建立健全会计更正档案 确保会计核算的真实性

摘要：近年来，资金监管部门及上级业务主管单位对资金使用情况加大了工作检查力度，被检查单位需要根据检查发现的问题进行会计核算整改。整改工作包括修改、补充、撤换会计资料，为确保会计资料的真实性、连续性，全面、客观地反映单位的会计核算，需要建立健全会计更正档案。

关健词：会计资料；更正；档案

一、建立会计更正档案的必要性

近年来，为充分发挥资金使用效益，确保资金款专用，审计、财政、监察等相关部门加强了资金监管工作，同时，上级业务主管部门也对资金使用情况进行多次督导和检查，如果是国际援助项目，国内项目执行机构和国际组织会按要求对资金使用情况进行反复检查，资金使用要求更严格。在每次检查结束后，被检查单位会根据检查组提出的问题进行不同程度的会计核算整改。会计核算工作的整改措施有3个方面：一是补充、完善和撤换原始凭证，二是撤换和重新编制记帐凭证，三是撤换和重新编制财务报告。

以上整改措施存在以下问题：一是整改后的会计核算已经不能够真实、完整的反映单位经济业务的发生，与实际情况相去甚远，严重违背了会计核算的客观性原则；二是涉及以前会计年度的整改工作难度比较大，需要拆散已装订的会计档案，容易造成会计资料的丢失。同时，整改工作完成以后，相关数据会发生变化，整改后的报表数据与已上报数据不一致；三是相关人员的责任不清晰；四是挖补、涂改，尤其是撤换会计资料已违反了《中华人民共和国会计法》等对会计资料的管理规定，其行为已构成违法违纪行为。

综上所述，我们需要建立健全会计更正档案。

二、建立会计更正档案的依据

会计更正档案就是指所有涉及会计核算整改工作中的会计资料，包括会计凭证、会计帐簿、财务报告以及其他应当保存的会计核算专业材料。《会计档案管理办法》规定，“会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据”，《会计基础工作规范》要求，“原始凭证不得涂改、挖补”，“如果在填制记帐凭证时发生错误，应当重新填制”，《会计法》规定，“各单位必须依法设置会计帐簿，并保证其真实、完整”。会计更正档案是对单位经济业务的补充说明，也是记录和反映单位会计核算工作的原始史料和证据。因此，会计更正档案也必须按照《会计档案管理办法》规定妥善保管。

三、建立会计更正档案的具体做法

在不改变原会计档案资料真实性、完整性的前提下，针对检查组指出的问题，制定单位整改方案，对不同类型的问题采取不同的处理方法。

1.原始凭证错误。第一步，发现原始凭证有错误的，积极协调开出单位重开或者更正，更正处要加盖开出单位公章，且需要经本单位领导签字认可。值得注意的是，不能够撤换、挖补或涂改已编制记帐凭证的原始凭证。第二步，将重新取得的原始凭证附在相应的整改前记帐凭证复印件后单独装订成册。

2.记帐凭证错误。第一步，不论是会计年度内还是以前会计年度已经登记入帐的记帐凭证，会计科目或金额同时有错，先用红字填制一张与原内容相同的记帐凭证，在摘要栏注明“注销某月某日某号凭证”字样，再用蓝字重新填制一张正确的记帐凭证，注明“订正某月某日某号凭证”字样。不论是会计年度内还是以前会计年度已经登记入帐的记帐凭证，记帐凭证的会计科目没有错误，只是金额错误，也可以将正确数字与错误数字之间的差额，另编一张调整的记帐凭证，在摘要栏注明“调增或调减某月某日某号凭证”字样，调增金额用蓝字，调减金额用红字。第二步，将原始凭证复印件附在重新编制的记帐凭证后单独装订成册。

3.其他相关资料。会计核算工作整改结束后，财会人员要主动收集相关资料，一是工作检查督导通知，二是检查反馈材料，或反馈会议记录。如果有必要，可以做一份会计核算更正说明，主要内容包括督导组检查的时间，发现问题，工作建议，整改情况等。收集整理后装单独订成册，纳入财务报告类加以保存。

年未，严格执行《会计档案管理办法》规定，按“会计凭证类15年、财务报告类3年”的规定立卷归档。同时，在档案封面标明“会计更正档案”字样。

参考文献：

[1]《中华人民共和国会计法》1999年10月31日.

[2]《会计档案管理办法》1998年8月.

[3]《会计基础工作规范》经济科学出版社.

[4]《会计员实务》中国财政经济出版社.

[5]《助理会计师会计实务》中国财政经济出版社.