浅谈档案现代化管理中存在的问题和解决措施

摘 要：档案现代化管理是档案管理的发展方向。在管理过程中，既要使用先进的管理技术和方法，同时还需要积极的改革管理理念，提升档案管理的水平，增加信息容量，让档案管理能够获得更加广泛的应用。该文通过分析目前档案现代化管理过程中存在的实际问题，有针对性地寻找解决方法，不断提升档案现代化管理工作的质量，促进档案事业发展，为经济社会发展提供有力的保障。

关键词：档案 现代化管理 存在问题 解决措施

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2014）09（a）-0191-01

和传统的档案管理不同，档案现代化管理既要使用先进的管理技术和方法，同时还需要使用先进的管理理念。这就需要在档案管理工作中，充分利用计算机、网络、通信等先进科技和设备，大大提升档案现代化管理工作的效率。科技是档案现代化管理的基础和源泉，而理念的更新和树立是其核心内容。通过对档案现代化管理制度的改革，加强责任管理，科学严谨地开展档案管理工作。档案管理工作的现代化发展是档案事业发展的必然方向，也是经济社会发展的需要。该文通过分析目前档案现代化管理过程中存在的实际问题，有针对性地寻找解决方法，不断提升档案现代化管理工作的质量，促进档案事业发展，为经济社会发展提供有力的保障。

1 档案现代化管理存在的问题

1.1 科技含量不高，档案利用率低下

在科技飞速发展的今天，档案管理工作不再仅是收集、整理、存贮档案资料的过程，其具有专业性和机密性，需要使用科学的管理方式来对档案实现管理和利用，是一个单位蓬勃发展的基础力量。但是目前很多单位并没有真正意识到档案管理的重要性，对于档案的管理多仅限为“藏”的水平，并没有真正达到充分“用”的层次。档案的利用率非常低，信息资源遭受严重浪费，使档案管理工作流于形式，失去了管理的意义和作用。

1.2 档案管理制度存在缺陷

因为单位领导对档案管理认识的不够，不重视档案管理制度的制定和执行，导致了档案管理制度的漏洞比较多。很多的档案管理制度都没有相应的标准来进行约束，档案的编制非常的随意，目录不规范，标准也不统一。致使档案的收集工作很困难，管理也比较难，档案丢失的情况比较严重，单位的档案信息外流。

1.3 信息技术的使用不足

计算机技术的发展非常迅速，不同行业对其利用程度不一。而档案管理事业尤其是基层单位使用计算机来进行信息化管理的程度不够，计算机仅仅是管理的一个工具，使用简单的软件，并没有形成从收集到利用的系统化体系，自动化水平非常低，大部分都是要人工进行检索，因此比较费时费力，也不符合档案现代化管理的基本要求。

2 档案现代化管理的解决措施

在信息化的时代大环境下，档案信息资源是单位发展的基础力量。档案管理是促进单位业务发展的基础工作，所以必须了解和理解档案管理的重要性，对档案管理在单位发展的地位给予重视，提供各类措施来清理阻碍其发展因素，提升档案现代化管理工作的效果和效率。针对档案现代化管理存在的问题，对档案现代化管理公里的顺利开展提出相关建议和措施。

2.1 注重科学管理，正确看待档案管理工作

档案管理作为一项信息资源管理工作，对于单位在信息时代中的快速发展所起到的巨大作用是不可估量的。因此单位领导必须重视起档案管理工作，加大对档案管理工作的关注力度和精力投入，积极引进高素质专业人才，实施科学管理措施，提高档案管理工作的现代化水平。

2.2 健全档案管理制度

建立档案工作制度必须遵循以下要求：第一，规章制度要体现合理性、科学性。必须根据单位和档案管理实际情况，依据国家相关法律法规，建立起来的规章制度，以适应单位档案管理的需要。第二，简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。第三，坚持制度约束的双向性。做到既约束领导，又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。第四，坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到功过分明，充分体现制度的权威性。

2.3 强化计算机技术运用，实现档案管理网络化档案利用现代化

网络技术与计算机技术的飞速发展，指纹与语音识别技术的广泛应用，密码技术的深化发展，使档案文件安全性得到有效的保障。同时，随着电子文件签署技术的发展与应用，可对档案电子文件资料信息的真伪进行认定与识别，为保障档案管理中电子档案文件的真实可靠性提供了保障。同时，运用网络化的档案管理方法，可实现档案信息的网络传输，而且传输的成本低、速度快，网络传输的档案信息不走样。网络化的档案管理方法是实现档案信息化管理的必经途径。

保管档案的目的是在于利用，随着档案管理信息化的发展，以数字化，网络化手段提供优质高效的档案信息服务，已经成为档案工作的方向和重点，未来的档案馆是一种以电子计算机的通讯网络联系起来的档案馆的集合，它将使档案馆走出自我封闭，从有限开放到全面开放，为社会各界提供最快、最新、最准确的档案信息服务。

2.4 现代化人才的培养

档案管理工作不仅仅是单位发展的基础，在社会大环境中也扮演着非常重要的角色。在现今条件下，档案管理工作的重点应该是集中在数字化、网络化和信息化建设上，这些内容都需要先进的现代化人才来作为依托，因此加强对现代化人才的培养，引入高新技术人才，对档案管理工作人员的知识结构进行调整，加强档案管理专业化人才的培养，是非常重要的工作。要尽快培养既懂专业知识，又懂信息技术，具有综合工作能力的信息专业人才和新型的高层次管理人才。

档案管理的现代化就是应用现代管理的理论、方法，对档案和档案工作实现科学管理，提高工作效率和效益，以满足社会政治、经济、文化发展对档案管理工作的要求。档案管理工作在信息化时代下，档案管理信息利用要求非常高，需要对档案管理有非常明确的认识和了解，采取科学的管理制度，制定相应的管理规范，加强人员素质建设，提升档案管理的科技含量，实现档案现代化管理。这就需要广大的档案工作者积极开拓，以先进的管理技术和现代化的手段科学管理档案，迅速准确而有效的为社会现代化建设服务。

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