浅谈企业大型活动的策划、组织与管理

摘 要：大型活动的策划和组织，具有鲜明的目的性、周密的计划性、广泛的传播性和严密的操作性，在很多领域都是非常重要的工作，往往具有重要的政治意义和极高的社会关注度。

关键词：活动 策划 组织

大型活动策划、筹备和组织是一项有目的、有计划、有步骤的组织众多人参与的协调活动，具有一定的程序性和规律性，但也有许多特殊性、突发性的情况，值得我们认真进行研究。大型活动的策划和组织，具有鲜明的目的性、周密的计划性、广泛的传播性和严密的操作性，在很多领域都是非常重要的工作，往往具有重要的政治意义和极高的社会关注度。

1.大型活动策划与组织中的典型问题

1.1劳动强度大。由于没有科学、合理的组织实施架构，没有严密的管理和执行计划，往往是事倍功半，导致活动组织人员手忙脚乱、筋疲力尽，而活动却达不到预期效果。

1.2活动过程混乱。由于在活动执行前期的混乱分工，不规范的管理，直接造成活动执行过程中的人员调配、流程执行等环节的混乱，影响活动的质量。

1.3活动组织观念落后。现在有些活动的组织者认为，做活动本来就是一个繁杂的事情，活动过程就应该忙、乱、累，他们把活动执行过程中容易出现突发事件、事务繁多、时间集中的特点当作一种忙、乱、累场面的必然理由。其实，通过科学合理的策划与组织，完全可以使活动组织规范而有序。

1.4财务预算超支。由于没有对活动过程中的各种支出做出一个比较详细而周密的预算，所以在活动的执行期间往往会超出预算，使结算时严重超支。

大型活动是一项系统工程，其中，精心的策划和科学的组织是需要重点把握的关键环节。笔者作为办公室工作人员，参加过一些大型活动的策划和组织，下面结合自己在大型活动组织中的工作经验和教训，简要谈谈大型活动策划与组织中的一些心得体会。

2.精心策划

大型活动的策划是为了完成既定目的，解决特定问题，借助科学方法和艺术手段构思、设计、制定工作方案的过程。这个过程涉及面广，需要考虑的事项繁多，是整个活动成功与否的一个关键。做好大型活动需考虑如下策划工作：

2.1挖掘深刻的思想内涵。我们主办或参与的大型活动，除了展示企业形象、倡导模范行为之外，还有传递思想、表明立场等深刻的思想内涵。挖掘大型活动的思想内涵就是在策划活动主题、设计活动背景、构建活动版块、衔接过渡环节的过程中，要以思想内涵为主导构思、贯彻行动。挖掘思想内涵是做好大型活动的前提和基础，确定了思想内涵，整个活动就有了灵魂，所有设计和构思都要围绕这个思想内涵开展。

2.2构思新颖的活动创意。独特的创意往往能深刻表现特定的内涵，越是宏大的内涵越需要通过完整的创意规划和细腻的创意题材体现出来。这种创意是组织策划形式的开拓和创新，更是对古老传统和历史沉淀的重新解读和展现。在策划一项大型活动中，采用的表现手法和表现形式一定要创新，不能走别人的老路。只要在表现形式上有所创新，即使这个活动还有这样那样的不足，但总体的层次就上去了。当然，锐意创新不等于放任冒险，主办大型活动求新求变的前提是安全、平稳、顺利。

2.3搭建丰满的主题框架。大型活动的主题内涵确定后，策划者需要构建合理、可行的活动单元作为主题的表现手段。不同的活动单元构成了若干主题，并衔接、缝合为一个丰满的活动主体。大型活动在强调活动整体性的同时，还要重视不同的活动单元间结构的合理性及过渡空间的可通过性。实践中，在活动主题及活动单元确定后，必须通过实操演练等方式确保过渡的稳定和衔接的通顺。同时，还要考虑过程中可能发生的“意外”情况，通过制定预案防止活动的意外中断。

2.4是勾勒完美的组织细节。“天下大事，必作于细。”这句话对于组织大型活动而言有两层含义：一是活动的规模越大，控制的环节越复杂，琐碎的细节越多；二是活动组织得越成功，内容越精彩，在细微处越见精神。成功的策划就像是精湛的雕刻，既要注重整体的把握，更要抓住枝叶的塑造。大型活动组织中，哪怕只是一个细小的组织细节出问题，也可能酿成大错。在活动实施前，应把每一个细节在脑子里过一遍“电影”，看看哪一个环节还没有衔接上，还有没有遗漏的地方，要“不厌其烦，不厌其细”。

3.科学组织

组织工作是大型活动的主干，组织越科学越合理，则活动越顺利，内容越精彩。按进程，大型活动的组织可分为以下不同的阶段：

3.1充分的可行性研究阶段。举办大型活动，必须考虑活动是否有必要举办、举办能否成功、举办后能否取得预期效果。在组织活动之前，必须预先对活动能否安全稳妥举办并实现预期效果进行详细的研究，以确保大型活动决策的正确。在广泛、深入调查研究的基础上，不仅要充分论证活动的必要性、可行性，还要对各种活动预案进行比较分析论证，提早研究活动实施过程中可能遇到的突发性问题，并准备好周密的处置方案。同时要高度重视对活动实施后的政治舆论、社会影响、经济效益的科学预测和效果评估。

3.2严格的审查批准阶段。大型活动举办前需要取得公安、消防等部门的行政许可。在大型活动中，以上部门的作用不仅体现在行政许可和行政监督等行政管理方面，在活动前期的可行性研究和组织策划阶段就有可能已经深度介入。活动中各部门协同制定有关技术方案，沟通协调涉及的审查批准事项，根据不同的行业标准和技术准则，提出严格的要求，进而制定科学、合理、可行的大型活动策划方案，并协同组织实施和监督检查，共同确保活动的顺利进行。

3.3周密的组织协调阶段。组织协调是大型活动顺利进行的脉络和触角。大型活动是复杂的开放型系统，涉及到多个部门，需要很多人配合。诸多活动版块和环节会产生不特定的沟通对象，每个对象都要采用相应的方式与之进行有效沟通。组织过程中任何理解上的差异和行动上的不一致都要通过协调和磨合来达到统一。组织协调貌似简单，实际上相当复杂。这种复杂性不仅表现在协调层次的多样，协调主体的众多，还体现为信息在沟通环节的不断过滤和消耗。因此，大型企业活动的组织协调工作要特别注意方式方法，既要有召开协调会议形成的书面文件、会议纪要等正式沟通，也要有口头表达、邮件联络、电话、短信等即时沟通，以确保沟通的有效性。工作层的沟通环节存在务虚和务实两种模式，务虚模式主要是工作层揣摩主旨意图，领会领导精神。务虚不是言之无物，工作层要通过务虚初步碰出活动的目标和工作范围。务实模式则是在原则框架下的细化和实施，是工作层针对遇到的问题，各尽所能作答，恪尽职守解决问题。

3.4紧凑的进程控制阶段。大型活动的进程控制就是组织者在活动过程中对节点的控制。这些节点主要包括活动的开幕、闭幕以及各个环节的衔接点。首先是开幕、闭幕的时机选择要慎重。大型活动牵涉面广、意义重大，必须选择一个好的时机来举办。活动的举办时间还可能受到国内局势、社会环境以及参与观众、组织者的意志，甚至是拟邀请出席的领导或其他重要人物日程安排的影响。其次要有完整的项目进程计划。包括总体计划、分项计划和滚动计划等内容。我们常说“计划赶不上变化快”，再科学、系统的活动策划在组织执行中也会有诸多变数。因此任何计划都要有预案或第二方案，活动一旦开始，预定的条件和环境发生变化，既定方案也须相应调整。

3.5稳妥的风险控制和应急管理。由于活动现场的参与人员数量大、事物繁杂，所以如何控制好现场的各项工作，保证活动的顺利进行，对于活动的管理者来说也是一个极大的挑战。任何“风险”都是大型活动的大敌。在某种程度上，活动进程控制得好不好，活动策划的是否周密，关键在于能否通过对活动中发生意外的概率分析，制定完备的应急预案，以防止意外的发生。“凡事预则立，不预则废”。要牢固树立“零风险”理念，消除一切可以消除的苗头和隐患，并制定预防可能风险的工作方案。对于大型活动，低风险不仅仅是现场组织混乱、饮食卫生不达标，还有可能是手机信号不好、联络不畅等；高风险不仅仅是恐怖袭击、恶劣天气，还有可能是主要领导不能出席等。低风险与高风险之间还存在过渡和转化的可能。要将风险管理的意识到贯穿到活动的始终，对任何潜在的风险进行识别和分析，并制定相应的对策。要注意查询相关记录、资料，借鉴以往的宝贵经验，熟练运用系统分解、情景模拟等方式方法，制定切实可行的风险控制策略，确保大型活动成功举办。

参考文献:

[1]郑建瑜.《大型活动策划与管理》，重庆大学出版社

[2]陈元平.企业策划学(大型活动策划技巧)