提高煤矿企业文秘人员素质的有效途径

时间:2022-07-07 08:21:21

提高煤矿企业文秘人员素质的有效途径

[摘 要] 文秘人员是煤矿企业领导的参谋、助手,是各个部门、各项工作的协调者,是为煤矿企业正常、高效、高速、高质运行的服务者。文秘人员的素质直接影响着煤矿企业文秘工作的有效开展,故此,只有不断提高文秘人员素质,才能够适应煤矿企业发展的需要。文章立足煤矿企业文秘工作实际,提高文秘人员素质的有效途径进行探讨,旨在与各位同仁交流,不断提高煤矿企业文秘人员的素质。

[关键词] 煤矿企业; 文秘工作; 文秘素质; 有效途径

文秘人员素质的高低直接关系着文秘工作的实效,只有不断提升素质,才能够更好地做好文秘工作,更好地履行职责,更好地发挥作用。笔者立足煤矿企业文秘工作实际,就提高煤矿企业文秘素质的有效途径进行探讨。

一 煤矿企业文秘工作的主要职责

作为煤矿企业文秘,主要应该做好以下几个方面的工作:一是做好煤矿企业办文工作。主要包括文电收发、督办、文电起草修改、文字材料撰写、内部信息、外部宣传等工作。二是做好煤矿企业协调工作。向上搞好汇报,向下做好沟通督查,向外做好衔接沟通,向内做好企业各部门之间的协调,确保各项工作有条不紊地开展,督促各项工作得到有效地落实。三是做好搞好煤矿企业服务工作。为领导当好参谋助手,要参谋在领导想到决策之前,完成在领导要求的时间之前。做好接待、后勤保障、办会等工作。

二 新时期下煤矿企业对文秘的新要求

(一)良好的职业素养

作为文秘人员,必须具有良好的职业素养,这样才能够胜任文秘工作。一是参谋能力。要充分扮演好参谋的身份,想领导之所想,急领导之所急,做到头脑灵活,为领导决策提供可靠的参谋意见。二是要摆正位置。既谦虚谨慎又不唯唯诺诺,既敬重又不阳奉阴违,既坚持原则又要灵活处理。既要积极进取,又不居功自傲。谨言慎行,不卑不亢,切实做好保密工作。三是注重工作方法,按照轻重缓急的原则,切实做好各项工作的处理,抓住重点,突破难点,以点带面,切忌胡子眉毛一把抓。四是要有乐观积极的心态。文秘工作繁忙而清苦,必须守得住清贫,赖得住寂寞,吃得了苦头,始终保持充沛的精力和乐观的心态,这样才能够适应高压力、快节奏的文秘工作。五是树立服务意识。必须做好超前服务、创新服务、周到服务和细节服务,确保工作作风的严谨性和务实性,不断提高服务素养。

(二)良好的知识储备

一是扎实的思想理论知识。要掌握思想政治理论知识,学会用哲学的观点思考新情况下的新问题,切实解决好问题。目前最为急需的是,一要尽快学习和掌握WTO的基本规则,熟悉其法律体系;此外,还要广泛学习与煤矿生产经营有关的政策法规知识,以适应社会发展的需要。二是熟练的业务知识。文秘必须对煤矿企业的业务十分通晓,及时收集企业发展战略、生产经营等方面的信息,了解与煤矿企业发展有关的宏观政策动态、法规知识、行业标准等。文秘人员必须掌握煤矿企业有关的经营管理、行政、财务等方面的知识。三是广博的知识。煤矿企业文秘的特殊性决定了文秘人员必须涉猎广泛的知识,如关系学、文学、科学、管理学等方面的知识。

三 新时期提高煤矿企业秘书素质的有效途径

(一)不断提升职业素养

一是加强职业道德素养的提升。必须严格遵循文秘工作的规范和要求,通过学习思想政治书籍,不断提高思想政治、道德品质和知识能力等方面的综合素质。文秘人员必须爱岗敬业,甘于奉献,谨言慎行,待人礼仪,公道办事,热情服务,保守秘密,廉洁自律,且不可借助领导的名义谋取私利。二是塑造良好的自身形象。秘书是在领导身边工作的人员,在一定程度上代表了领导和企业的形象,因此,必须注重自身的衣着打扮、言行举止,保持良好的精神面貌。

(二)不断提升业务素质

一是提高表达能力。一方面,要提高自身的口头表达能力。秘书需要经常与领导、同事、客人、群众沟通交流,进行上传下达,因此,必须通过书面学习和实践锻炼,不断提高自身的口头表达能力。另一方面,必须提升自身的写作能力。通过多读、多看、多学、多思和多写等方式,不断提升自身的写作能力。既要向书本学、向网络学,主要应向领导学习,多与领导交流,摸清领导的意图,熟悉领导的风格。此外还要在实践中不断学习,从而提高文秘的书面表达能力。二是提高参谋和社交能力。在实践过程中,不断思考,总结方法,为领导决策提供预选方案。同时,应该掌握履职而越权的原则,切实提升参考协调能力。努力学习接待社交方面的书刊,并在实践中锻炼,懂得各种场合的礼仪礼节,掌握待人接物的技巧,特别是要加强与企业客户的关系处理。三是不断提高综合能力。文秘人员要学习、实践提升专业素养、文化素养。通过实践活动来提升计算机技术、阅读能力、随机应变能力和较强的执行力。煤矿企业秘书应该努力学习生产经营、技术、管理等方面的知识,不断提高组织协调、监督督查、应变和分析能力,使自己达到复合型人才的要求,以便更好地履行辅佐煤矿企业领导。

(三)不断提高新型工作技能

一是提高信息捕捉能力。煤矿企业能否在短时间内快速准确地决策,关键在对各种信息的了解。因此,文秘人员应该想方设法地提高捕捉信息的能力。文秘人员应该具有高度的信息敏感性,眼观四方,耳听六路,闻信而动,紧密围绕煤矿企业的中心工作,在平时积累中随时收集所需要的信息,为领导决策提供可靠的信息支撑。

二是提高调研能力。深入了解相关情况,摸清基层实情,这样才能够获得第一手的资料,从而给领导决策提供可靠的依据。学会揣摩领导意图,确定调研课题,从而确保调研的方向正、摸得实、沉得深,抓得牢,搞得准,做到数据准确、真实、清楚。作为煤矿企业文秘,为了达到良好的调查研究效果,在做到上述措施的基础上,还要灵活采用各种调查方式方法,如采用观察、文献、问卷和访问等方法,畅通职工意愿表达渠道,从而获得真实、准确的情况,有利于煤矿企业领导更加准确的决策。

三是提高分析及协调能力。要通过理论学习和实践探究,加强对各种问题和信息的初步处理,为领导决策提高有价值的参考方案。面对纷繁复杂的工作和问题,要保持清醒的头脑,按照事情的轻重缓急有序地安排解决问题的时间表,做到急事先办,重点难点工作集中力量办,特事特办。学会用统筹兼顾的方式,设计时间最短、最方便快捷的方法,以求达到最佳的效果。

四是提高现代信息应用及创新能力。通过向书本学习、向实践学习、向领导学习、向客户学习、向同事学习等方式,以提高现代信息应用能力。除了加强计算机方面的学习培训外,还要不断提高创新能力。文秘人员应该采用新的工作思路,采取新的措施,运用新的手段,从不同的角度、层面去思考问题、分析问题和解决问题,不断提高创新能力。

(四)不断创新工作方法

除了上述的一些途径,作为文秘,应该立足本职,坚持岗位成才,在工作中不仅要有踏实的工作态度,还需要有灵活有效的方法。因此,作为煤矿企业文秘人员,必须在工作中不断总结,不断思考,不断创新工作方法,进一步提升自己的工作水平。

一是根据原则灵活处理。在文秘工作中既要坚持原则,又要注重协调,以维护好各种关系,确保工作有效地开展。如在进行请示时,只能够按照对口的原则向自己的直接上司请示,不可越级请示,更不可交叉请示,以免引起不必要的麻烦。

二是全面了解领导。多与领导接触、交流,全面深入地了解领导的个性、风格,摸准上情。做个有心人,留心观察领导做事、生活等,全面了解领导的生活习性、个人爱好、学习经历、生活阅历、工作简历和社会背景等,以便于在短时间内了解领导的个人情况,从而更加有针对性地为领导服好务。

三是关注细节。文秘人员必须注重细节,谨言慎行,慎独慎微。因为在工作少有差池就会一着不慎,满盘皆输。可以说是牵一发而动全身,必须抓住细节,应尽可能地减少失误。以免使自己及别人陷入尴尬境地,善始善终,将在很大程度上提高工作的质量。譬如在制定接待方案时,必须弄清来的人数、性别、到达时间、停留时间、住宿、吃饭及主要活动流程等,每一个细节都要充分地考虑清楚,稍有纰漏,就可能影响整个工作,甚至造成重大损失和不良影响。

四是切实做好维稳工作。在煤矿企业改革的过程中,肯定会触及到一些人的根本利益。特别是一些历史性遗留问题,是引发矛盾的源头。作为煤矿文秘,要改变工作方法,增强服务意识,多深入基层主动走访,将问题解决在煤矿企业的基层。对于来办公室反映问题的职工群众,要热情接待,给职工

宣传好相关政策,有效解决好问题,将矛盾纠纷化解到位。属于自己职责范围内的,要全力以赴地解决好,对于职责以外的事情,也要帮助其指引到位,能够协调的尽量协调。对于超出自己权限的,要给职工做好解释工作,并向相关领导做好汇报,让职工感受到文秘人员的热心、真心和耐心。

五是加强煤矿企业秘书队伍的建设。一方面,按需引入多元化、复合型知识结构的文秘人才。另一方面,要做好文秘人员的培训。科学安排培训计划,采用工作与培训相结合,积极搭建各种促进文秘人才成长的平台,以不断提高文秘人员的专业素质和综合素质,从而更好地为煤矿企业的发展服务。

四 结语

综上所述,文秘人员是煤矿企业中的重要工作人员,是联系领导与职工的桥梁,是企业与外界联系的形象代言人。随着时代的发展,煤矿企业的改革也在不断的深化,在新形势、新情况、新问题下,对文秘人员提出了更高的要求。因此,作为煤矿文秘人员,必须不断提高自身的思想素质、职业素质、综合素质等,以适应新时期背景下煤矿企业工作的需要。应树立终身学习的理念,做学习的有心人,处处留心,时时留意,从而促进工作水平的提高。

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