高校考务管理可视化研究

摘要：高校考务管理是教学管理中的一个重要环节，而考试安排在考务管理中起着非常重要的作用，但当前考试安排还存在很多问题，比如重修学生考试冲突问题、监考教师合理分配问题、监考调整问题等。本文的目的主要是利用Excel构建一个考试管理模型，从而可以使整个考试安排过程变得可视化，从而可以很好地解决这些问题。

关键词：考务管理；考试安排；考试管理模型；可视化

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2017）03-0014-03

高校考务管理是教学管理中非常重要的一个环节，因为考试是检测高校教师“教”与学生“学”效果的有效的检测工具[1]。虽然各个高校在极力推进教务管理的信息化，但对于考务管理信息化程度依然不够，很多高校还依赖Excel表格进行考务管理，尤其是针对考试安排和监考安排这两个环节。据调查，使用常规Excel表格进行考试安排依然存在以下问题：（1）由于学生人数众多，特别是重修和转专业的学生比较多，导致安排考试时考试冲突现象比较严重；（2）由于考试门类众多，监考老师也很多，导致监考分配不均，有的教师监考很多场，有的教师监考比较少，导致任务分配不公平；（3）在考试期间，有的教师可能会临时有事，要临时找人代为监考，但由于整个监考安排量很大，很难一下子找到合适的人进行监考。但自从笔者从事考务管理工作以来，通过Excel建模，逐步摸索出一套行之有效的方法解决这些问题。本文将介绍如何利用Excel表格建立考试管理模型来实现考试安排和监考安排的可视化从而有效地解决这些问题。

一、统计正常选课和重修学生人数

首先，我们从教务管理系统把所有学生的选课情况导出来，包括专业、学号、姓名、班级、课程号、课程名、上课教师、修读方式和课程属性（见表1），然后利用Excel的数据透视表对学生的选课情况进行统计（见表2），从而得出精确的选课情况以及选课人数。然后按照表3的格式将正常选课的学生数和重修学生数填入表格，从而完成对于正常选课和重修学生人数的统计工作。

二、安排具体的考试日期和时间

根据学校规定的考试日期安排考试。在安排期间为了防止学生考试冲突，我们以班级为单位利用Excel数据菜单下的删除重复项功能进行排查，防止考试冲突。对于有重修学生参加考试的科目，可以根据表2（学生选课情况统计表）把重修学生的班级也列出来，与正常选课的学生的班级一起应用Excel数据菜单下的删除重复项的功能进行排查，这样不仅可以避免正常选课的学生考试冲突，也可以避免重修考试的学生考试冲突。

三、安排监考教师监考

目前高校教师一般只愿意监考自己教的课，对于别的科目则不太愿意监考，一方面由于监考时间比较长，另一方面由于学生可能会作弊，作弊手段趋向多样化，令监考教师防不胜防，给监考人员带来非常大的困扰，所以有些教师能不监考则不监考。但是由于考生人数众多，只安排任课教师和行政人员监考也不现实，所以要体现公平性，需要把每个教师安排的监考次数平均化。另外，由于全院教师众多，将近有200人，要把每个人安排场次差不多，还要把辅导员班主任安排在自己负责的班级上，如果单靠人工进行监考安排，则难度比较大。为了解决这个问题，我们利用Excel强大的数据处理能力，建立了一个安排教师监考的模型，使教师的监考安排过程变得可视化，操作起来非常方便。即使在考试期间有教师因为各种原因不能监考，通过该模型也可以迅速找到可以监考的教师名单，极大地简化了工作流程。下面将以主监考教师的安排为例对该模型进行阐述。

为了方便使用Excel中的Vlookup功能对每个监考教师的监考情况进行统计，我们首先将考试安排表的排列顺序进行了调整，具体见表4。

然后以学院可以监考的教师为列，考试时间为行，对教师的监考情况进行统计。以1月11日上午孙某某老师的监考情况为例，我们只要在需要统计的那个空格即H2输入公式“=IF（ISNA（VLOOKUP（A2，主监考老师！$F$60：$I$77，2，FALSE）），”“，VLOOKUP（A2，主监考老师！$F$60：$I$77，2，FALSE））”即可。该公式中VLOOKUP（A2，主监考老师！$F$60：$I$77，2，FALSE）表示在主监考老师监考安排表即表4中从F60到I77的范围内精确寻找A2单元格中的内容即孙某某，如果有孙某某的话，则在H2单元格中返回课程名称即思想道德修养与法律基础。如果没有的话通常会返回#N/A，为了把#N/A转换为空格，我们采用if函数结合isna函数即可。每个不同的日期和时间都要写相应的公式才可以。通过上述操作我们即可以得到表5即主监考教师监考情况统计表。采用类似的方法，我们还可以得到表6即监考教师监考情况统计表。然后我们通过Excel中“&”符号把表5和表6两张表合并起来得到表7。以表7中H2为例，需要把表5中H2和表6中H2合并起来，公式为“=主监考老师统计！H2&监考老师统计！H2”。表7的主要作用有三个：（1）如果有教师在同一时间被排两场的话可以很直观地显示出来；（2）可以非常方便地统计教师的总监考场数；（3）在排教师监考之前就需要把模型搭建好，这样就可以在排的过程中即可以知道哪些教师在哪个时间段有空，到目前排监考为止，该教师已经监考的场数。通过该模型可以极大地方便监考的安排，尤其是在考试场数众多和监考教师众多的情况下，可视化操作将显得尤为重要。

四、总结

考务管理是非常烦琐的工作，而且非常容易出错，但由于对教务管理的重要性，我们必须对考务管理加以重视，并尽一切努力对整个流程进行优化，一方面可以避免出错，另一方面可以提高效率，简化整个工作流程，而本文构建的考试管理模型则可以很好地实现该目标。

参考文献：

[1]冯兴和.高校考务管理若干问题的研究[J].华北科技学院学报，2002，4（3）：71-72.

Visualization Research of College Examination Management

CHEN Yan

（Business School，Yangzhou University，Yangzhou，Jiangsu 225127，China）

Abstract：College examination management is a key element of college teaching management，and test arrangement plays an important role in college examination management. However，there are still a lot of problems on test arrangement，such as test time conflict of students who retake courses learned before，reasonable invigilating arrangement of teachers，adjusting invigilating arrangement，and etc. The purpose of this paper is to build an Excel model to realize visualization of the process of the test arrangement so that these problems could be solved well.

Key words：college examination management；test arrangement；test management model；visualization