ERP环境下的销售管理系统的设计与实现

【摘 要】当前，随着信息化水平的不断提高，原有的销售管理模式已难以适应市场经济的发展要求，在这种情况下，必须对先进的科技与信息进行全面了解与把握，并在计算机这一现代化计算工具的辅助下，不断推进销售管理的计算机化程度和水平，进而最大化的提升企业工作效率，本文从ERP 环境下销售管理系统的需求状况入手，通过对其业务流程与系统功能的具体分析，展示了销售管理系统的整体设计与技术实现情况，以期对相关人员带来一定的参考价值。

【关键词】ERP系统；销售管理系统；设计

销售管理系统作为ERP系统的关键环节，能够确保信息的正常流动以及产品的顺利交货，在降低成本以及提高企业经济效益等诸多方面作用突出。ERP 环境下的销售管理系统以客户实际需要为出发点来对企业的生产经营活动进行合理、科学的规划，进而不断为生产与决策提供优质化服务，最终确保实现企业的最大化经济效益。

一、基于ERP 环境下，对销售管理系统的需求状况进行分析

对于目前国内诸多以订单生产式为主的中小型生产企业而言，其模式特征表现为多品种、系列化、小批量以及根据订单情况安排生产任务。面对如此繁杂的生产流程，ERP下的销售管理系统能够很好的解决这些生产企业面临的一系列生产管理难题，在ERP整体思想的指导下，对系统流程进行组织，进而在建立起一个从属于总ERP系统的同时并能与其它各分系统建立起协调合作的小型销售管理系统。

（一）业务流程

以某企业的销售管理业务为例，其主要涉及到产品订货、新客户开发、排产与成品入库、发货、划价以及回收货款等具体流程。各分公司销售部门负责签订订货合同后，相关销售人员把与客户签订的订货合同正表与订货卡送达排产调配室进行排产，在排产完成后，由各分公司人员对合同附表进行填写；完成填写后再交由排产室送达生产部并对生产进行统一安排，待生产完成后其所有产品统一入到销售总公司的成品库。在办理产成品入库时，必须按照票据内容对涉及到的品种、规格、型号、数量等相关内容进行认真核对。票物一致后，由计控检验员进行相关的检验操作，并且经过双方一致的签字盖章程序后进行入库办理，在登记建账的同时，将签字盖章的入库单转交合同科。合同科根据合同附表上的项目要求对产成品进行审核并入库，根据入库单进行入库登账，对不合项目要求的入库单不进行相关入库手续的办理。入库合同及相关票据在办理完成后要及时转交各公司，在各分公司确认发货后，相关的发货票据要送达综合管理室对发出商品予以监控，进而判定发货状态。由综合管理室审核通过的票据转交合同科拨出并转发货科进行发货准备；一旦综合管理室对票据审核不通过则将票据转合同科留作库存。经过发货科发走的票据要转到价格科进行划价，确定最终发货金额。票据在经过价格科划价后，转交合同科与结算室进行货款结算、托收凭证以及发票打印操作。对于回款后的汇票、支票以及承兑汇票等统一转交到资金科，资金科做好台账登记后交结算室，由结算室做应收账款的相关处理。

（二）系统功能

1、对于客户的具体需求而言，是借助销售订单进而进入ERP 销售系统的。订单是基于客户信息、销售项目、交货信息以及其它相关事项的条件下建立起来的，其具体内容涉及到：订单号、订单类型与内容、客户代码、相关的日期、交运以及和客户相关的信息等。作为企业关键性的订货部门，应根据以往订货信息情况对各个客户的信誉情况有较为清楚的认识与把握。进而对这些数据信息进行科学化的管理与利用，最终更好的为生产和决策提供服务，尤其是在现代企业制度不断发展与完善的情况下，更应该处理好这一问题。在这种情况下，一个功能强大且完善的订货管理系统应运而生，不但能为生产和决策提供更好的服务，还能为企业创造出巨大的经济价值。

2、对于企业的成品管理机构而言，由于它连接着企业的生产、订货、监控、销售、库存等重要部门，是对成品、销售、货款情况的综合掌握，因此其重要性是不言而喻的。作为成品管理系统，必须对业务内部物料的整个转移过程进行全程跟踪，并能对企业内部因物料移动出现的各种业务能够及时进行处理，同时具备相关的库存分析功能。发货部门对产生的所有发运报表、运单等单据负责制作与统计。对于发运所涉及到的各种记录，例如，货票与账票等都应划归到计算机管理，保证相关负责人能够对业务进展情况有较为清晰与准确地把握，便于领导在对整个系统的业务流转进行控制时，能够准确的做出决策。

3、为了有效提升公司整体的经营效率，在发货部门建立起相关业务的信息化系统是至关重要的。对于价格管理部门而言，其主要工作是对发出产品以及客户订单进行相应的划价操作。对于涉及到的不同客户，系统应能够具备保持多种价格信息的功能，对于应用到的所有价格协议及内容批示都应划归到计算机管理中，对于不同时期的产品，系统应综合对价格机制及成本信息予以分析处理，并随时提品实际销售价格，对财务系统的要求而言，必须可以提供工厂成本信息，便于销售利润的计算。

4、由于企业生存与发展以及利益获取等诸多方面都与资金管理密切相关，所以作为企业的资金管理机构而言，其重要作用同样是不言而喻的。为了保证大量充足的资金用于企业发展，ERP环境下的资金管理系统必须对企业的各种信息进行及时处理，进而确保实现资金管理系统中的各个功能。

5、基础数据字典系统作为综合管理部门管理的基础数据，也是整个销售总公司所有业务流程必须使用的。这是在信息化与“知识经济”时代，综合管理部门普遍关注的问题。为了确保销售总公司整个业务流程的快捷化与高效化，真正的发挥管理水平的实际作用，所以基础数据系统的开发是必不可少的。

二、基于ERP环境下，对销售管理系统的整体设计

对于ERP下的销售管理系统而言，主要涉及到客户订货及合同、产品入库、库存、发运、划价以及客户回款等销售一系列过程，通过此系统可以实现对销售所有过程的综合管理。

（一）订货管理。

订货管理作为销售部门主要的经营管理活动，也是企业进行生产活动的前提。在这一管理过程中，对于用户的实际订货需求，按区域及部门分集团与股份公司各自签订订货合同，并对所有合同信息予以集中管理。此系统可以根据产品类别、品种、组距等信息对订货情况予以控制，依据客户的信用状况等限制性条件安排集团公司的排产计划；依据订货资源的平衡状况，对集团公司生产分厂、重要设备以及产品种类的排产量进行协调，确保合同订货与本厂的生产能力及技术水平相一致。此系统能够对订货以及排产业务有关的信息进行随时查询，进而对订单、订货以及排产报表予以打印。订货系统涉及到八个功能模块分别为：①订单管理：实现订单录入、编辑、作废处理、变更操作以及审核等功能。②订单排产：通过对库存及相关可用设备资源的查询，科学安排生产计划。③副页管理：对生产合同实现修改、审核以及作废等操作。④转销处理：对转销合同的处理。⑤货款预测：依据客户订货资源，实现对销售货款的预测。⑥客户分析：针对具体客户，对其建立销售动态分析表。⑦资源管理：制定销售计划以及设备订货资源。⑧报表查询。

（二）产品管理

涉及到六个功能模块：①日常业务：管理仓库中流动的产品，包括入库管理、发货申请与监控、产品拨出以及出库登记。② 转销分批。依据实际业务要求对入库单做分劈与转销处理。③冲退处理：实现冲补入库、冲补差重以及相应的退货管理。④盘点库存：对库存产品的存货状态、厂区放置等进行登记。⑤月末处理：月末结转以及相关的收拨存日计划。⑥报表查询。

（三）发货管理。

此模块利用入库单进而对发货单进行制作并对运杂费、包装费以及发货等进行登记。系统内容涉及到货票、出库登记模块、拨出与库存明细模块的制作、包装费的处理、发货总量控制、综合查询模块、运费查询以及系统维护模块。

（4）价格管理。

实现对发出产品以及客户订单的划价处理与审核功能，划价包括自动与手工划价两种。为了保持系统中多种价格信息，而对入库单进行冲补价差处理，涉及到诸多的协议批示信息。同时，系统支持报表查询。

（5）资金管理。

在货款回收后，由各分公司业务人员将相关票据交到资金科，由资金科的相关人员进行记账处理，完成后将票据交财务部。此模块用来记录各公司货款票据的回收情况，对转出以及回退票据予以登记，能够对各公司资金完成状况进行统计分析。同时，系统支持报表查询。

三、基于ERP 环境下，销售管理系统在技术方面的实现

（一）体系结构

针对企业具体情况，系统应用C/ S与B/ S结构，以 Windows Server2003作为服务器操作系统，以Windows XP为客户端操作系统，数据库应用SQL Server2003，前端开发工具为J2EE，并辅以高级语言，例如 VB，VC + + 等。

对于服务器端而言，主要对数据进行存储与检索，并保证数据的完整与安全性。鉴于系统要处理的庞大数据量，必须配置两台高档服务器，一台为主服务器，另一台进行热备份。一旦出现运行故障，另一台会立刻投入工作。ERP下的销售管理系统作为ERP 系统的子系统，为了提高数据传输效率，网络服务器与客户机之间借助于交换机建立连接，每个客户端借助于千兆网直接连到企业信息网中心的交换机中。为了确保数据的正确传输，可根据不同距离选择单模、多模或光纤模块进行数据传输。

（二）关键技术

信息集成技术。销售管理系统作为ERP的重要组成部分，与其它各系统的集成是此系统的关键技术。由于此系统涉及到的数据量较大，为保持数据一致性，应用了主题数据库规划以及C-U 矩阵技术，通过对整个系统的划分，再将各子系统的数据流程图进行结合，进而使整个集成系统中的信息产生与流向进一步明确。在实际操作过程中可以从表中直接取数据，极大的保证了数据的及时与准确性。

结语：ERP作为现代化的企业管理模式，借助于对销售管理系统的设计与开发，能够使企业信息资源得到充分利用与共享。基于ERP 环境下的销售管理系统，经过不断的发展与完善，不但能够对企业成本进行有效控制，还能最大程度的确保交货的正常与顺利，有效降低企业库存量，最终为企业带来极大的经济与社会效益。