浅谈创新型高校二级学院办公室行政人员的能力培养

【摘要】高校二级学院办公室是沟通学校与下设二级学院、学院与教师、学院与学生以及学院与外界的桥梁，其在我国高校的创新型发展过程中起到了非常重要的作用。本文以办公室行政人员为例，阐述了该类人员在学校发展中所起到的作用，以及应具备的素质，并在此基础上提出创新型高校应着重培养行政人员的组织协调能力、沟通表达能力和信息应用能力等，为二级学院的发展提供支撑。

【关键词】高校；行政人员；能力培养

一、二级学院办公室行政人员的作用

（一）服务参谋作用

自上世纪90年代后期，随着我国高等教育办学规模的扩展以及招生数量的急剧增加，作为高校教学前沿的二级学院办公室的任务和职能范围也在相应的扩大。高校二级学院办公室行政人员的服务参谋作用主要体现在以下几个方面：一是负责本学院对内和对外的文件收发、执笔起草本学院的新闻报道与各时期的计划与各种报告、总结等。二是做好本学院各年度的信息统计工作，负责编写相关报表和分析资料。三是做好本学院的各类档案的归档工作。四是协助本学院的财务预决算以及各种公共事务的报销工作。五是协助学院办公室主任以及院领导处理校内突发事件，并承接学院领导以及学院对口主管部门安排的各项事务。

（二）沟通协调作用

高校二级学院办公室是沟通学校与下设二级学院、学院与教师、学院与学生以及学院与外界的桥梁。因此，在与各方共事合作的过程中，不可避免地会产生一些矛盾。有的属于信息不畅所造成的误会，有的属于个人工作失误造成的损失，有的属于突发意外情况所造成的矛盾。而办公室行政人员作为二级学院处理日常事务最前沿的工作人员，要具备良好的书面与口头表达能力，灵活运用沟通技巧，在矛盾发生过程中，能够综合协调化解矛盾，为本学院各项事务的开展凝聚力量。

（三）监督检查作用

二级学院办公室在整个高校各项政策与规章制度的实施过程中，都要发挥其监督与检查的作用，例如协助办公室主任落实检查本院所做出的重大决策以及重要工作，又如检查监督本学院教学与考务工作的情况。因此，各二级学院办公室的行政人员应树立监督意识，建立检查机制，履行为学校与学院重点工作落实情况的督查作用。

二、二级学院办公室行政人员应具备的素质

（一）良好的政治素质

政治素质主要包括政治态度和思想作风两个层面，作为二级学院办公室的行政人员，主要是在学院党政领导的指挥下开展各项工作。由于基层学院办公室不仅与教师有工作上的联系，还与广大学生以及外部的合作单位会有直接的工作联系。因此，在平时日常工作中需要有坚定的政治信念和政治方向，对国家和直属领导单位的各项政策与法规有较为清晰的理解和贯彻。其次，办公室的行政人员要能按照保密守则上的要求保守工作秘密，坚持不打听、不传话、不乱说的“三不”原则，维护相关人员的合法权益。最后，行政人员应具备良好的思想作风，对于学院涉及财、物方面的管理必须树立严于律己的廉洁观念。

（二）过硬的工作技能

作为高校基层学院办公室的行政人员在日常的工作事务处理中，有许多非常细节和限时的工作要处理，这些工作本身不难，但要按时、高效地做好还是需要过硬的工作技能。就二级学院所承担的工作任务看，学院行政人员需要当好学校和学院的宣传员、领导和师生的协调员、对外联络的信息员和办公室内部的服务员。要做好这“四大员”就需要该类人员在平时的工作中要勤于学习，善于学习，从书本和前人的学习中借鉴处理工作的方法，并对日常工作做好日记以及处理事务的工作总结，以发现和认识工作中的不足，避免工作中的失误。

（三）融洽的人际关系

二级学院办公室的工作对象主要是与人打交道，工作环境相对较为复杂，在工作中会遇到不同身份、不同年龄层、不同素质的人员。这一工作对象与环境要求学院办公室的行政人员发挥好桥梁纽带作用，要有良好的口头与书面表达能力，运用自如的沟通技巧，灵活应变的服务意识，处理好与办事对象的人际关系，保证学院办公室工作的顺利完成。

三、创新型高校二级学院办公室行政人员的能力培养

（一）沟通表达能力的培养

沟通表达能力是高校行政人员应具备的最基本的工作能力。所谓沟通是指信息在两个或者两个以上的人群中传递和理解的过程。这一过程首先强调的是发送渠道的畅通性，其次是发送内容的可获性，最后是被发信息的可读性。通常该过程都伴随着行为影响的目的，使被沟通人的思维与行为逐步发生变化。沟通能力是管理工作中经常运用的能力之一，作为创新型高校二级学院办公室的行政人员应掌握该种能力。沟通的方式主要有两种即口头表达方式和书面表达方式。为了培养这两种有效的沟通方式，首先，需要行政人员具备良好的知识结构，既要具备处理办公室日常业务的所需要的哲学、心理学、管理学、计算机和文学等方面的知识，又要具备二级学院所涉专业的基本知识，方便为学院师生提供教学和科研等服务。其次，行政人员需要学会倾听，一方面是倾听学院领导所下达的任务以及交办的要求，保证任务的顺利完成。另一方面是倾听需要解决矛盾的双方言论，这是有效解决问题的第一步，可以避免问题的扩大化，并直接影响矛盾解决的时长和质量。

（二）组织协调能力的培养

所谓组织能力是指组织人们去完成组织目标的能力，所谓协调能力就是通过各种调整活动使组织中、部门间、人员间的工作和谐有序。而组织协调能力是指根据工作任务，对资源进行分配，同时控制、激励和协调群体活动过程，使之相互融合，从而实现组织目标的能力。针对高校二级学院的行政人员，我们一般认为组织协调能力主要包括组织能力和冲突处理能力。那么，在日常工作中如何培养该种能力呢？根据本人在办公室的工作经验，个人总结了以下三个方面的培养途径：首先，在思想意识上要有积极的工作态度，克服懒惰心理，承接本职工作内的各项日常和突发事务。其次，加强平时的理论学习，并将其贯穿于工作实践中，同时应掌握有关国家高等教育政策和学校的相关规章制度，熟悉政策与制度的适用范围，为解决矛盾提供依据。第三，行政人员应培养广泛的兴趣爱好，在学校和学院的各项活动中起到带头作用，发挥个人的组织才能，与教职员工和学校各部门的同事通过体育运动和文娱活动增进了解，加强沟通。第四，行政人员应养成良好的工作习惯，分清主次任务，提高办事效率，不拖延、不推诿，在工作时间内完成领导所布置的任务。此外，行政人员可以根据高校每学期的常规工作安排习惯性地将其提前准备与完成，为其他工作节约时间。第五，处理具体事务要因人而异，对事不对人，具体问题具体解决，并注意多于学院党政领导、办公室主任和教师同事之间的交流，并得到他们的支持与理解。

（三）信息应用能力的培养

当今的人类社会已经进入了信息时代，信息的收集与应用能力也已成为衡量一个人是否具有后发优势的评判标准之一。所谓信息，是指各种符号、信号或消息等所包含的内容，它普遍存在于自然界、人类社会和人的思维之中，用来消除对客观事物认识的不确定性。二级学院行政人员在网络普及的新时期，亟需培养信息的识别、收集、检索和应用能力。为此，二级学院行政人员首先需要有敏锐的信息意识，积极主动地通过校园网和因特网了解国内外有关高等教育的信息，并根据自己的工作需要，进行去粗取精、去伪存真的信息筛选工作。其次，需要学习有关计算机信息管理方面的知识，时常更新知识储备，熟练操作检索信息和信息应用方面的软件与设备，利用获取的新信息辅助自己的工作，并协助学院党政领导做出正确的决策。

参考文献

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作者简介：王静（1980—），女，满族，硕士，现供职于广东海洋大学文学院办公室。