现代建筑工程档案资料管理的分析

【摘要】本文根据作者从事建筑工程档案多年的工作实践经验，分析了现如今建筑工程档案资料管理中存在的问题并进行了探讨。

【关键词】建筑工程；档案资料；管理分析

改革开放以来，建设事业发展迅速，同时形成了大量的工程档案。建筑工程档案主要是指建设项目管理的活动中形成的档案性的文件。建筑工程档案属于工程项目管理的一部分，工程档案管理的好坏，会影响到工程的质量，也会影响到企业的经济效益。建筑工程档案是在建设活动中而形成的最原始的真实记录。

1、建筑工程档案资料管理概述

建筑工程项目指的是具有计划任务书，以及总体设计和经济工实行独立核算的，行政方面具有独立组织形式的基本建设项目，建筑工程档案资料，是指在建筑工程项目从立项到项目竣工交付使用这一整个过程中，形成的应当归档保存的所有与建筑工程相关的原始资料，那么为了保证这些档案资料的完整、准确以及安全，必须要对建筑工程施工阶段的所有资料进行管理。建筑档案资料一般都具有真实性的特点，这是由于档案资料是跟随工程建设一起形成的，在施工到竣工环节都需要真实的记录；还具有单一独立性，以及实用性，实用性是在档案资料通过的时候，需要对建筑工程进行全面的考核。

建筑工程档案资料涵盖了整个建筑工程中的各个环节，那么涉及到的内容也就比较广泛，但总体可以看做是三个方面，第一是综合性文件，这里面包含了经过上级批准的文件、计划任务、政府征地和要求拆迁安置等文件资料，还包含了工程中需要的相关合同、竣工后需要结算和审计的内容等。第二是工程施工文件资料。主要包括了立项和竣工生成的报告，图纸经过会审、设计进行变更等生成的报告，还有监理部门工作的相关资料以及所开例会的纪要，工程实施所发生的质量事故需进行处理的资料等。第三是竣工图。竣工图并不单指工程竣工后的图纸，还包含中平面的布置图，建筑物室内室外各种管线的接线图，工程中装饰工程完成后生成的图纸，水电系统竣工后生成的图纸以及建筑工程完工后生成的图纸等。

建筑工程档案是对建筑过程中各个环节的真实和客观记录，对其他工程建设具有指导性的作用。建筑档案管理工作对于加快建筑工程技术的完善，推动城市建设工作的开展具有极其重要的作用，所以在当前经济建设速度快速发展的情况下，需要做好工程档案的管理工作。建筑档案是城市建设活动的产物，是城市建筑经验的积累，通过对工程档案进行集中统一管理，可以确保建筑档案的完整和规范，为城市规划和建设提供必要的依据。而且城市发展过程中建设的所有建筑物和构筑物，在后期管理、维修和改扩建过程中都离不开工程档案，而且在城市防灾、减灾和恢复重建过程中，都需要以工程档案作为重要的依据，所以确保工程档案的齐全和完整具有极其重要的意义。

2、建筑档案管理中存在的主要问题

2.1施工管理原件缺失

目前在建筑工程施工过程中，有时设计和监理单位下发的施工管理文件是复印件，原件缺失，这样这使其无法满足工程档案管理质量的要求。

2.2工程质量验收时缺乏书面资料

建筑工程施工时，为了确保质量，需要在一些质量控制点施工完成后进行质量验收，但往往为了赶进度而导致现场验收时没有按要求进行书面签字仪式，没有形成书面资料，这就无法满足工程档案管理工作的要求。

2.3没有按标准要求进行编制竣工文件

在进行工程竣工文件编制时，由于没有严格按照要求来进行分类成册，即使成册的也存在缺少目录或是目录不准确的情况，甚至一些分部工程利用代用图进行组卷，这样就导致竣工文件中图纸存在较大的缺失。

2.4施工验收原始签证资料格式不规范

在工程开始前没有对原始施工验收签证资料的内容和格式进行统一的规定，而是在施工过程中对其内容和种类进行不断的增添和更换，这样就导致资料格式上很难达到统一和规范，在进行装订组卷时存在着许多的不便。

2.5原始资料书写不认真

工程施工过程中在对原始资料进行书写时，存在着字迹潦草、不规范、错误字的情况，对于修改的地方不盖章也不签字，这给工程档案管理工作带来了较大的难度。

2.6缺乏统一的管理模式

目前对于工程档案的管理工作存在着较多的方式，部分管理较好的单位则成立了工程档案室，由专门档案管理人员对档案进行管理，但很大一部分单位则由其他部门或是文书代管或兼管的情况，导致档案材料不完整、不齐全的现象时有发生。

2.7缺乏复合型档案管理人员

基层单位的档案管理人员专业素质较差，既缺乏档案管理业务知识，又缺乏相关的业务知识，难以适应工作需要。

3、建筑工程档案资料有效管理措施探究

3.1积极健全建筑工程档案管理制度。

建立健全的建筑工程档案资料管理制度，是有效管理档案资料的基础，建筑单位在建筑项目成立之初就应该积极按照国家的相关规定，建立相关的管理制度，并且制定统一的档案资料管理模式。还应该明确建筑施工人员、建筑管理人员等相关人员在档案资料管理中承担的责任，保证能够真实记录相关的档案资料，为建筑单位的合法权益提供保障。

3.2加大对档案资料管理人员的培训力度。

档案资料管理人员是整个建筑工程档案资料管理工作的核心所在，加强对档案资料管理人员的培训工作，能够有效的保证工程档案的质量，提高档案管理人员的素质和职业素养。建筑单位应该积极的开展相关的会议，或者是聘请专业人员来对其进行培训，全面提高管理人员的素质。还应该积极提高档案资料管理人员对于建筑工程方面的知识，以便在具体的档案资料管理中能够真实的将档案归档。

3.3利用现代化技术对档案信息进行统计。

在计算机技术和互联网技术不断发展的今天，建筑工程单位应该积极利用这些技术来对建筑档案资料进行统计管理，可以构建一个记录档案信息的系统，及时的记录建筑工程中各个环节的真实情况，全面保证建筑工程档案资料的完整性，并且进行严格的控制。

3.4严格保证竣工验收档案资料的质量，保证其能够发挥凭证作用。

在建筑工程竣工验收时，建筑单位的档案管理人员应该同工程项目管理人员，按照相关规定对建筑工程中的所有文件进行全面审核检查，务必保证竣工材料的真实性和完备性，全面符合档案归档的要求。并且应该积极严格的贯彻相关规定，将竣工档案验收作为整个工程验收的关键环节，保证工程建筑档案资料的完整准确。

3.5加强施工管理，强化档案材料编制工作

按照标准编制工程档案材料，是施工单位最基本的业务条件。一个施工队不会编制工程内业材料，就不具备承包工程的资格。工程档案材料的质量，关键在于编制形成过程。施工单位应明确自己的责任，加强对施工技术人员编制档案材料的训练，不断提高编制工程档案材料的业务水平。开发公司要加强对施工的监督和管理，检查工程档案材料编制情况，按照标准形成档案材料，给后人留下宝贵的财富。

4、结语

总而言之，建筑工程档案资料管理工作作为整个建筑工程中的重要环节，建筑工程单位应该加大对其认识，加大对工作人员的培训，积极利用信息化技术，并建立一定的管理制度等，全面保证建筑工程档案资料的有效管理。

参考文献

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