实施ERP促进物资管理水平提升

【摘要】物资管理是企业经营生产活动正常运行的物资基础和保证。未实施ERP以前，原有的物资管理模式存在相当程度的滞后性，而ERP信息系统则改变了企业原有的物资管理模式，对于全面提升企业物资管理水平，实现企业精细化管理，强化内部控制具有重要的意义。本文总结了ERP在油田企业物资管理工作中所发挥的具体作用，分析了ERP物资管理运行中存在的问题，提出了深化ERP物资管理工作的相关对策。

【关键词】ERP 物资管理;库存管理;问题;对策

1.原有物资管理模式滞后性剖析

辽河油田总医院供应站承担着总部各部门和辽油矿区内全部x家医院日常物资的计划、采购、存储、发放、配送及售后服务工作，对辽河油田总医院各个单位的正常经营活动起着举足轻重的作用。

1.1 物资积压严重，流动资金大量沉淀

由于此前在油田很多地点都设有自己的物资供应站，各供应站又要设立多个库房，这样造成物资处处存放、层层积压，无法盘活各物资供应站及下属各处库房的库存物资;再由于物资存储仓库分散，有时货到后入库单不能送达到仓库，时间一长宕账现象比较严重，造成物资囤积甚至毁损变质。导致资金使用效率低，物资积压严重，沉淀了大量的流动资金。

1.2 数据不能共享，信息严重滞后

由于各物资供应站分别隶属于油田不同的矿区，甚至跨市设立，造成总部与周边矿区的站与站之间、站与库房之间信息沟通困难，数据无法共享;大量的物资入库、出库单依靠人工简单的分类统计，数据处理和传递时间长，形成的采集数据信息严重滞后。加上各部门的数据入口不一致，统计的标准也各不相同，数出多家，统计数据不准确，给总部物资管理的全方位管理带来困难。

1.3 物资管理费时费力，管理效率低下

各矿区的物资管理人员除了做大量繁琐复杂的核算工作，每月大量的收、发、存单据，使得管理成本高、效率低、误差大。对每一种（类）物料的合理储备数量、合理的储备期限缺少分析，容易造成超储或短缺，使库存长短不齐，急用的缺料，不急用的库存积压不少。

1.4 全方位管理不到位，监督功能相对薄弱

由于总医院物资供应站承担着油区内医疗所需物资的采购和供应任务，采购和供应业务量大，其涉足点多、摊大。相应管理部门，特别是财务人员在没有ERP技术信息系统支持的条件下，对总库、各供应站和库房的库存物资的管理是“鞭长莫及”，在途材料和物资采购过程更是缺乏有效的监督，对物资采购的方式、价格、供应商选择等环节，难以做到事前、事中的监督和控制。

2.ERP系统实施后物资管理水平得到有效提升

2.1 推进了集中采购管理的进程

ERP物资供应管理是企业实行归口管理、集中采购、统一储备和统一结算的物资供应管理体制有利平台。对物资主数据中不同采购类型（直接集中采购、组织集中采购、自采）的设置，有效地控制了主要物资集中到物资供应部门实施集中采购，避免了多头重复采购，规范了物资供应管理体制和运行机制，用先进的信息化技术手段取代了以往靠规章制度和事后监督考核的传统管理方式。

2.2 实现了物流、信息流和资金流的同步运行

通过物资供应模块（MRO）与项目管理模块（PS）、财务模块（FI/CO）的高度集成，各模块不再是相对独立的信息孤岛，基础信息高度共享，物流、资金流和信息流“三流合一”，在整个系统运行中得到较好体现。物资供应用户在系统上完成相关收发业务的操作后，在财务模块中自动产生相应的财务凭证;项目管理模块产生的甲方供料预留和非安装设备采购申请能自动传递到物资供应模块，实现了信息集成。

2.3 实现了对采购计划和采购价格的有效控制

通过项目模块自动产生的物资需求信息或物资需求单位在系统中直接录入的需求信息，运行ERP，自动进行物料需求计划平衡，产生采购计划，极大地改善了传统的手工进行平库存，解决了由于人为因素造成的采购计划准确性偏低的问题。线上通过物料帐实时更新，并可对更新结果进行对比和实施对每笔业务的价格审核、审批，实现价格的动态监控，堵塞采购漏洞。

2.4 及时、准确地反映了材料成本

长期以来，各单位物资供应部门的材料成本核算采用的是物资计划价格计价，通过材料价差来反映材料真实成本。当市场价格偏差较大，物资库存和企业内部各单位领用的材料成本不能及时、准备的反映出来。实施ERP后，物资价格会随着采购价格的变动而进行更新调整，与市场价格趋于一致，及时、真实地反映了库存物资价值。

2.5 规范了操作和过程控制

利用ERP系统的审核、控制功能，采购计划经线上审批后，才能进行后续业务操作;采购订单经审批后，才能进行过程控制和收货业务处理;供应商基本信息和准入产品目录同步到系统中，未经准入的供应商或超准入产品目录范围不能在系统中创建采购订单，也不能支付货款。总之，任何一个环节若未按规定程序实行审核、审批，相应的业务均不能向下一个环节运行，有效地规范了物资采购行为。

3.ERP物资管理应用中存在的问题

当前企业ERP物资管理模块在应用中还存在一些问题，具体体现在以下4个方面：

3.1 操作界面陌生以及没有待办工作的提示

由于ERP实施所使用的是德国SAP软件，这个SAP软件的界面不像已经熟悉的国内研发软件界面那样直观，这对系统的操作带来一些不便，特别是在系统中每做一件事都要输入事务代码，对初期使用的人员来说是一个不小的麻烦。同时，对于参与人员众多的系统，不同专业人员要通过电话联系或者采取定期检查以及时解决工作中的问题，这在一定程度上影响了业务人员的工作效率。

3.2 库存物资根据评估类来发放，需做工厂内的转储，人为增加了工作量

ERP实施对生产单位库存物资进行更精细的划分，即分为工程物资和原材料。库存物资在向不同评估类发放材料时都要做工厂内的逻辑转储后才能发料。这种库存物资评估类精细划分的初衷是为了解决在建工程物资的资金计息准确，但因当期发料不用计息，ERP系统实施不得不分两步来做工作，这样既不能解决工作中任何实质性的问题，又增加了仓库保管员的工作量，需要进行完善。

3.3 ERP系统的物资平库范围是以二级单位为界，不能以根据库存位置灵活进行选择平库

众所周知，物资平库的目的是减少库存物资的积压，充分挖掘企业内部资源，但这种以二级单位为范围的平库只考虑到物资需要量与物资资源的平衡，没有考虑到物资需要量与可能的平衡（如运输条件、运输距离、运输费用）。如辽河油田地跨辽宁三市，按照二级单位为范围的平库，运输距离将达到250km，这种不计成本的平库势必会失去其应有的意义。

3.4 对形成的库存物资追溯源头困难

在ERP系统中要查某种具体库存物资的形成原因，不如以前使用的物资管理信息系统简单、便捷。

4.深化ERP物资管理的对策

4.1 积极转变观念，充分认识ERP物资管理的本质在于精细化管理

企业的业务管理人员对ERP物资管理一定要从业务管理的角度来认识，而不要被ERP理论或计算机技术所困惑，要用业务管理知识确立在ERP中的主导地位，只有更好地运用新的管理信息系统，才能提高管理效率，达到实施ERP物资管理的目的。

4.2 加强学习，以不断适应现代化管理的需要

对ERP本身而言，它仅仅是一个管理工具，只是这个管理工具跟其他工具的不同之处在于不同专业的业务管理人员要以协调的方式共同使用。那么，作为管理工具本身，其使用效率的好坏取决于工具的使用者，要想成为熟练的使用者，必须加强业务管理知识的学习。

4.3 各专业参与人员要发挥团队精神，为ERP物资管理营造一个整体环境

ERP物资管理知识ERP系统中的一个模块，具体实施中涉及项目、设备、物资、销售、财务等不同专业管理人员参与的项目。ERP物资管理的成功运行，没有任何侥幸取胜之道，只有靠各专业参与人员循序渐进，将前一部分的实施作为后一部分的基础，大家风雨同舟，紧密配合，方能获得ERP运用的最大功效。

4.4 充分认识ERP物资管理实施风险

ERP物资管理的实施是一项企业管理的改革，是改革就必然面对传统与革新的冲突，那么它在实施中困难是不可避免的，如工作习惯的改变、新流程操作的适应等。每一位参与实施的ERP物资管理的业务管理人员要充分认识实施风险，严格、认真、持续地在所属专业模块中完成各自的工作。

5.结束语

ERP系统功能强大，现在使用的仅是其中的很少一部分，就见到了比较好的效果。要想充分发挥ERP的作用，仍需深入学习研究，使之更好地服务于业务工作，进一步提高物资采购工作绩效和物资管理水平。

参考文献

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