网络环境下高校档案信息资源开发利用

[摘 要]本文对网络环境下高校档案信息资源开发利用的特点及高校档案信息资源的管理现状进行了详细的分析论述，提出网络环境下整合高校档案信息资源的措施。

[关键词]高校；档案信息资源；开发利用

一、网络环境下高校档案信息资源开发利用特点

（一）档案信息资源的数字化将成为潮流

随着电子政务与电子商务的推进，电子文件的数量迅速增长，但是，我们不可否认的一个事实是，目前在档案馆档案信息资源结构中，纸质档案资源仍然占着绝对统治地位。传统环境下的档案信息资源开发产品虽然具有一定规模，大量的历史文献和珍贵档案信息通过档案工作者的辛勤劳动而得到面世，也在一定程度上产生了经济效益和社会效益，在社会、经济、政治和文化等方面发挥了重大作用。但是，面对当前的网络环境，人们的利用方式发生了改变，已习惯于计算机辅助阅览甚至是网上在线阅览，这对传统的档案馆资源开发工作提出了挑战，我们必须在保持优良传统的基础上有所创新，开发出适应网络时代人们所需求的档案信息资源产品，这些新产品的问世也正是网络环境下档案信息资源开发特色之一，相对于传统环境下的档案信息资源开发产品，如：文献汇编、文摘汇编、组织沿革、专题概要等书籍以及报刊杂志等出版物来说，网络环境下的档案信息资源开发产品中会根据社会需要继续保留这些传统精品，同时适应社会需求开发出具有时代特色的产品，其中多媒体形式以及专题数据库形式的档案信息资源开发产品为典型代表。

（二）档案信息资源开发利用手段

网络环境下的档案信息资源开发在开发手段方面采用了一些新的方法，这些新方法集中体现了当前以计算机网络技术通信为标志的信息技术特征，这正成为其特色所在，即充分利用新技术，使技术引导开发过程更加便捷安全有效。

（三）档案信息资源的传播途径将发生根本改变

网络将成为重要媒介，在线化将成为重要纽带。与传统环境中一样，我们还是可以通过报刊、杂志、电视、广播等传统媒介去宣传我们的开发产品，令人欣喜的是，处于网络环境中的档案信息资源开发产品，除了可以继续采用这些传统传播途径外，我们又多了一个新型且非常快速便捷高效的传播途径，即通过因特网实现传播途径网络化。实际上，这是未来社会进一步发展的大势所趋，网络社会的最终形成的直接结果是人们生活工作方式的重大改变，最大特征即是充分依赖计算机和网络，离开了这两点，很难想象人们怎样生活和工作。为此，传播途径网络化这一开发理念具有超前意识，这是网络环境下档案信息资源开发的又一重要理念，它在一定程度上决定了网络环境下档案利用工作的兴衰。为此，笔者认为在网络环境中因特网将成为档案信息资源开发产品传播的重要媒介，同时也是网络环境中档案信息资源开发的重要特色之一。

二、高校档案信息资源管理的现状分析

从现阶段的发展看，档案资源的社会共享尚处于起步阶段，发展还很不平衡，既便是信息化程度较高的高校，档案信息化建设虽然在本单位本系统有一定的组织性、计划性和前瞻性，然而在整个信息化建设的大环境下明显地表现出缺乏规划，从表面数据上看，档案信息数字化网站数量呈增长趋势，然而整体质量却没有质的提高。只有整体高校发展平衡了，高校馆藏档案资源才能充足，才能有效发挥档案自身优势，可见注重高校整体优势的发挥才能真正发挥其优势。而有些高校将纸质档案变成电子档案还需要一段过程，仅仅是刚刚起步，有的仅有个单机版管理软件，这种发展的不平衡，抑制馆藏资源的丰富共享及优化。从我国行政体制看，各高校的管理体制是纵向的，服从于上级主管部门，而目前各职能部门没有指令性的要求，又没有出台硬性管理规定。因此，整个高校档案部门要加大资金投入，配备必要的硬件设施，改变现有整体硬件状况，由于各高校档案管理各自为政，有些院校很少关注其他横向校际间的需要和管理模式，只注重收集本校生成的反映学校政治经济教学科研和管理中形成的档案，而对于上级来文出现重复采集的状况。因此，加强与相关校际间的沟通交流和学习是非常重要的。从发展趋势看，实现档案工作与社会接轨与国际接轨和与未来接轨，更需要加强相关行业的沟通与交流，需要档案人员更新理念提高素质，规范标准才能逐步实现档案资源的优化与共享，而档案资源的共享不是一朝一夕就能完成的，它需要全体档案人员的共同努力和协同作战才能完成。

三、网络环境下整合高校档案信息资源的措施

建立学校档案信息中心。1.建立档案信息管理系统。要实现网络环境下档案信息资源的整合，关键要开发具有共享功能的档案信息管理软件，对电子文件进行采集、鉴定、著录、检索，为高校档案管理自动化打下坚实的基础。2.建立高校档案网站。建立高校档案网站，将馆藏档案中已经公开的内容以及新开发的档案信息、编研成果、专题档案等上传到网上，为用户提供档案管理系统的信息查询服务。3.档案管理系统与办公自动化系统衔接。利用网络实现档案管理系统与办公自动化系统的无缝衔接，接收直接在办公自动化过程中形成的较为规范的电子文件信息。

推进高校档案馆藏数字化、服务网络化。1.对本馆信息资源实现集成化组织与整合。高校档案馆加快档案资源建设，必须把好档案收集关，做到内容全面、完整，对新产生的档案、旧馆藏档案通过校园网存贮到档案管理系统中。档案馆为各部门兼职档案员授权，兼职档案员根据权限范围，严格按照《各类档案工作规范》的相关规定收集和整理各种档案材料，收集时尽可能做到齐全、完整、系统，及时通过档案管理软件上传到档案管理系统。2.完成数据库的建立及转换工作。按照国家统一标准，利用馆藏电子文件建立文件目录、全文信息数据库；根据学校各项工作的发展方向，建设特色数据库。借助校园网和档案管理系统完成数据的转换。

参考文献：

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