档案管理和利用专用设备收集问题

刘子芳：随着无纸化办公和办公设备、应用软件系统更新换代速度的加快，档案数字化管理和利用设备如何能确保已归档文件的有效保管与利用，应是各级档案部门面临的一个共性问题。为此，国家档案局第九号令要求各级档案部门重视对“有助于档案管理和利用所需专用设备”的收集工作。但在实际工作中，如何来开展这项工作、哪些是专用设备、以什么方式收集、所需经费如何解决、收集来的设备如何保管与维修等都是一个值得讨论的问题。

不能不：计算机技术更新那么快，以后可能一个小问题就读不出来怎么办？如现在要保存设备，是所有档案都要保存？是档案馆保存吗？保存多了，技术要求和资金要求成本可能比纸质档案还高怎么办？

huangking：以前，“386”等老式电脑用磁盘方式保存，随着技术发展，该保存方式发生了改变。要读取以前技术条件下保持的数字档案，需要可识读的软件和设备，有的必须用以前的那一套老设备，这就造成了需要保存档案管理和利用专用设备以保证档案信息的读取。我觉得，随着技术的发展，在有条件的情况下，尽量更新技术和采取新的保管方式，从磁盘到光盘，以满足数字化时代对信息的读取。在保存介质转换的过程中要注意信息的安全。

小刀：专用设备的收集我觉得还是以本单位的管理和利用设备为主。从实际工作中来看，所有单位的设备（包括软件）更换的同时，也会进行数据转移等操作，将数据内容进行转移，用现行的存储设备更换，不知转移后的可否还称为“档案”呢？如果非要把原产生的存储设备叫档案，那这个设备收集工作太浪费，也不与时俱进。个人意思，设备收集不如不搞。

马刺王朝：小刀前面的观点我是表示赞成的，但后面的观点似乎有些绝对。这个“档案管理和利用的专用设备”，大多是针对数字信息的管理和利用设备而言的。例如，摄像视频信息的存储就经历了从磁带到现实通用可读磁盘的变化，这就涉及一个档案管理和专用设备的保存问题。存储在3.5英寸盘的电子文件总需要相应的设备才能读取，如果你的馆藏中有3.5英寸盘，你就需要这个设备。我虽不赞同这种收集是种铺张浪费、毫无价值的观点，但是，我极度不赞同把这当做一项普及型的工作推广到各个地区和各个层次的档案馆（室）。这些设备的收集我觉得省级档案馆一定要做，部分重要地市级档案馆可以在能力范围内实行，不建议市级以下综合档案馆做这个工作。一方面，大多数数字档案信息已经数字化，另一方面，地市级以下的档案馆根本没有多少以前的数字信息，即使有转化、读取的需要，也可以求助于上级档案馆。“一刀切”，都来收集，那就真是“劳民伤财”，性价比太低。一个连缩微胶片都没有的档案馆收集缩微胶片的设备干什么用？

小刀：“档案管理和利用的专用设备”是一种辅助工具，如果保存下来，首先，我们不知道如古老的软盘、磁盘等存储设备的保存期限如何；其次，我们也不确定其相应的运行设备的保存期限，保存环境、保养等问题接踵而来，且老设备的运行等，不见得后人还会使用，如果存储设备因时间问题而导致如磁粉脱落等无法读取，如果运行设备因年代久远而无法使用，如果没有会使用“老古董”的操作者……这些同样是问题，不能仅思考我们要保存而保存。

刘子芳：小刀说的“专用设备的收集以本单位的管理和利用设备为主”，作为一个单位来说还好解决，但作为档案馆来说，问题并不是那么简单。一个单位在进行设备更新时可以同时进行数据转换，逐步升级，但是，对档案馆来说，已接收各单位的档案，相对于各单位自己保管的档案，其数据所依据的设备更新速度是相对滞后的，有时甚至是隔几代的。作为单位来说，原始档案数据随着设备的更新而逐步升级，可以读取并利用，但作为档案馆来说，原始档案数据并没有进行数据转换，新的设备与原始档案数据所依据的设备中间相隔几代，能否读取和利用应是一个大问题，不得不考虑的问题。另外，“专用设备的收集以本单位的管理和利用设备为主”固然可以，但最终还是要移交档案馆的，不然，各单位移交的档案是无法阅读和利用的。这样，就又回到了这个帖子的主题，怎样有区别地移交和接收，怎样保管和维修这些设备的问题。另外，对于旧的东西，人们往往没有保管的习惯，如，上世纪八九十年代，录音机、磁带流行，几乎每家、每个年轻人都有，现在呢，有几家、有几个年轻人还保管有录音机、磁带呢？机关也一样。所以，要建立一种制度来保证对这些设备的收集，利于对已移交档案馆档案数据的利用。至于怎样收集，正是此帖要讨论的问题。我非常赞成由机关收集的提法，但这里面存在一个关键问题，就是向档案馆移交的问题，还涉及档案馆如何收集的问题，如何保管的问题，请你多发表意见和建议。讨论对档案专用保管设备的收集问题，更为关键的是如何对待档案原件。我们知道，无论你用何种先进的转换设备，其转换出来的档案数据，都不能代替档案原件，档案原件的价值是其他转换件所不能替代的。比如，过去的磁带，你即使进行了数字转换，能听，能利用，但其凭证价值是不能与原磁带的凭证价值相提并论的。

追梦人：以前的录像带、磁带存储介质，现在已经很少，如果不数字化，我认为，应当收集保存一些老的设备以便读取。还有以前用磁盘方式保存的数据，在现在的电脑上就无法读取，因为现在的电脑根本就没有软驱。这种情况，我们能否把以前的带软驱的电脑保存，也就得看各自的保管条件了。再一个，我们也可以把以前的数据导出来，看能否与现在的格式相匹配，转换一下存储格式，以利于更好地保存数据。当然，设备的收集管理会增加单位的保管成本，应当提前做好准备，转换数据，或者向上级申请资金以解决这些问题。

白桦：我个人认为，档案管理部门在做好数字化档案保管的同时，要将其数字化档案读取设备作为实物档案妥善保存。这样，就可避免一些时间久远、价值性很高的数字化档案信息因没有相应的读取设备或读取设备不能使用而不能被充分利用，致使档案资源浪费。除此方法外，还可用“迁移”的方法对数字化档案进行保管。为保证当前存储的数字信息总能被当前系统读取，而将数字信息从一种硬件、软件配置向另一个软硬件配置转移称为“迁移”。它是一种随技术变化而定期改变数字信息格式的处理过程。使数字信息从过时的技术环境迁移到新的技术平台，对保护数字信息具有重要意义。“迁移”被许多人认为是目前解决数字信息因技术过时而造成的信息丢失最有效的方法之一。

刘伟：随着硬件设备和软件的更新，电子数据存储载体格式不断更新，一般认为，数据迁移是一个解决办法。目前来讲，就经历了磁带（计算机数据磁带，不是指模拟的录音录像带）、软（磁）盘、硬（磁）盘、光盘（CD、DVD、蓝光）等，闪存盘（U盘，固态硬盘）也应该算一种。从我们开始普遍应用计算机开始，就这些存储设备了。但是，就本馆保存的电子数据来说，数据迁移可能进行了多次，软盘到硬盘，硬盘到光盘。数据格式转换是软件问题，硬件收集要解决的问题是首先要能读出数据，读出才能处理。就此而言，具体需要收集的不仅是软盘驱动器和硬盘、光盘驱动器，还要有具备上述接口的计算机。当然，接口规格也分数种，每种又分代，算起来数量还是不小的。但是，收集可能不需要太大成本，因为有一个收集时机的问题，当这种设备刚上市时，价格昂贵，普及之后，价格平稳，淘汰之时，价格下跌，正是收集此设备之时，时间再久，设备变得稀缺时，有价无市了，应当把握好时机。

小鱼儿：个人认为，不能实行“一刀切”，应具体问题具体分析。根据基层的实际情况，每个单位都去收集、保管这些专用设备是不现实的。即使当地档案部门也没有能力去收集和保管，当地档案部门可与经济条件较好的单位协商，让这些专用设备分散保管在有关单位，档案部门可以备案，这样，在一个区域内既可以达到资源共享，又能节约经费。

田润：档案馆在收集档案的同时，收集好专用设备对于日后利用好档案很重要。众所周知，档案馆的社会价值关键在于利用好馆藏档案。那么，对于利用收集进馆的档案，能够准确调阅便是必要条件。档案从载体上基本就是纸质档案、电子档案还有实物档案。档案是“过去时”，信息技术飞速发展，档案永远滞后，这是不争的事实。就像我们说，目前，再难找到有软驱的计算机，如果我们有3.5英寸软盘的话就无法打开。所以，“9号令”明确告诉我们，要同时收集有助于利用档案的专用设备，就是为我们日后利用档案创造方便。有人说，那时被收集单位不可能把电脑给我们，但那个年代的电脑我们档案馆也有，收集留存自己的设备也符合9号令的要求。对于一些市面不常见的设备，我们就要和立档单位寻求解决办法，将老设备淘汰后移交档案馆或信息数据升级等。对于一些实物档案，也许只有在特定装具下才能显示其光彩，彰显其特色，符合人们视觉心理需求，才能发挥好它所应有的档案利用价值。

亓晓华：近年来，现代信息处理技术发展迅猛，其专用设备档案的软硬件更新非常快，而在市场经济利益驱使下，更加快了更新速度。据了解，专用设备档案的软硬件一般每隔5年就要更新。而“录制、存贮信息的设备、方法及软件随着新产品、新方法的不断问世，必将导致原有专用设备及软件的淘汰”，进而导致许多重要的档案信息丢失。据报道，美国航空航天局在20年前发射的“海盗”号火星探测器上的计算机中，已经有20%的数据完全丢失，还有大约4000卷的统计数据因存储的格式模糊无法读出，程序员也无法保证将其恢复。因此，我们就必须对一些重点单位、重要档案建立一种长期制度，来保证对这些重要设备的收集，必要时，移交至档案馆以备以后对其档案数据的利用。

（摘自《档案界》网站）