浅谈对高职院校教学秘书的认识

【摘 要】教学工作是高职院校所有工作的中心工作，而教学管理工作则又是高职院校教学工作中的重要工作之一。高职院校的教学管理队伍包括学院主管教学院长、教务处管理人员、各系主管教学副主任和教学秘书，其中教学秘书是高职院校教学管理队伍的重要组成部分。

【关键词】教学秘书 教学管理 高职院校

高职院校教学管理工作是整个学校教学行政工作的重要组成部分，在学校办学目标实现过程中的特殊作用是有目共瞩的。教学秘书主要负责基层教学事务，在教学管理系统中发挥着重要的作用。教学秘书是高职院校设于各院（系）的基层教学管理岗位，主要职责就是辅助各院（系）领导做好各项日常教学事务的管理，及时完成对教学资源的协调配置。在整个高职院校的教学管理系统之中，教学秘书的作用举足轻重，是整个系统的枢纽，如果枢纽运行不畅，就会导致整个教学管理系统的瘫痪，破坏正常的教学秩序，从而引起整体教学管理水平的下降，影响教学质量。

因此，如何保证高职院校教学管理工作具有科学的运行机制，不仅是我们高职院校教学管理工作者普遍关心的问题，也是高职院校教学管理理论工作者十分关注的研究课题。根据本人近十年在高职院校担任教学秘书一职的工作，从以下三个方面来谈谈对高职院校教学秘书的认识。

一、高职院校教学秘书的主要工作要求

随着我国高职教育改革的不断深化，高职院校的发展对管理人员提出了越来越高的要求。

高职院校教学秘书工作总结起来主要有以下几个方面：协助院（系）领导制订（修订）各专业教学计划和各课程教学大纲，送教务处审批；学期结束前，协助院（系）领导确定落实下学期教学任务，收集整理各门课程的教学日历，送院（系）领导审批后报教务处并分送有关任课教师；协助院（系）领导组织好学期期中、期末的教学检查工作；负责临时性的调课事宜，并通知有关师生；负责安排学生考查、考试、补考工作，办理学生学籍注册、休学、退学、复学、转学等有关手续；负责组织订购、送印、发放教材和教学参考资料；负责管理学生成绩登记表、教学文书档案工作；了解教师的教学进修、科研情况以及学生学习情况，搜集学生对教学的建议和意见，协助院（系）领导总结推广教学、科研、进修经验；做好毕业生毕业前各学期成绩的整理工作。

工作性质决定了教学秘书应具有不同于教师、资料员的能力。

二、高职院校教学秘书的工作特点

高职院校教学秘书的工作主要是协助系主任处理日常系里的具体事务，执行系领导指派的工作，是系领导的助手。教学秘书的工作既有制订教学计划、任课申报、申请专业、对教师教学效果的考评等活动，又有参加校内各机关的会议、与上下级沟通的交往活动。主要工作有以下几个方面：

第一，教学秘书要具有较高的业务水平，具备综合处理教务安排和教学安排的能力，做好中间的联系作用，上传下达，配合院（系）办公室处理日常的教务管理工作，并协助领导做出决策。其中教务安排包括：课程设施，教室安排，调整课时，数据汇总，期末考试安排、英语四六级考试、专升本考试、监考安排、试卷整理等等；教学安排包括教学内容、日志日历，授课大纲、教学统计、教材征订等。

第二，教学秘书要具有很强的沟通协调能力，起着“上令下达、下情上奏”的作用。既要准确地将教务处的规章制度、文件精神及时准确地传达给院（系）领导、教师和学生，又要将教师教学工作情况、师生的意见和教学管理中出现的问题及时向上级汇报。

第三，教学秘书要具有良好的思想素质，包括高尚的政治觉悟，良好的职业道德和吃苦耐劳、任劳任怨的精神。教学秘书的主要工作职责就是为教学做好服务工作。无论是上级指示，还是日常的教学工作都要想方设法地及时完成，做到不压事、不误事。并坚持实事求是的原则，不搞形式主义，认真对待每件工作，以优质、高效的工作赢得老师和学生的信任和支持。必须加强学习，不断提高政治、业务、身心素质。高校教学秘书工作需要具备一定的理论功底，因此，必须加强学习。

第四，教学秘书要对学生进行有效的管理，既要维护学校的权威和规章制度的严肃，又要爱护学生，尽可能地提供人文关怀。

三、高职院校教学秘书在教学管理中的枢纽作用

随着高等教育的发展和教育教学改革的不断深化，高职高专的教学管理工作有了很大的变化，而教学秘书则是高职学校基层教学岗位中最为直接的教学管理人员。既是教学管理工作的执行者又是教学活动的组织者，是师生间的桥梁又是学校职能部门的纽带。

教学秘书的职能和作用。教学秘书受高校教务处和院（系）主任双重领导，日常工作是协助校教务处系主任处理学校的日常教学管理工作，是高校教务处和院（系）教学主任的得力助手，是联系学院、教务处、院（系）领导、教师和学生之间的桥梁和纽带，负责各种教学管理信息的上传下达。同时，教学秘书战斗在教学活动的前沿阵地，熟悉教学相关的各项政策，对教师的科研工作非常熟悉，并熟悉教学人员的具体工作环境和工作情况，能够很好地将这类信息反馈给校主管领导，有利于领导做出正确的教学决策。

总之，在社会竞争日益激烈的今天，作为教学秘书，认识一个合格教学秘书的能力结构，对增强高职院校的竞争力和生存力具有重要的意义。高校教学秘书是院系教学管理工作的重要力量，为老师搞好服务是教学秘书重要的工作职责，并要以全心全意为师生服务工作。

【参考文献】

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[2]余厚洪. 新时期高校系科教学秘书工作特点及要求，丽水学院学报，2004.

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