挖掘Word深层技巧

很多文章介绍过Word的使用技巧，大部分的技巧我们也都耳熟能详，比如：文档加密和保护技巧，快捷键使用技巧等等。对于大部分的办公一族，这些基本上已经能够满足日常工作的需要，但是学无止境，相信Word还有很多使用技巧还没有被利用到，有些需要我们去发掘，也有些已经发掘但尚未普及的需要我们去宣传，毕竟高效省时的办公效率为社会节约不少的资源。今天我也想写写Word的几则小技巧，这些技巧可能对某些人来讲还不是很常用，希望看过文章之后能给你带来一点启发。

一、常用词语轻巧设定

办公族的工作其实还是比较枯燥的，甚至连处理文档的时候经常出现的词语都是固定的，比如：单位或部门的名称、常用的词语等，如果每次都直接输入，很浪费时间，就算复制粘贴，也是比较麻烦的。但是如果能把这些词语做成快捷键，那就方便多了，执行“插入”菜单下的“自动图文集”命令，出现图1的对话框，在文本框中输入一个常用的词语，例如“沈阳XXXX有限公司”回车后“关闭”该对话框；再执行“工具”菜单下“自定义”命令，出现图2的对话框，切换到“命令”选项，按下“键盘”按钮，出现自定义键盘对话框(图3)，在左侧的“类别”中选择“自动图文集”，在右侧的“命令”中选择刚刚输入的“沈阳XXXX有限公司”，在“请按新快捷键”中输入这个词语对应的快捷键AIt+A(注意：该快捷键不能和内定的快捷键重复)，然后按下“指定”按钮再关闭即可，这样以后如果需要输入“沈阳XXXX有限公司”，只要按下AIt+A就可以，是不是省时又省力?

二、自动滚屏省时省力

一个篇幅很长的文档，只需要浏览一下知道大概的内容，如果一直滑动鼠标会觉得肩膀很累。这时候如果屏幕能自动滚动那该多好啊I其实这个想法不是天方夜谭，完全是可以实现的。首先，运行工具栏“工具”下的“自定义”，切换到“命令”选项，在左侧“类型”中单击“工具”，在右侧的“命令”中找到“自动滚动”(如图4)，将其拖动到工具栏即可，以后在使用的时候，只要一点击“自动滚动”就可以实现屏幕平滑滚动，如果想停止滚动只要再点一下鼠标就行了。

三、特殊字符输入不难

经常会在处理文档的时候遇到特殊字符，虽然Word本身有很多特殊字符，我们可以通过“插入”“符号”来找一些常用的字符，但是有些特殊字符，是“符号”里面没有的，比如图5中这样的汉字，这就需要用到“中文版式”菜单中的“带圈字符”，我们可以先输入字符，再选择要加圈的字符，点击工具栏的“格式”菜单下的“中文版式”“带圈字符”命令，这里分别有四种圈符号可以选择。需要注意的是，我们在选择样式的时候要选择第三个“增大圈号”的那个选项(如图6)，这样才能保证文字不会变小，而且如果需要加圈的文字要比其他文字大的话，一定要先设置字体大小然后再加圈，否则设置之后再增大字体就会出现图7的效果，文字会超出圈的范围。

其实“中文版式”中还有其他的功能(如图8)，对我们平时的工作也有一定的帮助，这里我就不一一详述了，感兴趣的朋友不妨自己研究一下。

四、快捷键轻轻松记

为了方便操作，Word中有很多快捷键，比如“保存”、“加粗”等。如果快捷键应用得好，工作效率会提高很多，但是如果靠死记硬背记忆这些快捷键，可能效果并不会太好。如果能够在日常应用中一点点地记，效果就会好很多。要实现这个功能，只要我们让快捷键显示在相关的操作中，比如将鼠标放在“保存”上，就会在鼠标箭头下显示出它的快捷键，久而久之，每次操作的快捷键就印在我们的脑海中了，以后就不用靠鼠标点击去操作，只用快捷键就可以了，这个方法尤其适用于那些接触Word时间不是太久的新手。那么到底该怎么做呢?点击“工具”菜单的“自定义”，切换到“选项”命令，将“在屏幕提示中显示快捷键”前面的钩挑上(如图9)，就这么简单！

五、多篇文档同时转换

出于工作需要，不同格式文件相互转换也会经常遇到。如果需要转换的文档很少，那也就无所谓了，如果同时转换多篇文档，就要开动脑筋想想办法了，否则你可就有的忙了。下面就以将多篇文本文件一次转换为Word文件为例，具体说说操作过程。

首先将需要转换的文件放在同一个文件夹中，然后运行Word，单击“文件”菜单下“新建”命令，在文档右侧出现的选项中选择“通用模板”，就会出现“模板”对话框。再单击“转换向导”图标后“确定”，就会出现“转换向导”(如果你的office没有这个功能，系统会提示安装)。然后根据向导提示选择“将其他文件格式转换为Word文档”(如图10)，后面的操作按照提示一步步进行即可。转换完成后，我们就会看到原来的文本文件已经全部转换为Word文件。同理，如果前面选择“将Word文档格式转换为其他文件格式”，操作也是一样的，不论需要转换的文件有多少，都可以一次搞定。

六、查找着换另类用法

查找替换我们都不陌生，大家都知道用它来查找或者替换，其实它的功能远远不止这些，我们还可以利用替换设置文章殊词语的字体。如果一篇文章中为了突出某个词语，需要将这个词语设置特殊的字体和字号颜色等，很多人可能会采用格式刷，但是这样一来容易遗漏，二来如果词语出现次数过多可能要很长时间，也许有人会说，那就复制招贴吧，还不是一样浪费时间?最好的办法就是采用替换功能，按下Ctrl＋F快捷键，出现“查找和替换”对话框，切换到“替换”选项，在“查找内容”和“替换为”都输入需要设置的词语，点击“高级”按钮，再点击“格式”按钮，然后就可以设置字体了，效果如图们。

七、论文摘要自动编写

写论文的时候一般都要求有摘要，如果你的文章是使用Word编辑的，那你不妨试试让Word自动编写摘要，以节省你的时间和精力。自动编写摘要功能可以自动概括文档要点，再将这些要点集中到一起形成摘要。

单击“工具”下的“自动编写摘要”命令，就会出现“自动编写摘要”对话框，其中摘要的类型有：突出显示要点、在文档顶端插入摘要或摘录文字、新建一篇文档并将摘要置于其中、在不退出原文档的情况下隐藏除摘要以外的其他内容四种类型，我们可以根据需要选择适合自己的类型，并根据要求设置好摘要的长度，以突出显示要点为例，就会形成图12的摘要。

如果对Word自动生成的摘要不太满意，只需撤消重新设置直到满意为止。当然，Word自动编写摘要功能是通过统计来确定文档要点的，它不能完全取代人的思维，所以在完成后我们要做一些适当的修改、补充，以保证其准确性，但是修改的过程一定会比自己写一篇摘要节省很多时间，因此还是很实用的。

Word的使用技巧数之不尽，这里只是提到一些容易被大家忽视的7个技巧，希望能对你有所帮助。无论是学习还是工作，都需要讲究方法，如果你有好的方法一定不要保留，拿出来大家分享吧!