工程项目建设中文件管理应注意的问题

摘 要:工程项目建设文件管理的能力及水平，直接关系到工程项目建设单位的成败。工程项目建设文件和档案是在建设、管理过程中形成的历史记录，是工程项目的重要组成部分和社会的宝贵财富。所以，搞好项目文件管理，对项目建设、竣工验收，以及生产经营管理、技改、扩建和改建等都具有重要的作用和意义。

关键词：工程；项目建设；文件管理；措施；

中图分类号：TU198文献标识码： A

工程项目文件管理工作中存在的一些共性问题（管理缺陷），本文结合工作中的一些认识和体会，分析其产生的主要原因，提出工程项目建设中文件管理应注意的问题供同行参考。

工程项目文件管理中存在的不足和产生的原因

1、不足

（1）各级项目管理人员和文件责任者，基本概念不清、职责错位或不明；（2）项目文件不完整或重复。形成时间逻辑错误；（3）文件中工程项目名称填写混乱（同一项目，出现多种名称）；（4）文件复制件不符合归档要求。文件整理组卷欠系统、合理。

2、 原因。

（1） 建设单位没有起到项目法人的全面组织、协调和指导作用；监理单位没有尽到监督、检查、审核的责任；承包单位没有尽到合同约定和法规、标准规定的应尽义务。忽视了项目文件在工程建设中“规范质量行为”、“指导施工组织”、“监控工程质量”、“记录建设史实”、“方便日后利用”的本质和作用。

（2 ）业务人员的工作能力满足不了项目文件及档案管理的需要。重大基本工程项目建设一般都具有：工程内容多、建设周期长、文件形成领域广泛、记录形式多样，时效性、专业性强等特点。由于这样的一些特点，就更需要我们的工程项目建设，配足有较丰富工作经验，有较高的技术业务素质，有高度责任心的业务人员。

（3）工作中发现存在。① 承包单位施工文件形成的主要作者或责任者，实际上都被一个“资料员”所替代，导致了项目文件出现“先天不足”。② 监理人员不能对已出现的“先天不足”及时发现和诊治，进而造成“残疾”项目文件的大量积压。③承包、监理等参建单位均缺乏对工程质量验评项目划分的概念，有的项目工程实体完工时，工程项目划分还不能划分清楚、报审确认。④项目文件管理人员只注意了施工和监理文件，而忽视了自身承办和管理的前期文件；缺乏对全局有效的组织、协调和指导能力。

二、提高工程项目建设中文件管理的措施

1、全面提高文件管理意识

文件管理对于一个项目的顺利进行有着至关重要的作用，其关键性不容忽视。工作中稍有不慎或工作不及时，就会造成项目档案资料收集不全甚至永远散失，会制约工程工程项目建设管理水平和效益的提升，甚至会遗留安全、质量、技术、财务方面的风险。

现实中存在参与工程项目建设的相关人员及领导认为档案不能直接出效益而忽视档案管理，甚至认为档案工作是可有可无的工作。特别是在施工阶段，由于施工任务重、项目多，建设单位只重视抓工程进度、质量等，等到工程完工要办理竣工验收时，相关人员才突击补充档案资料，以应付工程竣工验收之用，致使工程竣工档案资料质量较差，从而影响到日后的提供利用。

重视工程档案工作，既有利于工程管理、工程监督，又便于建成后的运营管理，更有利于工程管理水平的不断提高。所以，项目建设单位应从思想上充分认识工程项目档案工作的重要性，在实践中从工程起步、档案工作建章立制、合同管理等多方面的工作中夯实档案工作基础，加强工程竣工文件材料的立卷归档。从工程建设伊始，就将项目档案纳入重要日程，与工程管理同安排、同落实、同考核，通过不断强化管理，使工程项目档案为工程建设和运营管理发挥重要作用。

2、强化文件管理人员素质

工程档案文件的质量，取决于文件管理人员的素质。项目文件管理人员的素质已经成为制约工程文件管理水平的瓶颈之一。随着现代技术在文件管理中的广泛应用，文件管理人员的素质和业务水平也必须得到加强和提高。工程工程项目建设包含多个专业，档案工作又是一项业务性比较强的工作，工程工程项目建设单位所配备的档案管理人员需要具有工程、档案、计算机操作技术等方面的知识。

工程文件管理人员必须熟悉档案管理业务、工程施工与管理。工程文件管理人员还需具备一定的科研能力，进行有效的数据挖掘。单位组织定期要加强文件管理人员档案业务知识、现代信息技术和相关专业知识的培训和学习，使他们在美德、技能、业务和知识方面不断提高，切实提升文件的管理水平，从而提高档案信息资源质量，更好地为业务工作服务。

3、强化普法贯标建立健全档案管理体系。

（1） 将项目档案工作纳入项目建设管理程序，与项目建设实行同步管理，建立项目档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制。项目建设单位是项目建设的第一责任人和总体组织者所以，首先应采取具体措施，加大普法贯标力度。同时将项目档案工作纳入项目建设管理程序，采取有效的考核措施，建立起切合实际的项目档案工作的管理体系和工作程序，有法可依，有章可循。

（2） 建立起项目档案管理网络。各责任主体单位明确分管领导，同时建立、配备与项目文件和档案工作任务相适应的管理机构或人员，通过建立和运行项目档案管理网络，实现全方位的组织、协调和监督、指导，确保项目文件和项目档案工作与项目建设同步进行。

（3） 以合同形式落实项目文件的形成、收集、整理和归档责任和义务。实行工程总承包的项目，要在总承包合同中明确：各类文件由谁统一收集、整理、立卷归档；由谁编制竣工图等具体事项，以免造成缺漏、重复等混乱现象。

（4）加强工程工程项目建设档案的全过程监控：指导有关单位做好工程前期准备工作期间的文件材料的收集、整理工作；在开工准备阶段，要求并协助项目单位建立竣工档案工作管理网络；在施工阶段，重点指导档案人员如何预立卷、检查案卷是否合理；在项目交工验收后档案专项验收准备阶段检查竣工图制作、案卷和卷内目录填写等方面；在档案专项验收后，将之前未完档案进行跟踪。在文件管理中，是需要投资方、监理和其他施工队的共同配合施工来完成的，文件管理会受到多方面因素的影响。在文件管理中需要特别注意工程文件的全面性、真实性、准确性、及时性、合法性、规范性。

推进档案管理的信息化

随着我们办公自动化、生产无纸化、信息资源利用网络化等进程加快，电子环境形成日益普遍之势。作为单位核心信息的接收者、持有着、提供利用者的档案机构，应当将信息化工作作为必然选择，加快推进档案信息化建设。档案工作的原有的手工管理被自动化、网络化的管理方式所取代；档案工作的内容也从单纯地管理档案信息本身，向与信息活动有关资源的综合管理方向转变；更重要的是档案的服务利用方式从分散、孤立、局部的被动，向信息服务向系统、整体、全局的主动的服务方式转变，具有提高档案工作效率、发挥档案潜在效益、促进档案信息交流等诸多优点。

随着电子信息技术的飞速发展，办公自动化、标准化、网络化渐趋完善，实现了办公自动化管理，代替了以往手续繁杂的办公行文、来往函件，绝大多数日常工作都可以直接在计算机和网络上办结，这无疑为档案管理提出了更新更高的要求，档案信息化建设已经成为当前档案工作实践与理论研究共同关注的问题。工程项目档案工作作为工程建设和经济社会发展提供科技信息服务的工作之一，要实现自身的发展，必须与时俱进。

结束语

传统的工程文件管理模式已经不能适应现代工程项目管理的需要，尽快运用计算机网络技术、信息技术和电子签名技术，建立工程管理信息化系统，实现工程文件的生成、收集、整理、归档保管和检索的微机化和信息化管理，不仅是工程文件管理工作发展的必然趋势，也是提高工程档案管理水平的必由之路。

【参考文献】

[1]国家档案局、国家发展和改革委员会.重大工程项目建设档案验收办法.2006.6.

[2]国家档案局.DA/T28—2002.国家重大工程项目建设文件归档要求与档案整理规范.

[3]国家档案局.DA/T1-2000.档案工作基本术语.