时间：2022-06-06 11:15:48
应收账款应是经销商内部管理最严肃的一套办法，必须严格执行，不可有一日懈怠，不然难免故态复萌。痼疾重生。
“钱如轮转”才是真赚钱
2004年年初，经销商杨老板同时接了王小记等几个知名饮料品牌在武汉地区的权，整体销量不断增加。到2006年，销售额已近2亿元；2007年，每月平均的销售额都在2千万元以上，预计年底销售额可达2.5亿元。
销量大了，杨老板才发现，在“货如轮转”的旺销局面下，是越来越紧张的资金链!10月31日就快到了，但杨老板KA客户的应收账款大部分都还没有到账。王小记公司规定，如果10月份现款进货未达700万元，则3个点的进货奖励就将取消。没有这3个点的奖励，这个月不等于白干了吗?再说了，其他品牌一样要现款进货啊，你叫杨老板如何不急?
挟大品牌之势，杨老板几乎进入了武汉地区所有的现代渠道。仅武汉市区就有80-90家大型卖场，400多家中小型超市，50多家学校超市。这些现代终端的月销售额近500万元，几乎占了整体销售额的四分之一。
到底这些现代渠道占用了杨老板多少资金呢?
首先，KA都是赊销客户，账期都在一月以上，所以，每月都会新增500万元应收款。账期一般30-90天不等。但认真一算，送货―结账―投单―对账―投税票―回款整个流程下来，真正回款到账需要3-4.5个月，平均是105天(3.5个月)。所以，杨老板每月滚动下来，会产生1750万元以上的应收账款。
如果加上15天以上的库存准备，杨老板还需要250万元。因此，运作KA客户这一块，资金准备至少要超过2000万元!加上其他传统渠道客户也需要1000多万元的营运资金(主要是库存准备)，算下来杨老板每个月的资金用量在3000万元以上!
这样庞大的资金流量，近70％都砸在现代终端手里，一旦KA应收账款出现延迟或误差，就不会是小数目，那不要了杨老板的命才怪呢!
其实，商场中像杨老板一样的经销商绝不在少数。表面上销售红火，实际上绝大部分资金都被KA占用，回款难度非常大，有苦说不出。
要想从根本上解决KA应收账款问题，核心就在“规范”二字。你必须要摸清KA的财务运作规律，然后制定出相应的回款流程、对账流程、逾期款项处理流程等，才能确保应收账款始终在可控范围内。
经销商都应该记住，“货如轮转”不算真正赚钱，只有“钱如轮转”了，你的钱才算真正赚到手了。
从本期开始，本刊将连续刊出翁文添先生在多年KA运作中总结出的“KA客户应收账款管理办法”。值得注意的是，应收账款应是经销商内部管理最严肃的一套办法，必须严格执行，不可有一日懈怠，不然难免故态复萌，痼疾重生。
制定KA客户标准回款流程
没有规矩，不成方圆，何况最难的应收账款?有了应收账款标准回款流程，专门负责KA的商务人员才有章可循。不要以为这很简单，实际运营中，经销商有一半左右的不良应收款是因为没有科学、标准的回款流程，根本与KA的财务结算对不上点。
对账、签收单、税票开立、收款凭证寄送、回款、回款时间、填写缴款单入账，这是回款的主要流程，图里画得一清二楚。现在，我们针对回款流程中的关键点作分析说明。
1、确认KA客户回款条件。
进场谈判时，回款条件是重中之重的一个合同条款。这关系到未来结账方式、回款时间、费用如何扣抵等，也是运营KA时资金预算的一个重要评估依据。回款期短，客户风险较小；回款期越长，占用资金越多，风险越大。
2、如何填写客户交易条件确认书?
大部分非KA客户都会在“客户交易条件确认书”上签章确认，而KA客户一向都不签。这是话语权所决定的，暂时无法更改。
其实，“客户交易条件确认书”主要用意不是要KA客户签章，而是要确保商务人员完全、正确地了解该KA客户的实际结账方式及回款流程。因此，KA主管人员必须严格要求，商务人员在建立KA客户档案时，一定要一并提供“客户交易条件确认书”。一方面确定商务人员是否了解客户交易回款条件，一方面让老板及KA主管了解账期，计算未来占用资金量，同时财务部也可据此准时提供单据及税票。而且，如果有相关人员离职，接收人员可根据“客户交易条件确认书”迅速上手。
总之，应收账款所涉及的相关部门及人员的所有回款动作，都是根据“客户交易条件确认书”来执行的。因此，这个文件一定不能出错。
那么，如何填写“客户交易条件确认书”才是正确的呢?我们根据“交易书”的项目一个一个分析。
结账日。KA客户规定的每个阶段的送货结款期间。如：自然月就是每月整月为结账日，也就是从1日至30日或31日；区段月结是上月26日结到本月25日；期间日是7天结或15天结；其他结账期间则是2月结或3月结一次。商务人员必须正确填写结款条件才能准时结回账款。
结账方式。合同上注明是月结30天或60天，也有90-100天以上的支付账款。但真正回款时间是从发票送达日起几日内付款，或在当月固定时间支付。
对账时间。合同上不会说明这一点，必须向客户财务部门了解对账时间是每月几日至几日。
对账方式。需要事前对账的客户会分成两种方式：KA提供对账数据；经销商提供对账数据。
大部分国际卖场是不对账的，只是在支付账款有差异时，经销商财务可在一定时间内准备相关单据与KA财务对账。
寄单日、发票送达日。对账完毕或不用对账客户，都必须在客户规定时间内将送货单、退货单、税票等相关单据汇总后做投单工作。KA财务会在确认没有差异后，在KA公司规定的时间内支付账款。
付款方式。 有下列几种方式：规定时间内，到客户指定地点现场收款或领取支票；KA在指定时间以电汇或支票方式支付应付账款，经销商公司的财务人员应在相应时间查核账款；若账款未到，应主动与KA财务部联络了解未能支付原因，且在第一时间通知商务人员。
结款方式。通常分为：总部统一结款、统一付款；分店结款、统一付款，分店结款、各店付款三种。商务人员必须很清楚该KA客户的结款方式，才能顺利结回账款。
扣款方式。其中包含进店费、促销费、人员费、退货及罚款等。支付方式有两种：一是在支付账款时直接扣除，扣款后KA会提供费用明细及相关票据以便对账及冲账；另一种方式是对账后KA出费用明细，经销商直接支付现金或汇款。通常来说，KA会在收到经销商支付的费用后一周内将应结货款打回。
客户还有其他规定时，商务人员应明确注明在“客户交易条件确认书”上，以便回款时注意，不要因为一个细节出错而无法顺利将账款结回。错过一次结款，就意味着要再等上至少一个月了。
下面用一个案例来说明。
根据“合同付款条件及扣款方式”，合同上明白清楚是月结60天，从送货到回款理论上应该是平均75天。但因为KA的种种规定，真正回款时间可能会变成125天。如果在回款环节出一点差错，回款时间可能会增加30-60天。所以，KA回款无小事，不可不慎，而且要慎之又慎。
3、制定“商超应收账款控制表”。
这一表格将商超客户回款流程及时间汇总成一张表格，方便商务人员、财务人员在时间点及单据税票提供上准确控制，明确负责制度，未来在结账、对账、税票开立、寄送凭证、回款时间等环节上步步到位。
不论是新增KA客户还是年度合同重新谈判，商务人员都必须更新KA客户应收账款控制表内容，以确保符合最新实际情况。
4、回款后期内部工作程序。
完成了“客户交易条件确认书”、“商超应收账款控制表”及了解作业程序后，基本就可以顺利完成从对账到回款的工作了。而是否准确时间回款、填写缴款单、缴款单签核、入账等则属于公司内部作业程序，此处不再赘述。
应收账款若未能在正确时间回款，将进入回款催收及逾期账款管理程序，下期本刊将详细介绍“逾期账款管理程序”。