电子政务档案工作处境及改善策略

1 电子政务与档案管理的联系

电子政务是在以网络为工具的前提下，用现代化的管理手段，以快捷有效地方式提供便民的服务。实现数字化、信息化、网络化，有利于服务和决策的科学化，能更好的提高政府的办事效率，节省时间去做更多更好的便民服务。由于电子商务技术的日新月异的发展，电子政务在保管条件上可以根据信息网络化来保存和使用文件。和纸样档案相比较更方便，更快捷。可以通过网络来查看信息，不用去档案库去繁琐的查找，可以达到事半功倍的效果。虽然在电子政务的条件下档案管理高效率、便捷化，但是电子政务管理下的档案属于磁性记录，具有不稳定性，不具有真实性，无法做笔记的鉴定，同时也不能作为历史材料长久保存。

2 电子政务中的档案工作面临不进则退的局面

2.1 档案工作“进”的空间

电子政务广泛、快速的应用发展，给档案工作带来的是挑战，也是机遇。若失了这个机会，我们将错失档案工作发展的广阔前景。应该说电子政务对政府的各个部门都是一项新事务，做成不简单，做好更不易。电子政务处理的对象多是数据，是信息，档案部门从事的就是信息处理工作。在信息化建设中，我们开发起步并不晚，在某些领域的理论研究和实践经验，甚至超过一些专业的信息化管理部门。但长期身处“幕后”，使我们缺乏从幕后走向前台的魄力。当然，“现行文件”和“政府公开信息”工作，让档案部门有机会参与到档案的前身———文件管理工作中去，但这些参与还是比较被动，没能真正实现从文件生成之初，就对其进行全方位的前端控制。

当前，各行政管理部门纷纷建立自己电子应用系统的时机，档案部门应当仁不让地对这些系统的数据最初形成和最终归档提出指导性意见和规范要求，把我们有关电子文件元数据、电子文件有效性、完整性、真实性．纸质文件的数字化，数据的存储等方面的成熟理论贯彻到实践中去、让档案工作不失时机地在电子政务建设中占据主导地位。

2.2 档案工作“退”的危机

面对电子政务的迅猛发展．面对如潮水般涌来的电子文件。档案工作如逆水行舟不进则退。由于对档案人员在电子政务中的作用定位认识不清，电子政务系统中产生的电子文件，往往由各部门的信息中心管理，而不交与档案人员。其原因是电子文件产生部门担心档案人员缺乏相关的计算机技能，不能对文件进行有效管理和利用。档案人员也将因为管理内容的萎缩，使本职职能范围收缩，并有最终被其它信息管理部门取代的危险。

3 改变传统的档案工作模式

3.1 文件档案一体化管理

文件档案一体化管理是现代档案事业发展的必然趋势，这一点档案部门早有共识，呼声很高，在理论上的认识也很全面。但为什么这个呼声现在暂时平息下来了呢?并不是这个提法有什么不科学，只是真正做到这点还有难度。首先，在职能定位上，国家并没有将文件管理的职责划归给档案部门；其次，多数档案部门及档案人员还没有自觉意识到应将自己的工作范围延伸到文件管理，而是一以贯之地将重点放在档案管理上。档案工作要拓展到文件档案一体化管理，首先应该将原档案领域自身的信息化工作做好、做强。“档案目录中心系统”、“电子文件归档及管理系统”“、档案数字化建设”这些工作产生了积极效果，才能向大家显示，在电子政务的发展中，档案工作职责有必要，也有能力延伸到文件管理工作中，并且成为主角。

3.2 档案人员观念的改变

欲改变传统的档案管理方法，必先“刷新”档案工作者的观念。长期从事档案工作的档案人员，似乎更容易抱陈守拙。他们往往津津乐道于对档案组卷、档案分类、关键词等各种传统的档案工作步骤，甚至显示卷内目录时，“责任者”应在第二列还是第三列也要严格限定，以此来显示他们的专业，如稍微碰到挑战这些问题的质疑，便会拿出这是“国标”做挡箭牌。我们不否认这些“标准”，这些“要求”在档案管理中发挥作用。但它们不应阻碍档案信息系统的推广应用，而信息系统建设的最终目的就在于通过应用产生成效。首先应更新档案部门领导的观念，只有当档案部门领导信息化管理的意识增强了，深刻了，档案人员的传统观念才能跟进改变，档案信息化建设中人才不足、奖金短缺、基础工作差等问题才能有效解决。纵观一些档案部门的工作，我们可以看到，凡档案领导在工作中把信息化建设放在一定位置的，其档案工作就容易出彩。信息化工作应该是“一把手工程”，档案信息化工作更应是“一把手”们常关注的要点、重点。

3.3 优化档案业务工作

传统的档案业务以“收、管、用”为核心，其中似乎“收、管”更重要些，而“用”是改革开放后才逐渐为档案专业人员和社会所认识的。面对电子政务的发展，档案的“收、管、用”仍然是档案工作的主要内容，但侧重点将有所改变，就是将“收、管”向“利用”转移。由于信息技术的快速发展，局域网、办公业务网、公务网等网络基础设施的建成，OA 系统的广泛应用，使得档案数据的共享、档案信息系统的整合成为可能。因此，在电子政务环境下，档案的收集和管理要比传统档案工作的收集和管理简单便捷许多。通过网络，我们极容易收集不同部门及地域的档案数据。与此同时，档案数据库作为其它各部门信息资源的汇集地，档案数据的导入、导出，格式的转换，录入、扫描，数据安全及数据的有效存储及备份，理所当然地成为我们工作的重要内容。档案利用中的编研再也不像过去那样，仅仅在整个档案工作中占有不大的比例，相反，将成为档案工作的另一个核心，档案人员将投入他们的浩大精力，成为名副其实的信息研究员。

总之,电子政务的建设和发展,给档案工作带来诸多的问题和影响,尽管如此,实施档案电子化管理还是有许多优势,传统的档案管理工作积淀了丰富的史料,提供了许多值得借鉴的经验,比较系统和完善的档案管理体系,为实现档案电子化管理提供了重要的基础条件。电子政务时代档案工作的建设和发展,则需要我们档案管理部门以及档案工作者要与时俱进,大胆地进行观念创新、理论创新、体制创新和技术创新,积极探索电子政务时代全面履行档案工作两种职能的新思路、新方法,以国家“十五”期间电子政务发展为契机,开拓进取,使档案的收集、整理、存储和利用等工作适应电子政务发展的要求,进一步增强服务意识,更新服务观念,增加服务方式,提高档案服务的及时性、针对性和实效性,把档案工作提高到一个新的水平,全面推进档案事业的发展。