浅谈如何做好实物档案管理工作

摘要：实物档案的种类很多，不同性质的单位形成的实物档案种类不尽相同，但是他们都有一个共同的特点―载体形态各异，正是由于这一特点，造成实物档案管理的混乱。在明确实物档案保管特点的基础上，应采取相应的手段和措施，对己有的实物档案进行妥善有效的保管。

关键词：实物档案 档案特征档案管理

农村公路管理站的实物档案由于其自身的特点，在保管上一直很难统一，常此以往，不仅对实物档案的保护不利，而且还严重影响实物档案的提供利用。这己成为档案部门必须面对而且亟待解决的实际问题。但在实践中，目前我国绝大多数档案馆还没有形成规范的实物档案保管操作规程，也尚不具备纯熟的保管技术和方法，很大程度上还依附于现有的纸质档案保管方式，导致许多珍贵的实物档案得不到有效保护，甚至部分濒临损坏。克山县农村公路管理站的实物档案形态各异，且品种复杂，没有统一的规格。为此，研究如何对各种形式的实物档案进行切实有效的保护，就显得尤为必要。

实物档案没有纸质档案在形成时间上的周期性规律，没有胶片档案在载体尺寸上相对固定的规格，也没有声像档案那样既定的载体材料。这使得档案的收集保管变得更为复杂，需要档案工作者做到主动式的收集和对各种载体全方位的技术保护。从管理环节的操作规程和技术乎段的角度，可以说实物档案的管理开辟了一种全新的档案管理模式。因此，克山县农村公路管理站的档案工作进行进一步的研究探讨很有必要。

实物档案有别于现有主流档案的特性，必然会给保管工作带来许多新的问题。相对成熟的纸质档案、声像档案等载体和信息的保护方法并不一定适用于实物档案，为此准确把握实物档案保管的特殊性是进一步对其进行合理妥善保管的前提。由实物档案的定义可知，奖牌、证书等形式的实物档案是反映某一单位或部门所取得工作成绩的物品，而成果的取得是不以人的主观意志为转移的，也不具有时间或主体上的规律性。因而档案部门无法预知哪些单位在哪个时段会产生实物档案，很难及时准确地收集到所需档案，给整理保管和利用带来了极大不便。多种多样实物档案的载体各异，不仅给档案的分类带来不便，而目严重威胁到档案库房的保管空间。一件实物档案，小可以是一枚徽章，大则可以是一幅牌匾，相对于现有的档案库房而言，这些实物档案所需的空间大大超出了普通库房的承受能力。随着越来越多的实物档案被征集进馆，保存空间的拮据必将影响到整个保管工作的开展。

为了便于用户利用，无论是纸质档案、声像档案还是电了档案通常清况下在保存档案原件的同时，相关部门还保留有一定的档案备份件。而对于实物档案制作备份却有所不便:一方面，要逼真地展现档案原件，在档案的外型、色彩、工艺等方面对复制技术的要求较高，复制难度较大;另一方面，复制件所占有的空间将增大对档案保管环境的压力。因此，实物档案的实体备份并不能有效地解决档案长期保存的问题。

实物档案的载体形态各异，材料多样，大小不一，其载体形态可由玻璃、金属、布料、塑料等多种材料构成，并目载体上的信息内容有镀金油漆、墨汁等多种表现形式。上述各类材料要求不同的保存环境和保管方式，统一载体也可能由于信息表现手法的不同而在保管要求上各有侧重。而现今对纸质档案的保管技术显然是不适合或不能满足各种样式的实物档案的保管需要，保管技术的不成熟成为制约实物档案保管工作发展的一个瓶颈。如何使克山县农村公路管理站档案管理工作的切实有效进行？

加快相应的规范和体制建设，构建实物档案保管的标准体系。依据现代化的工作流程理念，要切实加强实物档案的保管必须做到规范先行，以明确的管理和操作规定来统一各职能部门的相关工作，夯实整个保管工作基础。从现阶段实物档案保管的实际来看，首先必须完善收集标准规范。由于实物档案概念外延的模糊性，导致档案馆盲目地扩大馆藏，给保管工作带来极大的负担。对此，有必要以标准和规范的形式明确实物档案的收集范围，在兼顾馆藏和保管条件的前提下，立足现有资源最高效率地维护实物档案的完整与安全。其次，加强实物档案保管技术规范的建立。在理论研究的基础上，尽快建立保护技术的相关标准是指导日前实物档案保护工作的关键。载体的特性决定实物档案的保护不能再沿用纸质档案的技术方法。实物档案载体本身的多样性无疑加大了相关技术标准制定的难度，并在事实上己成为档案工作者当前面临的亟待解决的一个重要问题。

由于实物档案载体材料复杂且形态大小不一，给档案管理带来诸多不便。实物档案应该进行科学分类。分类的标准多种多样，可根据归档单位、档案反映的信息将其分为不同的类别。但从延长档案寿命的角度而言，将统一载体的档案材料的档案归为一类较为合理，这也是在档案部门实际管理中较为普遍的分类方法。强化管理站档案相关人员的保护意识，提高保管人员的业务素质。由管理站档案工作人员和利用者共同构成的主体一直以来都是左右档案安全保管的根本性因素，对档案的“生死存亡”起主导作用，当然实物档案的保管也不例外。为此，有必要强化相关人员的保护意识。它要求档案工作人员在对档案进行日常维护和操作处理的过程中，时刻注意对实物本身的保护，严格遵守相关的制度规范和操作流程，不得随意或擅自对档案进行违规或不正当的处置。

参考文献：

1.段振强.为实物档案定个位.比京档案，2006（1）

2.王世强.谈谈实物档案的管理.兰台世界.

3.张玲.试论档案保管工作中的保密和利用.海南档案. 2007.(3).