浅议费用预算如何管控

【摘要】费用预算是企业全面预算的重要组成部分。费用控制是企业降本增效、提高经济效益的重要手段。文章阐述费用预算管控的思路和措施。

【关键词】费用预算 费用管理制度 费用控制措施

费用预算是企业全面预算的重点，科学、合理、完善的费用预算不仅能够加强费用使用、审批、核算等各个环节的管理，更能帮助企业控制或减少费用的使用，促进企业降本增效。

一、费用预算

企业费用预算一般由各部门编制后交财务部门汇总和审核。由于涉及人员众多、金额巨大、内容繁琐，因此必须理清思路、理顺关系、明确责任，建立科学、合理的费用预算体系。

1.费用要素分类。费用要素通常分为非可控费用和可控费用：非可控费用是指人工成本、研发费用、税金等受法律法规约束和客观需要发生的费用，以及折旧与摊销、三包损失等按会计政策计提的非付现费用；可控费用是指业务招待、礼品、差旅、修理、能源等企业日常经营活动必需而又具有一定弹性的开支，一般为付现费用。非可控费用通常由职能部门负责编制，预算目标由企业管理层甚至是董事会审批，如人工成本由人力资源部负责编制，研发费用由技术部负责编制；而可控费用则涉及各个部门，且与企业的经营活动息息相关。

2.可控费用的归口管理。可控费用虽然涉及的部门众多，但仍可以通过归口管理进行预算和管控。所谓归口管理是指将某项费用要素归属于一个部门管理，其他部门根据年度需求向归口部门上报预算，归口部门经审核汇总后统一上报财务部门汇总。各个部门在使用该项费用时也需要经过归口部门的审批。比如企业的修理费可分为房屋修理和设备修理两类，分别由企业的基建部门或设备管理部门根据房屋或设备的使用年限和损耗编制的大修计划，以及参照历史经验进行零星修理费用的预算编制。这样的费用归口管理解除了房屋或设备使用部门的后顾之忧，使其更专注于本部门的职能工作；此外，另外一些使用范围广泛，使用频率较高的费用同样也可以进行归口管理。比如礼品费可由企业的行政部门进行统一归口管理，行政部门负责礼品的招标和采购、制订礼品管理制度、明确礼品领用的审批手续和发放标准，定期编制礼品收、发、存报表并上交财务部门。礼品的归口管理，特别是近年来在商务活动中广泛使用的消费卡集中管理，不仅可以帮助企业有效控制礼品预算，更能够避免等违法违纪行为。费用的归口管理其实质是将费用的使用和管理进行分离，由费用使用部门向费用管理部门上报预算，费用管理部门根据历史或库存情况结合预算年度企业的经营战略发展需求，审核、平衡、汇总归口费用预算后统一上报财务部门。

3.费用预算前的准备。由于费用预算涉及的部门众多，人员广泛，因此在费用预算开始编制前，应做好充分的准备工作。主要包括：定内容、定人、定计划。

（1）定内容是指在预算下发时告诉预算编制部门需要编制的内容，一般包括费用预算表和费用预算编制说明，费用预算表又包括了需要填写的费用要素，并提供上年历史数据和当年各项费用要素的实际使用情况，供预算编制者参考；费用预算编制说明是编制者对费用预算的解释说明，通常包括说明费用预算增减的原因，或其假设前提，比如由于车辆的增加导致相关的保险费、油费等上升。预算编制说明是预算审核者对预算合理性判断的重要依据。

（2）定人是指为了方便与预算编制部门的沟通，提高效率，由每个部门指定一名预算编制专员，其职责不仅是编制预算，也将在日后预算执行与控制中发挥重要作用，是财务部门与预算编制部门沟通的纽带。

（3）定计划是指费用预算的时间安排计划，包括编制与上交、初步平衡与汇总、初步沟通、修改并反馈、再次平衡与审核、二次沟通、再次修改、审核并定稿。费用预算计划不仅是时间上的要求，更是费用预算流程的体现。这些费用预算的准备工作可以通过预算启动会布置，使得每个预算编制部门或人员明确费用预算要做什么，怎么做，从而提高工作效率。

4.费用预算编制原则。费用预算的多与少直接影响了利润的低与高。为避免费用预算年年上升，脱离实际，在费用预算编制前要向编制部门提出费用预算特别是可控费用预算的编制原则，比如在上年实际数的基础上按一定比例下降。预算编制原则是向预算编制部门提供的指导意见，供编制部门参考。由于企业每年的经营目标不同，因此预算编制原则只是衡量预算合理性的参考依据。只要预算逻辑合理，依据充分，能通过预算编制说明充分解释费用上升的理由就可以了。比如根据企业战略规划需要，预算年度将有重大的收购行为，由于尽职调查等工作需要聘请专业中介机构，那么该年咨询费用的预算必将超过上年。

5.费用预算的审核与沟通。费用预算一般要进行“二上二下”的汇总与审核。“一上”是首次上报经财务部门汇总和初审后，与预算编制部门预算专员进行初步沟通，指出预算中不合理之处，并要求修改与完善。“二上”即预算编制部门根据“一上”的要求修改预算后再次上交，如审核仍有问题则由财务部门主管和预算编制部门主管进行充分沟通，双方达成共识后，确定最终的费用预算。

6.费用预算考核。进行反复审核、平衡、汇总、沟通后形成的费用预算最终需要上报预算领导小组，将其纳入各个部门的年度绩效考核目标，作为考核内容之一。考核目标既可以是绝对数，也可以是相对数，并且通过建立科学、合理的评估方法对其完成情况进行客观的评价。一些与经营业绩相关的费用可实行弹性考核，并通过相对数和绝对数相结合的方式，真正考查费用的使用情况。比如将标书费与新接订单的指标挂钩，以新接订单的考核基数确定标书费的考核基数。年终考核评估时，将标书费的实际使用与新接订单指标完成情况相结合，测算实际中标费用占新接订单完成数的比重，如果低于考核目标则予以激励。多样、灵活、合理、科学的费用考核办法，不仅仅使费用使用部门愿意花小钱办大事，更激励了员工工作的积极性，为企业创造更多的效益。

7.激励机制。为鼓励各个部门在预算范围内使用费用，还需要制订有效的激励办法，奖惩分明。对于费用预算未超支的部门予以一定的激励，对于超支的部门给予一定的惩罚，并在下年预算中予以扣回。这样，使得每个部门每个员工积极地融入到预算管理中，更努力地完成预算目标，体现了人人参与、人人重视。

二、费用预算的管控

费用预算体系影响了费用的管控，推进了各项费用管理制度的建立和完善，也使得各种费用控制措施层出不穷。

1.完善各项费用管理制度。为保证成本费用预算顺利实施，制订出台各项费用的管理办法和报销审批制度。比如礼品管理办法、会议费预算制度（包括开会目的、参加人数、场地租用费、餐饮费、参会人员交通及住宿费、会场布置费、会议资料费等所有与会议相关费用的预算）等。这些费用管理制度看似繁琐、复杂，实际上是费用管理“精细化”的体现。通过“精细化”管理控制费用支出，进而起到降本增效的作用。

2.建立预警机制、加强过程控制。在预算执行过程中，及时收集、整理和分析费用使用情况，发现差异，分析原因，定期以标准格式反馈预算编制部门。这种定期的费用分析，是财务部门与费用预算编制部门定期沟通的平台，通过费用分析，能使预算执行者及时掌握费用的使用情况，也可以对剩余的费用进行滚动预算，合理安排剩余费用支出。另一方面，费用分析采用“红绿灯”的形式及时预警时间进度与费用使用进度的配比关系，促使费用使用部门尽量均衡、合理地安排费用，避免费用使用过于集中，或年底突击使用。

3.拓展费用控制思路。虽然通过建立各项费用管理制度和费用分析进行过程控制，但要真正做到降本增效仍需要每个部门、每个员工集思广益，通过各种“合理化建议”为控制费用献计献策。比如差旅费方面，利用大企业的优势与携程网签署协议，无论何时购买机票都能享受最低折扣，即使在春运高峰时段根据协议也能享受八五折的优惠票价。节约费用的措施还有很多，通过全体员工的出谋划策，相信能有更多节约费用的办法。

4.超预算审批制度。由于宏观经济因素及通货膨胀的影响，可能导致费用使用超预算，比如汽油价格波动对汽车使用费的影响。因此，制订超预算审批制度是非常有必要的。如果预计到某项费用有可能超支，就应执行超预算审批制度，提前填报“预算超支审批表”，连同超支情况说明等一同上报财务部门审批。财务部收到超支审批表后需认真审核，查明超支原因是否合理，预算追加是否必要，如果合理，则上报企业管理层审核，否则驳回。财务部门根据追加后的预算在ERP系统中调整预算指标，预算执行部门方可进行报销。超预算审批制度是对费用使用部门的约束，也是更严格控制费用的必要措施。

当今企业的预算管理面临着越来越多的挑战，而费用预算是企业全面预算的重要组成部分，企业管理者要开拓新思路，加强费用管理，而各项费用的控制，离不开科学的管理方法。

参考文献

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[2] 金虎.浅析滚动预算在成本费用预算管理中的具体实施[J].太原：会计之友，2010（9）.