的作用。

同时，课题研究中常常需要了解和利用各种最新的理论信息和资料，不断充实、修正、完善自己的研究内容和方法。档案跟踪服务就能够满足科学研究这一特殊需要。它通过及时、同步的跟踪服务，向研究人员提供科研信息，确保课题顺利地、高质量地完成。

通过档案人员搜集资料，进行比较、分析、研究，把分析得出的结论及详细数据及时反馈给课题组，使课题组人员及时补充、完善了研究内容，得到了科研人员的好评。可见，档案人员通过各种渠道和途径不失时机地开展创造性的跟踪服务，在课题研究中发挥着保证课题水平以及质量的作用。

三、档案信息跟踪服务在课题鉴定阶段的作用

科研成果的鉴定是科学研究的最后一个环节，同时也是成果应用或推广的起点，它是整个课题研究活动中的关键工作。

在成果鉴定前，档案人员要把课题的全部科技文件材料收集齐全，做好档案跟踪服务，严格审查、把关，确保了归档文件材料的质量。

我们在收集一些课题的鉴定材料时，发现鉴定证书上只有上级主管机关领导的签字，却没有主管机关的公章，反映给课题组后，及时报请上级机关给予补签，使成果的鉴定具有了法律效果，这对课题鉴定工作起着至关重要的作用。

目前，基层档案工作面临着越来越严峻的考验。“不进则退，不变则死”“有为才能有位”，档案人员唯有不断学习、进取、开拓、创新，使档案工作有所发展才能为档案工作带来生机和活力。特别是随着信息时代的发展，人类的知识和信息总量在急剧增长，面对浩瀚繁杂的文献、情报，任何一个文献部门都不可能将所有知道的信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用，因此，必须打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面，建立一个完整的社会信息系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势。而建立联合目录，实行资源共享，这是建立社会信息系统的前提条件和核心内容之一，也是档案管理工作的必由之路。