浅谈高校学生档案信息化管理

档案，作为个人经历的信息载体，在当今社会已越来越受到人们的重视。而大学是个人档案形成的最重要时期之一，高校学生档案记载着大学生在校期间学习、表现、能力等信息，是反映学生在校期间学习状况、日常表现、思想动态等情况的最重要资料，是学生综合素质的体现，是大学生毕业之后用人单位审核的重要参考和组织选拔、任用、考核的重要依据。因此，在新形势下，提高高校学生档案管理的水平，促进学生档案管理的现代化发展，实现高效、便捷的管理模式，对于高校教育体制改革和就业制度改革来说都有着十分重要的意义。

一、高校学生档案的重要性

档案是学生在校期间学习成绩、思想动态、日常表现的重要体现。从新生入学起，每个学生就带着其高中档案来到大学，新生辅导员可以通过查阅学生个人高中档案了解其高中表现和特长，从而制定科学合理的培养计划，有针对性地对每个学生进行妥善的教育和管理。在开始大学生活之后，便逐渐形成大学期间的档案，如：新生入学登记表、学生学籍卡、奖惩材料等。这些材料构成了学生档案的主要内容，学生毕业之后，走到就业岗位，用人单位就会通过这些资料来对学生进行综合的评价和考核，从而筛选出最优秀最合适的人才。因此，大学期间的档案对于学生就业来讲是至关重要的一个部分。

二、高校学生档案信息化管理的意义

计算机与互联网技术的飞速发展以及国际网络化建设的普及，逐渐将人们的生活、工作带入信息化时代，就档案工作来讲，现在有越来越多的电子文件产生，而这些电子文件有很大一部分有非常重要的意义，所以就产生了电子档案。电子档案具有接收方便、归档及时、齐全、体积小、容量大等特点。对高校学生档案进行信息化管理，对每个学生进行编号、扫描入库，每个学生都有自己的信息库，这样，既方便我们查找实物档案，也可以实现信息共享，让相关部门及时了解学生情况，从而提高工作效率，同时，不断对信息库内的信息进行及时的更新，保证了学生档案的完整性。建立毕业生档案派遣信息库，保证无论何时都能准确找到毕业生档案派遣具体地址，让学生了解自己的档案去向。

三、如何加强高校学生档案的信息化管理

信息化时代既要有信息化的文件也要有信息化的管理，从高校学生档案管理的角度来看，学生档案中主要包括新生入学登记表、学生学籍卡、奖惩材料等，由于目前各个高校信息化发展水平不均、各个高校管理上的差异，以及整个社会电子信息发展现状和人们对档案的传统观念等原因，现在要实现以电子文件完全替代纸质文件是不可能的，但是，我们可以通过信息化的管理来保证学生档案的完整性和高效的利用。

（1）配备适当的设备与专门人员，保证学生档案的完整性和一致性。首先，既然是信息化管理就应该配备适当的信息化设备和管理系统，必要的硬件与软件是进行高校学生档案信息化管理的必要前提。其次，还要设置专门人员进行信息化管理，从学生入学之初，即对每个学生建立学生个人档案信息库，将个人基本信息及其入学时高中档案中所包含材料目录录入系统中，从最开始就做好学生档案信息存储工作。最后，各高校要根据自身学校要求与规定确定学生档案应有材料内容，在学生学习期间随着档案材料的不断增加，同步更新学生档案信息库，保证每个学生档案材料内容目录与信息库中信息的一致性，同时对个别特殊情况进行及时准确的备注。

（2）完善学校网络系统，真正实现资源共享。要做好全校的网络信息化，真正实现对学生档案高效充分的利用就必须完善整个学校的网络系统，让与学生档案相关的所有部门和相关责任人都能够及时掌握和利用信息库中的信息来进行各项工作，真正地实现资源共享。目前各高校中对在校学生档案进行管理的一般都是学生处（科）或档案馆（科），由于不是对学生进行直接管理，所以在学生的日常学习生活中会有很多问题了解得不及时、不充分，因此必须发挥利用好各个学院的力量，各个学院根据学生在校平时归入的各种材料，及时录入相关信息数据。学生毕业时，再由相关部门分别录入学生综合信息、学习成绩、奖惩信息等，从而形成大学生在校几年一个完整的、准确的信息数据库。

（3）好学生毕业后个人档案的相关管理工作。学生毕业后，其档案由各个学校档案负责部门根据学生就业情况发往各个就业单位或打回生源地，虽说档案派遣之后就与学校无关，但现在很多学生不重视档案，在毕业许多年之后突然需要使用档案时才想起要问学校自己的档案在哪里，因此，做好毕业生档案派遣的信息化管理同样非常重要。在学生毕业之前，一方面应对即将毕业的大学生提前进行档案教育，增强个人档案意识。另一方面，将所有毕业生档案的派遣信息准确无误地录入系统之中，并对学生开放，方便学生自己查询个人档案去向。

从目前社会发展趋势看，信息化已经越来越重要，高校学生档案的管理也正在逐步走入信息时代，所以，对高校学生档案的信息化管理模式的不断探索仍是我们继续努力的方向。