实现办公室行政管理精细化的思路与对策

摘要： 怎样才能将办公室的行政管理做到精细化，现已成为很多企业高层管理人员探讨的重要话题之一，因为只有将办公室的行政管理做到精细化，才可有效提升整个办公室的行政管理水平。本文将对行政管理这一概念做一详细阐述，并提出一些意见和建议，从根本上使办公室行政管理做到精细化。

Abstract： How to realize refined management has become an important topic of the senior managers of many enterprises. Only refined office administrative management can effectively improve the management level of the whole office. This article expounds the concept of administrative management in detail and proposes some suggestions for the refined office administrative management.

关键词： 办公室；行政管理；精细化思考；措施

Key words： office；administrative management；thinking of refinement；measure

中图分类号：G472 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2013）34-0128-02

0 引言

怎样才可以实现办公室行政管理的精细化？这个问题一直困扰着企业的高层管理人员。对于“精细化”一词而言，它是整个管理的新方向，同时也是今后行政管理工作发展的新趋势，精细化管理的主要特点，是以科学管理为蓝本，具有精细、准确、严格等特征，在行政管理中做到精细化，可以有效节约管理成本，同时还可以进一步提升整体的管理效率。

1 行政管理精细化的思路

对于办公室行政管理精细化而言，它是今后管理中的发展趋势，只有将办公室行政管理做到精细化，才能从根本上降低管理成本，在此基础上，还可以有效提升整体的管理效率，是整个企业高层管理人员一直希望实现的重要目的。对国有石化企业而言，若要实行办公室行政的精细化管理，则应从以下几方面入手：

1.1 细化和量化管理科目 从目前的情况上看，大部分石油企业在管理方面并没有做到延续性以及实效性，其主要目的是因为在管理方面，一直处于模糊化的管理状态，在以往的经验上，让管理者发挥个人能力，严重忽略了管理工作量化和细化的重要性。若要想办公室的行政管理真正做到精细化，就要彻底改变这种模糊化的管理模式，通过管理工作的细化和量化，真正实现办公室行政管理的精细化。怎样才算精细化呢？其实，精细化指的就是将某个任务或工作根据其自身的逻辑性，将其分为若干个部分，之所以要将其分成若干个部分，是为了方便高层管理者可以更直观的对这些任务或工作进行直观考虑，掌握其中的每个步骤以及细节。通过这种精细化模式，可以将工作或任务进行合理分配，根据分配好的任务来改进工作流程，通过这样的管理模式，可以对工作时间进行有效控制，进而提升各个工作管理水平。为了提升整体的工作效率，就应该将管理进行一个量化，而这里的量化，就是要对每项任务或者工作进行一个彻底的工作量测量，将传统的任务安排改成量化安排。

1.2 将标准化理念和流程化理念加入其中 进入二十一世纪以来，很多企业实现了流水线作业的生产方式，这是所有生产中一项伟大的实践，同时，对于提升整体的工作效率有着重要意义。对于现在的办公室行政管理而言，同样可以使用这种流水线的管理模式。这种流程化管理理念，就是要对每一项工作或任务进行一个详细分解，再根据它的发展情况对任务的顺序进行衔接。标准化则是指在传统的流程化管理上，对日常的工作任务进行一个整理，并且建立一套科学、合理的管理工作标准。例如怎样做才是正确的？怎样才算是高质量的完成了工作任务？等等。在办公室行政管理中，逐渐引入标准化以及流程化，是使办公室行政管理做到精细化的根本保障。

1.3 不断加深经济化意识与协同化意识 对于石化企业而言，办公室行政管理的精细化并不是一两个人就可以单独完成的，他需要各部门、各环节和所有的成员相互协同、配合才可以得以实现。就拿文件的签收来讲，从接手文件再到办理环节，最后进行存档，每一个步骤都是相互协调、配合的。所以，在各个部门和成员之间，一定要树立一个协同化意识。在此基础上，各成员和各部门之间，都应该具备经济化意识，要知道怎样才可以用最少的成本，获取最大的回报。最近几年，我国的石化企业在不断加强自身的成本意识，在办公室行政管理中也应如此，要学会用正确的管理模式做正确的事，在不断减少管理成本的基础上，提升整体的管理效率。

2 怎样才可以做到办公室行政管理精细化

对于办公室行政管理的精细化而言，它并不是只在工作模式上进行转变，更重要的是要在整体的管理模式中做到改变，精细化管理要求每一位高层管理人员都要不断提升自己的素质，根据工作中的实际情况，不断对传统的工作模式进行改进和创新，从根本上实现办公室行政管理的科学化与精细化。以下便是实现办公室行政管理精细化的主要应对措施：

2.1 不断对企业文化进行建设 在很多企业中，那些有经验的领导都对自己的下属了如指掌，知道他们的个性和特点，同时也知道他们在工作中，最容易出错的地方。在目前的管理中，企业同样应该提倡这种管理理念，要从细节上凸显出整体的管理成效，这样对提高企业的整体效益将会更加有益。

2.2 实现制度化管理 若要想让办公室行政管理做到精细化，除了上述各种方案之外，还应制定激励机制与约束机制，正所谓“无规矩，不成方圆”。就拿某石油公司为例，该公司在几十年前就制定出了流程管理体系，既体现出了该公司的经营原则，也体现了其内部的控制标准。在办公室行政管理做到精细化之前，应该先在其内部制定出一套科学、合理、完整的内部规章制度，使这种制度逐渐成为企业中办事的重要依据，使其做任何事都要按规矩行事。企业为了生存和发展，制定出来的这一系列规章制度，其主要目的就是为了让企业中的每一位员工都能在日常的工作中，依照企业的目标、计划，进行统一的行动和工作，如果在企业内部无法实现统一、规范的管理制度，那么整个企业便无法实现自身战略目标。

2.3 在企业内部应该尽可能提升每位员工的自身素质 在实现办公室行政管理精细化的同时，对企业中每一位员工的心态、知识以及技能都提出了更高水平的要求。从现实意义上讲，将办公室行政管理做到精细化的根本目的，是把企业中每位员工的职业素质和技能融入到他们的日常工作中。所以，若想进一步实现行政管理的精细化，就应不断培养或引进一批具有高素质、高技能的专业性人才，通过这种人才职业化，实现真正意义上的精细化、科学化、标准化。对于石化企业而言，一定要重视其内部的细节管理。为了让工作情况以及工作成绩可以更直观的反映出来，可以对每月制定出来的工作任务进行量化和精细化分解，将工作中的每个环节和步骤明确到每一位责任人

身上。

2.4 不断深化企业中每位成员的精细化意识 只有做好细节工作，才可以让企业不断创新。在办公室行政管理实现精细化的同时，更能体现细节的宝贵价值，在这其中，最为关键的一点，是要让每位员工都有创新性和规范性的意识。在一个企业中，创新的技巧以及发展手段，都是在具有规范性的原则下完成的，因此其中的规范性原则是最为基本，且是不可或缺的要求以及手段。在石化企业的行政管理工作中，是否做的“精细”，将从是否做的规范中体现出来，精细化是整个石化企业的创新以及动力。在行政管理中做到“精细化”，可以将管理中的规范性以及创新性巧妙的结合起来，逐渐将企业引向成功之路。

3 结语

在办公室的日常工作中，所要处理的事务众多，而且具有相当大的责任，假如处理不好，或者有欠妥的地方，轻则会让日常工作事务增多，重则会给企业或单位的正常运行带来严重影响。对于现如今办公室的做事特点而言，一定要走精细化、科学化、合理化道路，在整个办公室内部建立一套严格的规章制度，使精细化意识深入贯彻到每一位员工的脑海中。

办公室行政管理精细化是提升整个管理效率的有效途径，它可以用较低的管理成本，达到较好的管理效果。因此，石化企业应尽快将这种精细化管理思想用于办公室的日常行政管理之中。

参考文献：

[1]周水桥.以管理精细化追求效益最大化[J].中国电力企业管理，2011（3）：115-119.

[2]郭姝英.Ⅸ发电企业财务精细化管理的探讨[J].北方经贸，2013（6）：225-226.

[3]李越.电力企业实施精细化财务管理问题研究[J].商业经济，2012（6）：123-126.