浅谈科技档案的管理及开发利用

摘 要: 在科技设计企业，科技档案的收集及管理工作是十分重要的，档案管理做好了，可以最大限度地挖掘该企业的科技资源，并将它们转化为现实的生产力，提升该企业的核心竞争力，从而逐步构建具有较强科技实力的技术文档与数据资源。

关键词: 科技档案; 管理对策; 开发利用

Abstract: in the design and technology enterprises, science and technology archives collection and management work is very important, file management well, can maximize the enterprise of science and technology resources, and turn them into practical productive forces, enhance the core competitiveness of the enterprises, and gradually build technical documentation and data resources with strong scientific and technological strength the.

Keywords: Science and technology archives; management countermeasures; development and utilization

中图分类号：G271

0 前 言

在科技设计企业，科技档案管理在工程管理中其重要性是不言而喻的。首先，管理人员要按照归档制度的规定及时收集应归档的资料，做到即收即归，保持其档案的完整性和准确性; 其次，在科技档案的收集，整理，分类，编目中对其已归档的档案应该进行再次开发，最大化挖掘这些成果的内在价值，并对已归档的档案资源进行再次利用，即按用户要求及时准确的提供所需要的服务。

1 科技设计企业档案管理的主要内容

科技档案的管理是指对科学技术档案实体进行管理和信息开发利用的一项专门工作，它包括收集，整理，鉴定，保存，统计和提供利用等项内容。

1. 1 项目档案管理

对于企业而言，项目档案直接记录着该企业相关项目的具体设计活动过程，也是设计人员具体研究和实际探索过程的真实记载，从项目的产品研究、市场开拓，到项目立项、方案设计、初步设计、施工图设计、施工配合等多方面的技术资料，如图纸、图表、文件材料、计算材料、照片、影片以及各种录音、录像、机读磁带、光盘等进行管理，具有专业性、成套性、阶段性、更改性和纪实性。

1. 2 项目文书管理

科技设计企业的项目文书主要涉及该企业的科技活动过程中记录，这部分科技档案主要记录和存储科技设计项目的整个过程及相关经验，涵盖了一个项目的立项、阶段性总结、以及课题、成果管理等技术资料信息，是企业发展过程中的重要见证资料。

1. 3 项目成果管理

项目成果指的是科技设计部门成果的汇总、成果的相关统计查询、设计人员的获奖专利以及技术转让协议等。

2 科技设计企业科技档案管理与开发利用

2. 1 科技档案管理存在的主要问题

笔者所在的单位是规划设计研究院，主要的工作内容是承接国内大型城市规划、市政道路、桥梁工程的设计及项目总承包。设计覆盖了工艺、结构、构筑、电、水等专业。其中城市规划和市政道桥专业是我院的主打专业，从城市规划、市政道桥的设计到现场服务，已形成了一条龙服务。但笔者在日常档案管理工作中发现，一些传统的档案管理模式已经不利于档案资源的综合开发和利用，在向设计人员提供档案的再次利用过程中往往会发现一些亟待解决问题。

2. 1. 1 重收集，轻归档

对于科技设计类企业而言，科技档案资源的价值不但包括了其凭证作用，而且还有着不能忽视的再次利用价值。在传统管理中，档案的凭证作用得到了充分重视，管理者出于归档要求的考虑，丢弃了一些有价值的资源。例如，由于只收集归档材料的复印件，导致一些重要的技术文件原件流失，在很大程度上降低了档案资源的利用价值和保存价值。

2. 1. 2 重管理，轻建设

库存的科技档案是科技设计企业的主要信息库，其潜在的开发和应用价值是巨大的。只有保持档案资源的完整性与系统性，才能为资源进一步开发利用提供便利。在实际的管理过程中，部分档案工作人员由于不具备较强的工程技术专业知识或档案管理理念，导致难以保持归档资源的完整性和准确性，尤其是一些体现了设计项目来龙去脉的专业性很强的科技档案，由于技术类文件的不齐备容易造成该科技档案难以从全局反映该项目的技术过程。

2. 1. 3 重保存，轻选择

由于科技设计企业行业的特殊性，科技档案管理人员一般并无机会亲身参与科技项目的实际管理，其职责仅为对接收的档案资源进行管理。而当一个项目结束之后，科技档案管理人员由于对该项目无法知晓，有何种文件的形成忽视了整体意识，就无法选择应该入库保存的档案资源，从而容易导致一部分重要科技档案设计项目人员没能及时移交档案室，造成一些应该归档保存的技术资料未能及时入库，有的甚至出现丢失。

2. 2 加强科技设计企业科技档案管理的对策

2. 2. 1 提升科技档案管理的科学水平

科技设计部门项目档案的产生是与一个具体项目的执行流程息息相关的，随着一个项目的进行，在不同的阶段会生成不同的文件，因此档案管理人员只有通过跟踪该项目的全部过程，才能够把项目立项到验收过程中获得研究活动的情况收集完整。科技设计部门的项目档案是设计的软成果，在项目竣工之后，项目档案是绩效评估的重要依据和前提，所以提升档案管理的科学化水平就显得至关重要。应该将项目档案作为整个项目管理不可或缺的一个有

机组成部分，通过设置专门的专职管理岗位、配备专业的人力资源进行管理，以提升其科学化水平。应该将项目档案的管理视为企业管理的重要内容，只有在管理中引入科学而高效的方法，结合实际积极创新，才能最终保证项目整体的综合效益。

2. 2. 2 提高科技档案管理人员综合素质

要实现科技档案的科学管理，人力资源的综合素质是一个重要因素，只有高素质的档案管理人员才能够适应科技档案的可持续发展。因此，科技档案管理的领导者应积极提升管理人员的专业素质和综合素质，一方面，积极建立学习型团队，结合实际通过各类方式提升科技档案管理人员的整体素质，使其他们适应科技档案现代化管理的需求; 另一方面，还要积极组织科技档案人员不定期到外面参加本专业的技术学习和交流，开阔他们的视野，鼓励他们把培训与自学的方式结合起来，不断提升自身业务素质。

2. 2. 3 完善项目档案管理机制

为使档案管理适应企业发展需要，就必须通过完善项目档案管理机制来持续提升档案的管理质量水平。客观地讲，当前不少部门的档案管理监督机制和责任机制还远远没有构建起来，难以形成对档案管理者的严格约束，容易导致科学化管理水平下降，因此必须采用各种有效措施对档案管理机制进行合理调节。首先应抓住人的要素，通过构建档案管理责任制，使档案管理部门所有人员的岗位责任得到明确。其次应制定科学的档案管理流程，并组织监

督其实施。为了尽可能提升档案管理水平，实现效益的最大化，就必须构建完整的管理机制对档案形成和开发利用的全周期进行科学管理，从而保证其有效使用率。

2. 2. 4 加强科技档案的开发利用

科技档案通过进一步的深入开发和利用，不仅能够为企业带来更多的社会价值和经济效益，同时也是科技档案管理的最终目的。所以，科技档案管理者可以结合本企业的具体项目和发展方向，通过开发及引入合适的存储数据库与检索方法，来发掘现有档案资源的利用价值，同时由档案资源的被动服务模式转向主动服务模式。档案工作者应定期与设计者进行交流，获取设计者对技术信息的实际需求，通过整合现有档案资源与实际项目的关系，发掘其

开发价值与使用效益，从而最大化地挖掘档案资源的使效益值。在此基础上，对一些使用频率高的科技档案，通过信息技术手段对其进行分类归档，构建综合的目录检索，通过使用数据库查询系统，协助设计者快速查询其所需资源。以笔者目前的工作为例，我院设计的道路桥梁图纸都具有成套性，大部分图纸均可以相互套用，因此档案室对这些图纸的收集与管理就尤为重要，既要保持每套设计图纸的完整，又要将库存资源进行有效利用，这样即可以为设计人员提供第一手资料，又能缩短设计周期，为企业节省大量的人力和物力，创造良好的经济效益; 另外，档案室管理人员还可以根据设计人员提供的图纸目录，配制成完整的设计成品图作为产品转让给所需要的用户，为企业创造经济效益，最大限度的利用库存档案，并发挥其独特的作用。

3 结束语

综上所述，在档案管理工作中，我们必须将其中有价值的科技资料充分提供给所需用户加以利用，从而实现了档案资源的潜在效能，使其体现出更多的价值，并逐步实现档案管理与开发利用的良性循环。

参考文献:

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