信息化视阈下医院科研档案管理探究

【摘要】随着医院科研发展的日益壮大，科研档案也成为其重要的组成部分，科研档案作为科研发展的历史储备能源，其信息化管理具有深远的意义。本文以原档案管理所存在的问题作为切入点，将对传统档案管理的管理水平不高、重视程度不够、档案利用率不高等问题进行了全面的分析，并在对比中提出以信息化为优势的档案管理工作，针对信息化视阈下医院科研档案管理的相应对策进行了探究。

【关键词】科研档案；管理；信息化

医院的各个领域中遍布了信息化技术的存在，而医院科学发展的关键之处在于第一生产力的生产者，它应该充分利用更快、更深、更广地信息技术与手法对科技资源进行整合。在医院信息发展的进程中离不开科研档案管理的信息化，它作为医院综合发展的增长点，对医院整体现代化管理和高效运行起着至关重要的作用。医院的科研发展离不开科研档案的存在，它不仅为医院科研活动保存了基础和真实的记录，也为科员发展的后续工作提供了历史和资源储备，对整个医院科研工作起到决定性的重要意义。

1传统档案管理存在的问题

1.1重视程度不够，硬件设施投入不足，现代化管理水平不高

在传统的科研档案管理上，我们采用的方法是以保存纸质文件等有形态的物质为主要的管理模式，这种管理存在许多不便问题。

（1）在旧的档案管理时代，多数采用的存档方式为手工操作，这不仅使管理人员需要花费大量的时间和精力整理档案和登记目录，而且还提高了相应的工作量 [1]。如碰到相应信息改动，哪怕只是改动一个地方就会发生其他的连锁效应，随之而来的是相关地方的改动，这不仅消耗了时间而且浪费了人力。

（2）在时间的长河中，档案的资料不断聚集，其数量越来越多，这样就需要一个比较大的空间进行存储，但我们面对的事实就是没有任何单位能够提供如此大的存储空间。

（3）易虫蛀、易潮、易损、而且保存及维护成本较高。

1.2科研档案利用率不高，科研成果未得到充分的转化和应用

以往，利用手工方式进行整理、移交、立卷和归档的档案，都会产生被送往收藏间的后果。这说明以传统方法为主的档案管理模式，在翻查、统计研究等方面都会带来诸多不便，这不仅影响了信息的查阅，更给保管者带来了很多不便，这种不便明显体现在成果转化中和推广工作中[2]。对于不完善的成果转化管理制度，以及对利用科研档案所产生的经济效益和社会效益进行广泛的宣传，致使很多优秀档案没有成功进行转化，同时由于对科研档案工作重要性的忽视，和对科研档案工作的建设程度不够重视，最终使得信息资源没得到足够的开发，没有真正有效的利用好科研档案的作用。

随着科技的不断进步，传统管理模式已经不能满足当前科研档案管理工作的具体要求，面对信息技术不断发展及扩大的今天，科研档案管理工作应该迈向信息化管理平台，发挥信息化管理功能，在提高工作效率的同时，更好地为医院管理服务。

2信息化档案管理的优势

2.1信息化使文件的归档方式得到改善

在当今数字化医院科研管理工作中，通过信息化管理平台，使医院管理人员从最初的手工操作中释放出来，充分利用信息管理和相应软件进行操作，这样不光能够提高工作效率，而且还能有效的改善工作条件。

2.2信息化有利于科研档案信息资源的整合和共享

恰当有效的档案资料管理，并不是单从档案的归类和保管上定义的，更侧重于如何为使用者提供便利的查询、查阅服务，从而提高医院的生产时效。这需要医院在内部的局域网上，建立网络科研档案信息化管理平台，在此平台下要集科研的申报、审核、立项、检查、实施、归档、结题、推广、转化等工作于一身，在整合和共享信息资源的同时到档案管理完善工作，此平台不仅提高了科技档案的使用效率，还达到了快捷查询档案信息的目的[3]。

2.3信息化改善了科研档案管理模式

节省存储空间、人力、物力和财力资源最有效的管理办法就是将档案管理模式从实体保管模式向数字化、信息化转变，这不仅保证了档案的安全可靠，还实现了档案管理工作向标准化、数字化和网络化模式的转变，更为医院的可持续发展发挥应有的作用。

3信息化视阈下医院科研档案管理的对策

3.1领导的重视和支持

医院领导诠释医院的现代化建设，高瞻远瞩，及时认清网络系统的建设与开发对医院现代化发展的重要性。并在单位实施计算机网络开发之前，成立了以医院高层为主管理层为辅的信息管理系统建设组，从头至尾的参与网络开发的策划、组织和实施。并坚决将科研档案信息管理系统纳入整体信息管理平台中，使其成为当中最主要的部分。

3.2建章立制

制定相应的科研课题管理制度，如归档制度、保密制度、文档一体化制度、备份制度、网络安全管理制度、查阅利用制度、操作管理制度、软件管理制度、监督管理制度及具体工作人员的岗位准则等，在具有真正可操作性的同时，保障医院管理工作的系统化、制度化、标准化和规范化。

3.3建立科研档案信息化平台

信息化平台分为硬件和软年两种，其中硬件包括：交换设备、网络基础平台、服务器和数据存储装置；软件则由计算机专业技术人员与医院使用软件的相关技术人员、管理人员等进行沟通，在了解需要后，共同将医院网络软件支撑平台建全，并随即开发。

3.4推进科技成果转化

通过信息化平台的利用，使新技术得以推广，并建立交流培训、专利申请、成果转让、发表专著、提高引用率等方式，促进科研成果转化，进而提高医院发展的综合实力。

4结语

随着科研档案管理工作的不断深入，科研档案管理信息化建设也成为了一项重要的基础工作，由于科研档案管理的完善有利于医院整体科研实力的增强，所以信息化建设必将提高科研档案管理水平，进而为医院整体发展做出应有的贡献。

参考文献

[1]原淑霞，汪萍.浅谈档案信息化管理[J].中国病案，2007，33(10)：45-46.

[2]潘丽娜.浅议信息化手段在档案管理巾的重要性[J].兰台世界，2007，(12)：34-35.

[3]崔杰.数字化是医疗档案管理的必由之路[J].社区医学杂志，2009(15)：27-28.