企业职工的长远利益 档案部门的社会责任

长春市作为东北老工业基地的重点城市，在振兴过程中遇到许多需要破解的难题。其中企业职工档案的归属、安全保管及利用既是企业职工关注的热点问题，也是关系改革和稳定的社会问题。长春市各涉企职工档案管理部门，面对企业职工档案管理的复杂状况，积极合作，以企业职工档案社会化管理为切入点，建立健全企业职工档案管理体系及机制，形成了一个分工明确、管理规范、手段先进、利用便捷的企业职工档案管理格局。

长春的实践证明，事在人为，关键是要心系群众，为民办实事。

分工协作：建立健全企业职工档案管理体系

根据企业职工档案分布的广泛性、成分的复杂性、内容多样性等特点，长春市档案局积极牵头，与有企业职工档案管理职能的各部门联系，共同调研，统一谋划。先后与长春市劳动和社会保障局联合印发《长春市企业职工档案管理暂行办法》，规范全市企业职工档案管理。与长春市社会保险局一道积极协调，以市政府办公厅的名义下发了《关于企业退休人员档案实行集中统一管理有关问题的通知》及《长春市企业退休人员档案管理中心档案利用工作意见》。与市国资委联合印发了《关于长春市改革企业档案归档移交工作相关事项的通知》，编制了《改制企业档案处置工作方案》(样本)，在全市企业职工档案管理的重点及难点问题上取得了阶段性进展：一是划定了企业职工档案管理的范畴，企业职工档案管理是指：长春市行政区域内的企业、事业单位、社会团体、民办非企业单位、有雇工的城镇个体工商户中，与之形成劳动关系的职工档案管理，及非全日制从业人员、灵活就业人员、与原用人单位终止(解除)劳动关系的失业人员、自费出国等人员档案管理。二是明确了管理机构，确定用人单位、劳动就业服务机构、社会保险经办单位为企业职工档案具体管理机构。档案管理机构要接受劳动保障行政部门及档案行政管理部门的监督、指导。三是建立了管理体系。明确用人单位、劳动就业服务机构、社会保险经办单位、国资委、档案行政管理部门在档案管理工作的职责，几个部门分工协作，密切配合，保障企业职工档案管理的连续性，形成齐抓共管的良好局面。四是开展职工档案管理资格认定工作，由市劳动保障行政部门成立职工档案管理资格认定联审办公室，档案行政管理部门为成员单位，办公室设在劳动保障行政部门，具体负责用人单位、劳动就业服务机构档案管理资格认定工作。五是进一步规范改制企业档案处置工作，规范了改制企业档案处置工作的内部审批程序，明确了档案局、档案馆在企业档案处置和档案接收进馆过程中的责任，为改制企业正确编制档案处置工作方案，及时完成档案处置审批工作提供了保障。

为了保证这些与企业职工档案管理工作密切相关的政策尽快落实，省内新闻媒体给予了大量报道，深受企业和职工个人的欢迎。据市社保局档案中心的同志介绍，当时每天都有企业预约移交档案，日平均工作量在800至1000案卷。

求真务实：推进企业职工档案资源建设

在加强企业职工档案资源建设过程中，长春市档案局遵循“尽力而为、量力而行”的原则，紧密依托劳动部门、社保、国资委等几家大单位，开展企业职工档案收集。

长春市社保局在全国率先实现了企业退休人员档案集约化管理，其管理模式和规模在全国副省级城市和省会城市中位于前列，目前其档案中心被评为科技事业单位档案管理国家二级。现拥有企业职工档案23万余卷。

市劳动就业局成立了企业职工档案管理中心，目前已拥有企业职工档案10万余卷。针对企业职工档案丢失问题，长春市劳动保障部门从2006年开始研究制定“补档”政策。设计了补建档案的相关卷宗和业务流程。现在，只要职工能提供调配手续或招工名册等原始档案资料复印件、职工所在单位证明材料、职工参保或未参保证明材料、职工辖区派出所证明等，就可申请补建档案。长春市启动职工人事档案补建工作以来，已为几千人解决了档案丢失的问题。

长春市档案馆接收了企业职工的录用调配档案115万件，还主动接收66家123062卷破产企业档案，这部分档案里的文书、财务档案也包含很多反映企业职工人事变动情况的佐证信息，如一位20世纪60年代参加工作的老同志曾连续8年在有毒有害工种的岗位上工作过，想办理提前退休，但因工厂破产，手续无法办理。经过长春市档案馆接待人员仔细查找，终于在破产企业的工资名册中找到了他的名字，为他办理提前5年退休手续提供了真实确凿的证据。

面对不断激增的企业职工档案，如何做到既满足广大企业职工利用档案的迫切需求，同时又能保证企业职工档案安全与完整，提高工作效率的问题凸显出来。据当时统计，每个利用者利用手工查询工人调配档案，平均需查35.5卷、翻阅1770件调配证、牺牲3个小时时间才能查到属于自己的那一份档案。有一位下岗职工花了六天时间，翻阅760卷、3万多件调配证，才找到有自己名字的那一份。利用现代化手段，开展企业职工档案数字化工作被提上最紧迫的日程。

长春市档案馆仅用45天工作日就完成115万工人调配档案数据录入任务，极大地方便了企业职工查找档案。为了让利用者在“查到”的同时，更快速地“拿到”，长春市档案馆还创新了“三个替代”的利用工作方式，即网络检索替代手工检索，数字档案替代纸质档案，网络打印替代原件复印。在档案原件不出库的情况下，几分钟内即可完成整个“调档”“出证”的流程。

长春市劳动就业局为档案管理中心利用科技手段实现接收、归档、微机录入、数据库查询同步进行，当天接收的档案当天录入微机，当天就可进行信息查询。这种巧妙的链式管理方法，使工作效率有了明显提高。

长春市社保局退休人员档案管理中心已建立电子档案68638卷，年平均为群众提供档案查询数约占库存档案数的25％。

今年长春市又实施了区域内馆藏信息远程共享工程，即将长春市档案馆与10个县(市)区综合档案馆的民生档案数据进行整合和交换，实现了“互通有无、互换数据、互开证明”。这样只要在馆藏范围内，利用者在首访的档案馆就能查到所需信息，并可异地开具档案证明。这种“只进一个馆就OK”的方式，使查找企业职工档案将会更加便捷，减少了利用者往返奔波之苦

树立形象：打造阳光服务窗口

服务是档案工作的永久主旋律，长春市企业职工档案管理部门始终把为企业、为企业职工做好服务作为工作的出发点和落脚点，不断提升服务质量，让窗口服务充满人性化、洒满“阳光”。

长春市社保局档案管理中心为企业移交档案建起“绿色通道”，企业移交档案可以提前进行电话预约，同时开展不间断的业务咨询，对破产企业、特困下岗职工可以特事特办，免收服务费。

2009年明，公交集团为其单位2000多名退休职工办理医疗保险，通知这些退休人员到档案中心复印档案材料，一时间这些退休职工全部拥至档案中心。时值盛夏，天气炎热，加上这些退休职工年纪都偏大，在排队等候过程中有一些老人由于体力不支几乎晕倒。面对此景，档案中心领导立刻联系公交集团，建议其统一提供职工名册为退休职工办理佐证材料，以免去这些年迈老人东奔西走、舟车劳顿之苦。公交集团即刻派出工作人员来到档案中心，以单位的名义为其职工办理相关手续。原本需要冒酷暑排长队的退休职工高兴极了，连连称赞档案中心为企业职工办了实事。

长春市劳动就业局在办公场所紧张的情况下为档案管理中心设置了通透式服务大厅，每日来查档、交接档案的企业和个人络绎不绝、人头攒动，一位姓解的档案员说：“我们窗口接待日均七八十人，在办理企业职工再就业及退休手续查档高峰时，我们每天要接待企业职工200人左右。”“中心的服务态度很好，档案存在这儿，我放心，今年在办理退休手续时发现我的户口和身份证用名不一致，是中心的同志帮我查找档案开具证明材料。”一位叫邹钟裕的企业职工开心地对笔者说。

长春市档案局(馆)窗口服务的同志们针对下岗职工都是查阅当年参加工作最原始的档案。查询线索普遍模糊的现象，总结出一问、二查、三启发、四核实互动式、亲情式的查档方式，这些人性化的做法，拉近了下岗职工的距离。

长春市在加强企业职工档案管理上还有许多工作要做，在整合全市企业职工档案及其信息资源方面还要进行新的探索。我们期盼国家档案局尽快修订《企业职工档案管理工作规定》，在服务民生中，迈出新步伐，开创新图景。