浅议信息化软件对企业预算管理的作用

摘要：随着先进管理理念的不断引入和更新，企业管理水平在逐渐提升。企业预算管理作为一项实现企业战略和资源有效配置的手段，已逐渐被现代一般的大中型企业所认知，并被纳入其管理体系，成为实现企业年度工作计划，指导日常管理的有效办法，对企业经营绩效的提升起着重要的作用。但预算在实践中仍然存在一定理念与实际的问题，以当前企业在预算管理中存在的困扰与死结，分析现有预算编制方法和执行中存在的问题，进而从预算软件，ERP和OA等现有的技术方面对预算管理水平的提升提出一些改进的对策与建议。

关键词：信息化；OA；ERP；预算软件；全面预算；弹性预算；滚动预算

中图分类号：F812.3 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2012）06-00-01

随着先进管理理念的不断引入和更新，企业管理水平的逐渐提升。企业预算管理作为一项实现企业战略和资源有效配置的手段，已逐渐被现代一般的大中型企业所认知，并被纳入其管理体系，成为实现企业年度工作计划，指导日常管理的有效办法，为企业经营绩效的提升起着重要的作用。但由于现实存在种种问题，弱化了预算功能的充分发挥。笔者就之前和现在所供职公司在预算管理中存在的一些问题和一些较好的解决思路进行简单的介绍，特别介绍一下是信息化软件在全面预算管理系统的充分利用和一些思路对预算管理功能的提升，以供同行参阅。

一、固定预算和定期预算的困扰

限于理念、知识水平和编制技术的影响，国内仍有大量企业还在编制固定的定期预算。每年9月开始编制次年一整年的预算。3个月后，一些对市场掌控能力较差和行业波动性较大的企业便发现原来的预算开始不适用，6个月后原来的预算基本上不可用。主要反映在如下方面：

1.收入和利润与预算数据相差过大，使预算丧失了相关的业绩评价功能

不管是投资中心还是利润中心抑或是成本中心，对中心和责任人的考核和管理的标准大都依据为实现企业年度计划而编制的预算，当预算的数据严重偏离了市场时，相关业绩的考核便失去了应有的激励与约束作用。

2.与收入相匹配的费用预算，不会因为收入变化而变化

当市场好于预算时，从而使一些诸如物流费、促销费、市场费等变动费用的预算成为制约业务开展的瓶颈。反之，当市场明显弱于预算时，如招待费差旅费宣传费等相应的费用预算又固化了相应支出，放大了净利润的影响。特别是弱化制度管理强调预算管理的企业尤其如此。

3.固定预算僵化，使资源配置的作用得不到实质性的应用

每年企业根据编制的预算，将有限的资源按照预算的状况进行相应的配置，当市场变化了，因为预算已经制定，相关的资源只能按照预算进行投放，使一些市场环境较好或需要加强的行业或地区无法得到额外增加的资源，反之一些市场或地区却形成了资源的浪费。

二、弹性预算和滚动预算编制过程中预算软件的解决办法

结合以上问题，可以通过预算软件，将弹性预算的理念融入其中，既解决了弹性预算的工作量问题，也解决了滚动预算的问题。具体如下：

1.在预算软件中将所有的成本与费用设置变动成本、固定可控成本和固定不可控成本三种类型。各利润中心(或成本中心，不含投资中心，投资中心的划分标准不一样，但原理一样)的变动成本、固定可控成本和固定不可控成本划分的原则如下：

(1)管理费用、财务费用均为固定成本。

(2)销售费用按与销售量是否存在比例关系，将存在比例关系的部分划分为变动成本；否则设为固定成本。

(3)营业成本/生产成本按成本的构成项目，逐项根据与生产量是否存在比例关系划分为变动成本或固定成本。

(4)对于某项成本或费用部分是固定部分还是变动的项目，按照线性关系y=a+bx，确定固定成本a和变动成本系数b来划分变动成本与固定成本。此类项目如营销人员和生产计件人员的薪资，基本薪资是固定成本a、单件销售量或生产量的值是变动成本系数b。

(5)固定成本按照利润中心层级确定最终的可控与不可控，不可控的成本只需要根据历史数据检查确认数值即可。可控成本利润中心需要检查具体的成本中心编制的数据，并根据利润中心层面的预算平衡，再经相关的投资中心的预算平衡后最终确认。

2.各投资中心与利润中心逐渐检查确认各项变动成本系数，如材料占收入的比率、生产人员计件薪资金额、机物料消耗、物流费等占收入的比率。并由投资中心的财务部门将该变动成本系数逐项录入并固化到预算软件中，此数据在一个季度内维持不变，隔季由投资中心的财务部门与利润中心的财务部门逐项检视，根据外部环境和内部政策变化适时修正。

3.各利润中心将固定成本按成本中心分可控与不可控逐项录入预算软件。通过以上设置和录入，各利润中心便可通过预算软件按照自我评估的业绩和投资中心下达的预算目标，实时的生成各不同销售收入和数量区间的预算数据了，当数据汇总平衡后，即可满足全集团的弹性预算编制和季度预算的滚动修改。

三、预算执行中办公自动化软件和ERP的解决办法

预算目的是为了执行，而执行中具体业务审核人都会发现预算有数据，但不好审核。首先，中期每项业务的审批人审批了多少业务？占用了多少预算，还有多少预算结余？而财务的数据要到期末才会出来，而业务的发生不能等期末财务数据出来了才审批执行；其次，预算执行的好坏关键在于各业务的审批人，公司如何保证业务执行人与审批人之间不会与预算的问题讨价还价甚至争吵，进而影响实际数据与预算的偏移？再次，变动成本的发生与业绩的产生时间上并不同步，如何审批变动成本？以上除了用制度进行保障外，通过办公自动化软件依然可以从技术上实现此功能。

1.将预算软件、办公自动化软件和ERP数据全部集成，预算的投资中心、利润中心和成本中心即办公自动化软件和ERP中的组织架构，预算的科目就是办公自动化软件和ERP中的组织架构的科目。预算软件经最终批准后的预算数据自动转到办公自动化的审核标准数据和ERP预算对比数据。

2.预算中的固定成本预算按末级的明细科目和归属的投资中心、利润中心和成本中心分层分级转到办公自动化软件中，每项业务发生时，由业务执行人通过办公自动化软件进行先行申请，审批人审批时系统自动显示预算结余金额，审批后即扣除金额，当申请金额超出预算时系统自动提醒和停止审批。

3.办公自动化软件根据滚动的季度业绩目标和相应的变动成本，按照系统设定的上下限比率生成的变动成本标准值，作为本期的审核依据。

4.ERP每月和每季自动生成预算与实际的对比值和分析数据，结合外部环境，提供给相应决策人作为决定每季度滚动调整预算的依据。

综上所述，通过信息化系统，可以大大减少财务部门和相关预算编制部门的工作量，提升了预算管理水平，减少了部门和相关人员的人为摩擦，方便了决策层和管理人员的决策和考核。当然，机器毕竟仍然是机器，规范、标准但缺乏灵活性，但这种灵活性可以通过人的理念一步步进行修正和完善。

参考文献：

[1]宋学军,胡永立.财务成本管理[M].北京:中国财政经济出版社,2011.

[2]宋学军,徐艳丽.财务管理[M].北京:中国财政经济出版社,2009.

[3]《高级会计实务》编委会.高级会计实务[M].北京:经济科学出版社,2010.