浅析学校档案管理现状及对策

摘 要：学校档案管理指的是学校在进行科研、教学以及党政管理活动中所形成的对学生、教师、社会甚至是国家具有直接保存价值的历史记录，这些历史记录包括文字、图表或是影音等资料，这些资料可以供社会以及学校发展提供历史依据，同时对学校的发展也具有一定的促进作用。

关键词：学校档案 管理现状 对策

学校档案管理工作是衡量学校教学质量的一个重要标准，其可以有效地反应学校在各个时期内的活动以及工作的状况，在学校的各个阶段的工作中起到了非常重要的作用。受到教育改革力度不断深入的影响，教学材料以及文件也日益增多，有效地开展针对档案的管理工作，对学校总结教育的发展规律具有非常重要的意义。因而，有效落实对学校档案的管理工作，对促进学校档案管理工作的制度化、规划化以及科学化以及提升档案的管理水平都具有非常重要的作用。

一、档案管理工作在学校管理中所起到的作用

1.学校工作的重要考察依据

档案记录可以有效地反映学校在各个方面的管理工作的状况。若是要保证学校管理工作可以有序进行，就一定要有效地利用档案考察工作，因而学校的档案管理工作同时也是学校管理工作中的一个非常重要的组成部分。针对学校领导的各项管理工作，都一定要充分利用档案中反映的情况，进行正确的计划和决策。若是在学校管理中出现无案可查或是有案不查的现象，都会为学校的管理工作带来一定的困难。

2.教育科研工作的可靠资料

在教育科研工作中，档案管理一方面可以为学校提供原始的记录，供学校进行参考，另一方面，档案管理还能为相应的实践工作提供基础材料，因而档案管理工作是教育科研工作中的可靠资料。唯有对档案进行充分的利用，才能通过科学化的方法总结教育发展过程中的规律。

二、现阶段学校档案管理工作的现状

1.缺少档案管理意识

在很多学校在档案管理工作中都缺少相应的管理意识，认为档案管理工作无足轻重，只要自己的本职工作干得好，学校的管理工作就能做的好，因而缺少了必要的档案管理意识。

2.缺少专业的档案管理人员

在学校管理工作中，虽然都会设置档案管理岗位，但是一些学校中的档案管理人员往往都是教师兼职或是临时调配过来的，缺少专业的管理知识，也没有具体的工作经验。学校若是想做好档案的管理工作，就要配备那些具有专业的技术水平以及过硬的管理能力的人员，从而在根本上提升学校档案管理工作的水平。

3.管理设施不完善

针对学校而言，要完整地保存好学校的档案，从而为学校的发展提供更加真实的历史记录。现阶段，有很大一部分学校都普遍存在这样的问题：档案管理的基础条件并不十分完善，另外针对档案保管的设备也不齐全，无法保证档案管理的多样化需求。同时，每一学年度针对档案的收集数量少且质量不高，这些都会给学校的档案管理工作带来极大的不便，难以发挥档案管理工作的真正作用。

三、如何强化学校的档案管理工作

1.深化对档案管理工作的认识程度

在学校档案管理工作中存在着重存、轻用的特点，严重制约了学校档案管理工作的有效开展，因而学校领导要站在“科学发展观”的角度之上，有效地规划学校档案管理工作，并将档案管理工作纳入到“学校十二五”教学规划工作中去。深刻认识到学校档案管理工作中的重要地位以及作用，针对档案管理人员要做到人员落实。并且学校的档案管理人员一定要做到与时俱进，深刻认识到当前不断变化的新形势对档案管理工作提出的需求，并积极探索档案管理工作开发的新思路以及新想法，积极树立现代服务意识，为学校的档案管理工作提供必要的决策，另一方面，学校还要建立对应的档案管理网络机制，从而积极推动学校档案管理工作的发展。

2.强化管理意识，完善制度建设

积极建立针对档案的科学管理体系，从而不断健全学校档案管理工作的规章制度，同时这也是档案管理工作中的重点。学校领导层要积极重视档案管理工作的重要性，结合本校发展的实际状况，针对学校的档案进行有效地收集和管理，同时认真落实各项制度的开展，例如《学校档案室管理制度》等相关制度的实施。同时学校还要安排专门的人员对档案进行统一的收集和整理，并积极建立档案管理制度，在填写档案过程中要做到规范、整洁、准确。制成的档案材料要严格符合有关规定，并对档案用纸进行统一规定，凡是出现不符合要求的档案，一律重新退回进行归档。唯有不断强化档案管理的监督力度，才能有效推动档案管理工作的顺利开展，使其向科学化、制度化的方向上不断迈近。

3.提高档案管理人员的素质

强化档案管理队伍的建设水平，是保证档案管理工作可以顺利开展的重要保障。针对学校档案管理工作而言，至少要配备一名专业的档案管理人员，并且各科室至少要配备一名专职的档案管理收集人员，不但要做好档案收集工作，而且要做好档案的管理工作，从而有效保证学校档案可以有序地开展下去。另一方面，随着信息技术的不断发展，档案管理工作中也融入了先进的信息管理技术。这就要求进行档案管理的教师也要具备对计算机的掌握能力，进而不断提升对档案的管理水平。

4.完善档案信息管理工作建设标准

在社会不断进步的同时，档案的管理工作也逐步实现了信息化，信息化已经成为了目前档案管理工作的必然发展趋势。与此同时，有效地利用现代化技术也能及时地将档案管理信息反馈给学校的领导部门，使得档案管理信息可以更加便捷，也有效地提高了档案管理工作的利用率，可以使学校的档案管理人员充分体会到档案管理工作的意义和价值，促使他们更加主动地配合档案管理工作。与此同时，在档案管理工作中，还要制定相应的档案管理标准，对档案管理工作进行标准化实施，从而保证档案管理工作可以顺利开展。另一方面，档案管理工作还要和国家标准相统一，构建统一的信息采集标准以及数据交换一致性的原则，进而有效保证学校档案信息管理工作的高效性和一致性，实现学校信息的高度集成化，发挥出档案管理工作对学校的真正意义。

结语

综上所述，学校的档案管理工作作为学校管理工作中的一部分，同时也是学校发展过程中参考的重要信息资源。因而我们要实现对档案管理工作的科学化以及规划化管理，从而可以有效发挥档案管理工作的真正作用。

参考文献

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