电子文件对档案管理的三大挑战

[摘 要]由于电子文件具有各种不同于传统文化的特点，它的问世给档案管理带来了一场革命性的挑战。

[关键词]电子文件；档案管理；挑战

一、电子文件形成与利用特点——信息的可操作性

电子文件在制作形成过程和利用过程中，都表现出可操作性（方便更改与粘贴等）。

（一）文件制作过程中“随心所欲”的信息操作

计算机是一种内容丰富、聪明能干、积极活泼的办事工具和记忆工具，它可以随时适应人们变化的需要。在我们制作电子文件的过程中，可以得心应手地使用所需要的存在于不同地方的数据；修改也变得非常容易，随着思路的调整可以轻易把文章中的内容转移到其他章节中去，文件却完好无损；根据需要可以在文件的任何地方加上表格和图形，甚至把文件制作成活动图像和声音；我们可以要求系统在适当的时候自动删除或更新某些数据，使之总是保持在我们所希望的状态中。

随着信息通道的延伸，网络的发展，同步信息共享技术可以使身在异地的人员共同制作一份文件，合作者可以通过电子邮件系统或局域网共同撰写或修改一项意向书或合同等，参加网络会议的人可以在个人电脑前互相讨论问题并形成“会议决议”，计算机的屏幕会即时把每个人的操作显示出来。

（二）文件利用过程中“随心所欲”的信息操作

电子文件使我们在文件利用的过程中逐渐告别了纸张。随着信息技术的发展，仅仅几十年的时间里，我们就经历了手抄复印网络下载等信息利用的不同阶段。办公自动化的实质是信息利用的自动化。过去的手抄变成了现在的下载，过去的复印机复印变成了计算机里的无纸复制等等。并且，我们还可以利用获得的电子文件信息去十分方便地制作新的文件。

总之，我们已经掌握和尚未掌握的电子信息的种种可操作性能赋予电子文件以活的生命和更广泛的用途。

（三）不得不进行的批判——“电子文件的可更改性”

在许多书籍和文章中，人们曾经写道：“电子文件具有可更改性”，进而对电子文件的原始性产生怀疑，动摇了电子文件存在的逻辑基础。这是真的吗？如果这样，谁还敢使用电子文件呢？当然不会这样，否则电子文件就会失去其存在的前提。

这种结论是人们在电子文件产生初期，对其认识不深入的结果。事实上，在真正的电子文件系统中，文件一旦正式形成（进行了数字签名与盖章），即可采用逻辑的（软件）或物理的方式使之成为“不可逆的只读方式”。这种文件是不可更改的。我们在利用电子文件时，可以复制它的信息内容以作他用，但不可以更改它本身。即使是在家庭中，我们使用非正规的办公软件系统制作文件时，也可使用加密等方式使文件不被轻易更改。

二、电子文件对档案管理的调整

（一）电子文件的完整性难以保证

完整性难以保证是由电子文件对其生成环境的依赖性、非人工识读性和结构复杂性所造成的。

1.电子文件的生成、阅读、运行、处理均依赖于特定的数字环境，要保持电子文件的有效性，必须保存电子文件的生成环境。而事实上，对包括应用软件、系统软件和硬件环境在内的电子文件生成环境的完整保存具有相当难度，软件系统和硬件设备都会随着信息技术的发展而不断升级换代，试图保存每一个过时的软件系统和硬件设施，以便能够打开当时环境中生成的电子文件，不仅不是一个经济的作法，而且不具有可行性。就应用软件来看，因为需要运行在特定的系统软件之上，一旦作为其平台的系统软件升级改版，在新的平台上应用软件能否正常运行是不得而知的。而以操作系统为主的系统软件从来就没有停止过升级改版的步伐

2.电子文件的结构复杂性使得完整保存其生成方式变得十分困难。有效识读电子文件除了依赖其生成的软硬件环境外，还需要了解其生成方式。比如，其压缩算法、编码格式、技术参数、存储方式等。在难以保存电子文件生成环境的情况下，详细记录并保存电子文件的生成方式变得十分重要。然而，与纸质文件不同，电子文件个体存在着从“内容信息”到“数字代码序列”再到“存储方法”的纵向结构，各个层面之间的“映射”有着复杂的规则，其逻辑结构和物理结构并不一致，同时，其内容可以由分散于不同系统和来源的内容要素集合而成，这种“集合”常常带有从信息整体中动态“提取”的性质，这些特点都增加了完整记录电子文件生成方式的复杂性，使得针对所有电子文件的“元数据”标准制定的十分困难。

3.由于电子文件具有信息与载体的可分离性，信息的增删更改十分方便。因此，对电子文件的管理必须实行全过程的监控记录。换言之，保存电子文件时，必须同时记录并保存电子文件生成利用的过程信息及背景信息。应记录哪些过程信息和背景信息，通过何种方式和手段来记录这些信息，成为电子文件完整保管的又一棘手问题。

（二）电子文件的真实性受到质疑

同样由于上述特点，尤其是电子文件的非人工识读性，使得电子文件的真实性始终令人怀疑。

1.电子文件的易更改性和信息与载体的可分离性，使电子文件在形成或传输过程中存在着被改动的可能，并且这种改动在物理形态上可以做到“不留痕迹”。“完好无损”的电子文件也许内容上已经面目全非。

2.电子文件形成以后其信息始终处于“游离”状态，存储载体和存储方式不断变化，已经没有了传统意义上的“原件”概念，因而其载体对信息内容不再具有“固化”和“验证”作用，非原件的电子文件在真实性认定上缺乏依据。

3.在数字环境尤其是网络环境中，操作者身份的虚拟化和操作处理过程的超时空特点，使得信息系统及身处其中的电子文件面临着远大于传统环境的安全威胁。黑客攻击、病毒侵扰、操作失误、程序漏洞等成为电子文件真实性维护无法回避的“心腹之患”。

4.法律上对电子文件的证据价值尚未予以充分肯定。尽管《电子签名法》对符合特定条件经电子签名后的电子文件的法律效力给予了肯定，但普遍意义上的电子文件的证据价值仍未得到法律的认可。

（三）电子文件的长久保管困难重重

电子文件正面临着长久保管的巨大压力，“过去十年产生的信息远远超过了人类历史上任何一个时代。但具有讽刺意味的是，信息时代产生的绝大部分信息比任何时代都难以提供利用”，重要的电子文件因保管不善而成为“数字垃（下转第65页）（上接第42页）圾”的事例不胜枚举。电子文件长久保管的巨大压力源自以下原因：

1.电子文件的物理寿命较短

电子文件的存储载体大多为磁电介质或广电介质，这类存储介质在提供高密度存储的同时却具有一个十分明显的缺点：理化性能不稳定，极易受外部环境影响。因此，相对于传统文件而言，电子文件物理寿命较短。虽然目前尚无权威机构对各类电子文件的物理寿命进行过测试，但一条基本的规律是文件的存储密度越大，物理生命越短。

2.电子文件的信息生命十分有限

即便物理状况良好的电子文件，由于信息技术的发展，其所采用的信息编码规则、记录方式、压缩算法、文件格式等都会被淘汰。用于识读这些过时的文件的软硬件环境会逐步消失，如果不采取适当的技术与管理措施，这些“过时”的电子文件将无从识读，文件的信息生命就此结束。事实上，随着信息技术的迅速发展，自然状态下的电子文件的信息生命要短于其物理寿命。从长久保管的角度看，尽力延长电子文件的信息生命要比延长其物理寿命更重要，难度也更大。

3.电子文件长期保存的管理难度较大

一方面，电子文件载体十分脆弱，对磁、光、尘、震、潮、热等因素非常敏感，在载体操作、使用过程中的任何细微损伤，哪怕是表面极细小的划痕都可能导致数据无法读出，而这些损坏由于信息的非人工识读性而不易察觉。另一方面，与传统文件相比，置身数字环境中的电子文件面临更大的安全威胁，因而，其保存管理的难度大大增加，日常维护工作变得繁重、复杂，并具有很强的技术性。

三、小结

电子文件是一个新鲜事物，电子档案管理是档案界的一次革命。这就要求档案工作者在信息时代必须结合档案管理的各个环节，努力学习新技术，提高驾驭现代技术的能力，加强电子文件方面的研究，管理好、利用好电子文件，使我们“新的记忆”的花蕾永远绽放。

参考文献：

[1]李淑华.理念 技术 制度：电子文件管理的三大要素[J].云南档案，2011（6）.

[2]张照余.电子文件管理实践及理论研究回溯[J].机电兵船档案，2008（4）.

[3]何宝梅.电子文件管理中元数据问题的研究述评[J].秘书，2003（6）.