高校院系级教学档案科学化管理模式探析

摘要：教学档案是高校师生在教学实践与教务工作中形成的真实记录，同时也是衡量教学管理工作成效高低的重要尺度。只有优化教学档案管理工作，实现科学化管理，才能发挥教学档案应有的作用，从而促进教学质量、工作效率和教学管理水平的提高。

关键词：高校；院系级；教学档案；科学化管理

高校各院系是从事教学活动的一线教学单位，是教学文件的主要产生者和保管者。教学文件是高等学校文件的核心，教学文件管理是教学档案管理的主要部分。

随着高等教育改革的不断深入，学科和课程建设的不断发展，教学层次的不断完善，各种各样的教学文件应运而生。这些材料如果一并作为档案保存，势必鱼目混珠，很难将真正有价值的教学档案长期保存和利用好。只有实现科学化管理，才能发挥教学档案应有的作用。本课题的研究对于高校教学管理的规范化具有一定意义。

一高校院系级教学档案科学化管理的现实意义

它是高校教学管理工作有效开展的基础。

院系级教学档案是指作为高校二级教学单位的院系在教学、科研以及学生管理过程中形成的，具有保存价值的文字和声像资料。这些是进行教学管理和教学研究不可缺少的依据和参考，是有效开展高校教学科研工作的重要前提。实现教学档案的科学化管理，是巩固专业教学中心地位、促使教学工作顺利进行、提高教学质量的根本保证。

2、它是高校教学评估的重要指标。

教学档案是教学评估工作的基础和依据。高校的教学管理水平如何，在评估的量化指标体系中，一个重要的考察内容就是对其教学档案材料管理水平的检查。由专家系统地审阅学校各项工作形成的原始档案材料，了解学校各项工作的进展，经过综合考评做出客观评价。由此可见，院系级教学档案科学化管理是高校教学评估的重要指标。

3、它是建立良好教学运行机制的有效保障。

在搞好学校档案管理基础上，大力搞好院系级教学档案管理，不仅是院系级自身发展的需要，也是学校、社会发展的需要。近年来，高校院系级的教学档案管理严重滞后于发展的需要，传统的粗犷式的档案管理模式已不能适应高校改革发展的需要，因此，只有使教学档案管理实现规范化、科学化，才能为提高教学质量和建立良好的教学运行机制提供有效保障。

4、它是提高高校教学管理效率的需要。

高校教学管理以刚柔兼容为特点，突出以人为本，建立了校系两级动态管理机制。在教学中的各个环节，实行量化管理和目标管理，有分工有协作，形成权责明确的管理体制。这种特点决定了我们在高校教学管理过程中，院系级的教学挡案管理工作更需要规范化、科学化，才能提高高校院系级教学环节管理、学籍管理、科研管理等全过程管理的效率。

5、它是强化高校本科教学管理信息化的需要

21世纪信息化已成为社会发展的三大支柱（信息、能源、材料）之一。信息资源成为国民经济和社会发展的战略资源，信息产业是社会发展的战略产业，信息技术是当今新兴的生产力，信息的产业化、全球化客观上要求高校在科研成果的转换以及发展动态等方面，必须重视院系级教学档案管理信息化研究。随着高校教学管理信息的高度畅通，原有的管理方式正在发生变化，这就决定了高校在整个教学管理过程中都需要大量的信息做出准确的预测，使管理者在教学管理中实行科学决策。正因为如此，管理信息化在院系级教学档案管理工作中，占有举足轻重的地位。

二、实现高校院系级档案科学化管理的途径

1、实现管理措施的科学化，可从以下几个方面着手：

第一，校档案馆（室）应摸清全校主要教学档案立卷单位档案的形成规律、内容、数量及利用情况等。

第二，要提高院系级办公室兼职档案管理人员的综合素质。目前，许多高校院系级没有设专职档案管理人员，一般都是院系级行政人员兼职从事档案管理工作，他们中绝大多数没有经过专业培训，档案管理水平不高，直接影响档案质量。因此，需要通过多种途径对他们进行专业培训，不断提高他们的综合管理素质。

第三，总结经验，以点带面逐步推行档案管理标准化。要从全校教学档案管理的实际情况出发，选定有代表性的院系作为重点，及时总结和推广他们的经验进而推动全校教学档案管理工作的开展。

2、建立健全教学档案管理制度

建立健全教学档案管理工作的各项规章制度是优化教学档案管理工作的基础。有关部门领导应把档案管理规范化工作列入行政管理工作议事日程，加强对档案管理规范化工作的指导，并配备具有一定管理水平，又有责任心的兼职档案管理人员，同时，建立本部门档案工作岗位责任制和考核制度。而且要建立检查监督机制，真正把院系级教学档案管理工作规范化、科学化纳入法制轨道，使其在高校教学管理过程中发挥应有的作用。

3、建立院系级教学档案管理信息化服务网络。

建立档案管理信息化服务网络，是为了在高校实现档案管理信息资源共享的目的。目前，随着市场经济的发展，社会对信息资源的需求正逐步向深层化发展。高校如果没有档案管理信息化服务网络，信息资源就不能发挥应有的作用。建立档案管理信息化服务网络的意义，在于通过网络可以联接分散于各处的信息，使所有档案管理信息资源能为需要它们的人共享，使得高校广大师生能够克服地域和时空条件的限制，更好地了解学校教育管理信息和各种要求。

4、科学分类与系统整理教学档案

院系级在教学管理过程中直接形成的文字、声像等原始材料应如何进行科学的分类和系统的整理，是院系级教学档案管理工作中的关键环节。因此，负责教学档案管理工作的人员在搜集教学档案的过程中一定要认真负责，保证教学档案的完整、准确、系统，要依据国家档案法规标准，对教学档案进行科学合理的鉴定分析，统计编目和系统排列，以便为开发利用教学档案信息资源做好准备。

5、实现管理模式科学化

教学档案与教学管理密切相关，教学文件在教学过程中必须依靠管理规范而形成并最后转化为档案。只有科学的、规范的教学管理，才能形成完整、准确的教学档案。因而，要依托计算机和网络技术，采取集中式与分散式相结合的管理模式，实现教学档案的电子化、网络化管理。将现代办公技术与教学档案管理相结合，是优化教学档案管理工作的重要途径和发展方向。事实证明，这种方式可以建立和完善多钟索引渠道，更直接、快捷、方便地满足教师对教学档案的需求，更好地促进院系级教学档案管理工作的优化进程。

高等学校的教学档案不仅是教学运行的历史记载，而且是目前工作和未来发展的基础，在国家对高校所开展的各项评估和检查中，教学档案发挥着举足轻重的作用。高校院系级教学档案的管理，来自平时工作的积累，只有结合教学工作的各个环节，遵循高校教学的基本规律，严格遵守教学档案工作的基本原则，精心设计，认真整理，才能发挥院系级教学档案的重要作用。

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作者简介：张学秋（1966-），女 ，汉族， 辽宁鞍山 ，鞍山师范学院中文系系办主任副研究员，硕士，研究方向为教育教学管理。