浅析计算机技术在档案数字化管理中的应用

摘要：随着科学技术水平的不断发展，计算机技术作为一种新兴技术，对档案数字化管理产生了深远影响。文章主要阐述了档案数字化管理的必要性、准备工作，以及计算机在数字化处理过程中的具体应用。

关键词：计算机技术；档案管理；数字化处理

中图分类号：G623文献标识码： A

1、档案数字化管理的必要性

档案数字化是计算机技术、数据库技术等新型技术的应用扩展。数字化管理依靠高科技手段来支持档案工作,档案工作中的科技含量大大增加,档案检索方式将更加简单而有效。通过资源转化，将各种纸质档案转变成数字化信息，然后利用计算机进行管理和存储，通过有序的管理和调用，实现档案的充分利用以及资源共享。档案数字化需要对其规范性进行统一，通过档案数字化标准来实现管理和应用；档案数字化要以客观实际为立足点，通过有效组织来确保工作的正常开展，抓好文件的质量问题；档案数字化建设要以完善的系统为基础进行发展，需要将目前的系统进行完善化；档案数字化建设重点工作是数据库的建立和维护。

为了对不断出现的数字档案进行科学、合理、有效的管理，就必须尽快形成新的管理机制与管理模式，从而保障整个档案工作战略转型任务顺利完成。在信息化浪潮下，档案数字化条件已经具备，档案数字化发展方向已不可逆转，不进则退的道理在人类发展史、档案工作发展史中已反复得到印证。当前在社会的各个行业和各项工作中，数字化的档案信息以其便于管理，查找便捷的优点成为广大人民群众所喜闻乐见的一种方式，其生命力和发展的前景将是传统档案管理模式所无法比拟的。

2、档案数字化建设的准备工作

2.1、制定计划、设计工作流程

档案数字化建设是一项复杂的系统工程，需要大量的硬件、软件投资，同时也需要制定科学完善的档案数字化工作流程。科学的数字化工作流程如（图1）所示:

图1科学的数字化工作流程

2.2、确保基础设施投入

实施档案数字化管理，硬件先行。硬件建设应具有前瞻性，以数字化对象的种类和数量、数字化速度、数字化质量为依据，充分考虑数字化工作所必需的设备及其性能。尽量选择具有一定先进性且易于维护的产品。档案数字化管理所需的硬件、软件等基础设施如（表1）所示：

表1档案数字化管理所需的硬件、软件

2.3、制定数字化规章制度

档案数字化过程中档案移入、移出等工作环节应做好严格管理，取档时应按照档案存放的物理位置依次拿取,不可丢卷,确保每件（卷）的流向都有详细的书面记录。每张表格应标明移入、移出日期、件（案卷）号、目录号、页数，并由交接人员签字确认。通过做好登记工作使数字化工作中每件档案都有清晰的记录。数字化过程中要严格遵守保密守则和档案法律法规，严格按照数字化工作流程进行，以确保数字化过程中档案原件和档案信息的安全。档案数字化过程中需要采用多种防范手段，切实保证数字档案信息的安全。严格规范各种存储介质的使用，阻断病毒感染渠道，杜绝通过存储介质泄密的可能。在档案数字化工作完成，数字档案信息通过验收审核、移交后，数字加工工作站、移动硬盘、U盘等存储介质上的数据必须按照保密规定，使用专用工具，并在档案部门人员的现场监督下删除，存储介质应向该项目的档案管理部门进行移交。

3、计算机批量处理技术在档案数字化处理中的应用分析

档案是对历年来发展信息的记录，里面不仅包括文献资料，还包括视频资料、音频资料，实物资料等，涉及面非常广泛。因此，管理档案资料是一项巨大的系统工程。大量的档案资料在数字化的处理过程中采用计算机的批量处理技术完成，能够明显提高档案管理人员的工作效率。

3.1、文字档案的批量扫描

对文字档案的批量扫描需要用到扫描设备，让扫描设备与计算机连接，将需要扫描的文本进行分类，然后将扫描出来的影印文档批量导入电脑中，对影印效果进行图文处理，去除噪点，以档案整理规范为依据，按照正常顺序进行排版，方便阅读。

3.2、对电子文档进行批量分类

在文字档案扫描之前，首先要对文字档案进行基本的分类，否则到电脑中，电子档案将会变得混乱。其次，需要对电子文档进行批量分类。在电脑存储的过程中，需要对电子文档进行重新命名，这样方便电脑查询，提高利用效率。制作数据库，让同一案卷的电子文档进行合并，存储在同一个数据库里，这些都可以通过计算机操作来完成。

3.3、对影印档案进行批量质检审核

扫描档案的过程中，可能会因为档案年限久远，造成影印不清的现象，需要检查该电子文档的质量，发现问题，需要重新扫描，确保档案的实用性。

3.4、对数据采用批量存储技术

由于档案信息在存储过程中一般是将每一个文档作为一个单一的目录存储的，即一般是采用多页压缩的方式进行存储，然后再将这些图像文件压缩到一个统一的文件包中，上传至文件数字档案服务器中。这不但可以明显减少文件数量，而且还能提高文件的管理水平，减少文件碎片的出现。

3.5、对电子数据进行批量识别

数据的批量识别技术主要是OCR识别技术，它可以将分类处理好的图形影像文件进行文本化处理，制作成为文本数据后进行存储，这样便于档案后期管理过程中的快速检索。同时，它还允许识别过程中手工录入对应数据，能够作为自动识别技术的补充，将之存入数据字段中。

4、计算机技术在档案数字化管理中的应用

4.1、目录管理

目录管理是档案数字化管理系统的核心内容，通过目录管理可以对存储于数据库中的目录数据直接进行操作，实现对档案的快速检索和整理，不仅能够满足档案工作的需要，还能提高工作效率。数据库的开放性很强，可以自由地对档案进行更改、增加、删除等操作，而且还为管理者和使用者提供了编码、列表、抽词等多种辅助输入功能，更方便档案的管理工作。而且档案检索功能的实用性较强，具有较高的查准率和查全率，可以为管理员和利用者提供更全而、更快捷高质量的查询服务。此外，还可以实现档案信息的全文存储功能，管理人员通过目录进行管理，把档案的文字信息、视频信息、图像信息等各种信息集成于目录数据中进行管理。当对档案信息进行操作时，可以通过目录数据为检索入口，利用浏览功能实现档案信息的全文检索，包括档案数字化、光盘记录、图像管理等。

4.2、档案数据库管理

当建立了档案数据库后，管理人员应对其进行规范科学的管理。目前，档案信息数据库的管理上还是存在诸多问题，并因此造成某些档案的泄露。为此，管理人员应不断加强对档案的规范化管理。一是在原有管理机制的基础上，完善档案管理机制，严禁泄露。二是在档案信息数据库数据不断扩大发展的情况下，通过开发新的档案管理软件和程序来扩大数据库的信息，实现数据库内容的与时俱进。

4.3、档案管理网络化

应用计算机网络技术实现档案管理网络化，通过通信线路和通信设备，可以对分布于各地的独立的计算机、终端等进行档案管理操作，实现了档案信息的资源共享，很大程度的提高了档案管理工作的效率。

4.4、提高档案信息数据库的安全性

档案数据库系统的安全性十分重要，信息泄露将会导致严重的后果，甚至会危害人民和社会的财产安全。因此，在数据库的管理过程中应该加大数据库的安全系数，使黑客难以窃取其中的重要信息。一是要加强数据库软件本身运行及其的防病毒，黑客的系数，可以运用一些相应的密保软件和防病毒软件等；二是要提高数据库本身的安全性，并且要防止数据库管理者泄露数据库当中的信息。

结束语

综上所述，在科学文化、经济建设事业的飞速发展时代，利用计算机技术进行档案数字化处理，具有成本低、保密性强、查找方便、存储量大、快速检索等优点，是传统手工档案管理无法比拟的，既能够提高档案管理工作的效率，又可以促进档案管理部门正规化、科学化的管理，使其能够更好地服务于国家、社会和个人，促进社会经济的良性发展。

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