浅谈宁常高速公路档案管理工作

摘要：高速公路建设项目档案管理，对确保高速公路建设项目完整、准确、有效和系统利用，为工程建设、使用、扩建和养护服务非常重要。如何从工程一开始就重视档案管理，加强建设过程中的控制管理与工程同步积累、整理、形成档案材料，在工程竣工同时汇总、移交、验收、归档备查是一个重要课题。

关键词：档案工作过程控制规范管理

一、工程概况与档案验收鉴定：

宁常高速公路宁常高速公路是江苏省高速公路网“五纵九横五联”的重要组成部分，2007年10月建成通车，起于宁杭高速公路南京市溧水桂庄枢纽，接在建的宁杭高速公路桂庄枢纽，向东经溧水、句容、金坛、武进，止于常州武进区鸣凰镇东南，与在建的南京至太仓高速公路常州至江阴段相接，并与沪宁高速相交。全长 87.259公里。常州段境内全长59.849公里。宁常高速公路全线采用平原微丘区高速公路标准，双向六车道，路基宽度35m，计算行车速度120Km/h，设计菏载标准汽－超20，挂车-120。平曲线最小半径5500m，最小凸型竖曲线半径2000m，最小凹型竖曲线12000m，最大纵坡2%，最短坡长 420m。主要工点地震基本烈度为Ⅶ度，地震锋值加速度为0.10g。设计洪水频率特大桥1/300，其余1/100。宁常高速公路常州段WJ2、WJ3标路线通过区的地貌单元为太湖堆积高亢平原分区与湖浅水湖沼洼地，地势平坦，略有起伏，局部地段地势低洼，网状水系发育。在常州境内设立薛埠、金坛西、金坛东、成章、鸣凰西等五个互通口。全线设立两大服务区：茅山服务区和湖服务区。

本人在宁常高速公路从事档案管理工作，我把这一重要工作作为组织上对我的信任，自己感到人生道路上这也是一次难得的锻炼和提高机会，因此，我依靠领导支持和基层的帮助，积极努力，认真探索，自始至终精心操作和办理。最终，按省高速公路指挥部、省档案馆的规定要求圆满完成，整理、汇总、分类、编制出宁常高速公路档案资料。

2007年8月，交通部档案馆，江苏省档案局，江苏省交通厅联合组成项目竣工档案专项验收组对宁常高速公路常州段（三期）工程项目竣工档案进行了专项验收，验收组分别听取了南京、无锡、常州高速公路建设指挥部工程项目档案管理工作的情况汇报后，验收组专门对常州市高指档案资料进行了全面查阅检查。验收结束，验收组意见：（华建监理组）工程项目竣工档案全面反映了工程建设的实际状况，档案管理规范、手段科学、在全国高速公路建设项目档案管理中达到先进水平，一致同意宁常高速公路江苏段（三期）工程项目竣工档案通过专项验收。

二、建立档案管理体制与规范制度办法

宁常高速公路自开工建设，我部就围绕“生态、环保、景观、旅游”的总体工程要求和“建一流档案”的目标，并制定了一套完整、系统的档案管理办法，从开工起即认真做好各项档案管理工作，具体情况如下：

（A）建立健全档案管理体制，做到上、下重视，组织落实。

宁常高速公路项目开工之初，即按照上级有关要求，成立了档案管理工作领导小组，由市高指常务副总指挥任组长，综合处处长和项目总监任副组长，指挥部科室负责人及驻地监理组长、项目经理为成员；组织、协调、指导和监督指挥部各部门及各监理、施工单位按照有关要求做好工程原始资料的收集、归档；建立起由指挥部、项目办、监理、施工单位组成的专（兼）职档案管理网络，平时不间断地由指挥部综合处联合项目办对施工、监理单位的档案管理工作进行督促和检查，并提出整改意见。

（B）以市高指下属宁常高速公路来说，由宁常项目办统一管理档案工作，实行总监负责制，全面负责工程档案的形成、收集、积累，及时根据工程进度对各个阶段的资料提出归档要求，配备了适应现阶段工作需要的专（兼）职档案工作人员，

（C）建立健全各项档案管理规章制度。

为规范项目档案管理，确保档案完整、准确、系统和有效利用。在省交通厅、省高指、省档案局联合下发的苏交办（2000）41号《关于印发〈江苏省高速公路建设项目档案管理规范〉的通知》的基础上，我部特制定了《工程交工资料整理办法》，对原始件的形成、收集、整理提出了明确具体的要求，使资料管理工作从一开始即走向正轨。

三、实施过程中的基本做法：

1.制订统一表格：

为统一全线工程表格的使用，根据“二级监理”新模式的具体情况、具体要求，对原省高指《国道主干线（江苏线）高速公路工程项目监理基本表格用表说明》41种表式进行统一修改和补充完善，制定了《宁常高速公路工程项目基本表格及用表说明》印发给各施工、监理单位遵照执行。

2.进行专（兼）职档案人员培训：

为提高档案管理人员工作水平，指挥部首先经常组织档案资料员学习有关档案管理规范，提高业务水平，并聘请省、市档案管理专家专门进行业务指导，并且先后两次专门组织施工、监理档案人员到宁杭高速公路档案室进行参观和学习，吸取先进经验。然后回来结合省高指文件及宁常路自身实际从下部基础，左右构造，由下而上进行档案分类、编号及上、下协调实施，进行明确统一。

3.加强实施过程中的检查、监督：

高速公路档案面广量大，内容繁杂，如果不从一开始就按照省高指文件要求实施，今后如果要返工或重做，后果不堪设想。为此，我们特别注意开始阶段的档案资料收集、整理工作，我们先让施工单位进行资料的收集、汇总、完善工作，全部按大类划分好，做到各类资料不缺失。针对施工单位不熟悉资料归档内容，又组织了施工单位去档案室学习一期工程项目档案，做到心中有数。

4.实行奖优罚劣办法：

我部按工程建设合同要求，将工程文件编制和整理工作列入阶段性目标考核，并采取奖惩措施，以此保证各施工、监理单位高度重视档案工作。在进行单位、分部、分项工程评定的同时，对验收归档文件材料的完整程度与整理质量进行考核，资料不全的给予扣分，资料及档案工作优劣纳入“优质优价、优监优酬”作为考核重要内容，档案工作的好坏还直接影响施工、监理单位评奖等级和奖金数额。工程进行了一个阶段后，指挥部邀请省、市档案专家、组织全线范围的资料专项大检查，对检查中发现的问题，及时督促各单位限期整改。

在整个工程实施过程中，我们进行了十五次大检查，每次都引起各单位主要负责人对档案工作的高度重视，因此，档案经费、设施和设备得到充分保障。各施工、监理单位均能设立档案室，投入资金购买档案柜、计算机、激光打印机、摄像机、照相机等设施，满足档案室存放要求，确保档案保护安全无隐患。

5.重视档案的后期工作：

为了保证档案的装订质量，我们与省档案局、省高指保持经常联系，及时向省、市档案局等有关单位购置档案用品，聘请专业装订人员，对全线档案资料进行统一装订，提高了档案资料的装订质量，做到了整齐划一，外观精美。

6.引进档案软件的科学化管理：

宁杭高速公路在档案资料整理过程中，根据省档案局和我市档案局的指导，引进了省档案局开发的永乐文档一体化通用软件系统化管理，所有卷内目录和分类目录均输入计算机进行统一管理，为以后的查找和应用提供了极大的方便，也提高了档案管理的现代化水平。

四、对高速公路档案工作的几点体会和认识

1.树立高度责任性，自身先搞清内容规范

我省、市高速公指挥部十分重视高速公路建设项目档案工作，并专门汇编了一本《江苏省高速公路建设项目档案管理规范》，规定的质量标准、管理办法、分类规则、目录编号、图表式样等就达10余万字，例如档案分类就分：综合类、工程设计类、施工类、监理类、决算类、竣工类、工程科研类7个大类。又如工程设计类它又分：勘案设计、总体设计、初步设计、技术设计、施工图设计、变更设计、现场绿化设计、通用图设计、设计计算、设计鉴定及审批等11项。整个建设项目档案共分十四类，471项内容，可见内容繁多，分类极细，且要求很高。

当我接受这项档案管理工作时，深感责任很重，压力很大，古训曰：“天下无难事，只要肯用心”。因此我树立高度的事业心和责任心。首先自已认真阅读管理办法、管理规范，弄清档案案卷质量标准、档案分类编号规则、文件材料归档范围及保管期限等基础内容，参加由省高指和省档案局组织的档案管理培训讲座，对于概念不清晰的问题就直接向省高指韩以谦教授求证，虚心向本单位搞过档案工作的老同志讨教，向档案管理先进单位学习，本着学中干，干中学，并下定要搞好这项工作的决心，努力按省高指要求“建一流高速工程，创一流工程档案”的目标去奋斗。

2.抓好重点环节，加强过程控制

、高度重视原始资料的收集与保管

工程技术资料档案与法规案件发生之后一样，原始凭证、原始资料极为重要，如原材进场时的“材料质量鉴定书”，监理工程师隐蔽工程验收签认单等。又如工程设计变更，必须要有设计单位原始设计资料，而实际工作实施过程中，承包人需要不断完善变更资料，时间久了，可能一整本原件全部变成复印资料；可能变更立项是原件，等到变更报审时都成为复印件。这样，档案资料验收时，专家们就会提出质疑，怀疑档案资料的真实性。

我们从实践中进行总结经验，确定按照谁组卷，谁负责保存原始件的原则，由组卷部门负责保存。以中期计量为例，因为最终是由监理组组卷，故中期计量的原始件完全由监理组保存，这样一旦追究责任，很容易查清楚。

、档案人员不能常更换，内容缺乏及时补办

在宁常高速公路实施过程中，有的项目经理部因工作需要常更换档案资料员，一项大的工程档案资料从开始熟悉到熟练很不容易，随便更换档案管理人员，新、老交换过程中，新的同志不熟悉，老的同志又不再参与管理，这就容易造成脱节，部分资料收集不及时、汇总就容易造成缺失。所以在整个工程进程中我们要求不能随意更换档案管理人员，避免此类问题的发生。

、提前集中整理，不符合规范可早补正

为了宁常高速公路常州段档案资料能按省高指下达的档案管理规范和质量标准进行管理，市高指要求我们提前半年把各标段和设计、监理部门的档案资料员集中起来进行档案整理，先重温省、市高指下达的各项档案管理文件，组织单位互相对照文件、规范和标准进行检查、对照，互查各单位的档案资料是否完善、缺欠，特别是是否有原则性错误之处，然后把各项问题表列出来，再由各标段要求单位及时进行更正，补充和充实或返工。并做到谁组卷、谁负责。如果不在竣工前结束资料整理，经过了一年的缺陷责任期，施工单位人去楼空，这就会给后续资料完善工作造成了困难。

、要克服档案资料管理中的几个常见问题

1、中间检验单或者工程检验认可书的日期，应是（驻地）监理工程师签认的日期，而不是承包人报验的日期。

2、签字一直是交（竣）工资料验收时的重点，一些项目监理、总工、监理组长日常比较繁忙，签字往往不是本人亲自签认，而是由资料员专人代签，有时候就出现几种笔迹，严格来讲，这就是假资料，不符合档案资料的规范性、真实性原则，因此，一些重要的材料，责令返工让当事者亲签，因为涉及到责任问题。有些施工单位的工程检验认可书，责任者居然还是施工单位本身，这是不熟悉规范造成的。责任者指文件材料的直接编辑部门，而不是负责归档的部门。

3、在工程实施过程中，有时出现变换项目经理、总工以及桥梁、结构工程师等情况，我们要求办理人员变更手续，这样，在以后备考表中可以注明相关调整情况，以及相关人员签字的权力范围，做到签字有依据，也避免越权签字的情况发生。

4、规范上明确要求案卷内文件字迹清晰、端正，图面整洁，但实际操作时候很困难。特别是案卷题名使用激光打印后，存放没有问题，但经过一系列的检查（搬动、翻看）后，部分题名会出现模糊现象，有的就必须返工重做，这主要是卷皮材质与激光打印机存在不配套的问题，今后需要事先进行检验。

结束语

“横视须临德识镜，纵游还仗实践舟”。我从事宁常高速公路档案管理工作几年来，深深感到：档案管理工作与社会上其他任何工作一样，一开始总会感到烦重、困难、曲折。但只要重视档案管理工作，按照上级文件要求，加强过程中的严格控制和管理就能做好这项工作，正如有位哲人说的，“人活着，总会感到有压力，这并非坏事，要正确对待，把压力变成动力”；“在人生事业在中，失败是‘磨刀石’，善于总结经验就是取得成功的法宝”。这确实也是我从宁常高速公路档案管理工作最深体会。