机关档案管理依法治档之我见

摘要：机关档案室是一个部门发展的真实记录。档案工作是搞好机关部门的重要基础工作，也是衡量机关部门管理工作水平高低的标志。随着档案事业的不断发展，贯彻落实《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》与《广东省档案管理办法》，建立和管理好机关档案，并促使机关档案工作纳入规范化、制度化、科学化管理轨道，不断提高档案管理的整体水平，有着重要的意义和作用。当前，机关档案工作存在依法治档意识不强、档案管理制度不完善等问题。要推进依法治档，机关部门必须加大依法治档力度、加强队伍建设及明确档案管理的根本目的在于利用等工作，档案管理才能真正做到有法可依、有法必依、执法必严。

关键词：机关部门；档案管理；依法治档

一、机关档案工作存在的主要问题

（一）依法治档意识不强

依法治档是档案管理和发展的必由之路。机关人员对档案法律、法规的认知度很小，不少人还不知道有《中华人民共和国档案法》，不清楚档案法明确规定的档案部门的职责、任务。不懂得档案管理利用的重要性，不知道档案对社会、政治、经济的重要作用，更不知道违反档案法规所要承担的责任，因此导致在实际工作中违犯档案法的情况严重存在，如，不按规定归档，不按期移交档案，导致档案丢失、被盗、损坏的情况时有发生，影响了机关档案的完整与安全，严重的会对机关各项事业造成不可弥补的损失。

（二）档案管理制度不完善

档案约束机制不健全，部分机关部门没有把档案业绩列入岗位目标责任制考核管理，监督管理没有力度。部分档案法规、规章及规范性文件存在“老化”情况，已不适应档案事业发展需要，亟需修改完善。随着改革开放和市场经济的深入发展，档案工作“产业化”，档案中介服务机构走进机关部门中，一些工作亟需的档案法规、规章及规范性文件还没有制定出来。

（三）档案队伍不稳定

在不少机关部门，档案工作缺少奖惩激励机制，所以频繁调整的现象较为普通，此外，档案管理员掌握的专业知识较少，档案人员身兼数职。

二、机关推进依法治档的对策和措施

档案工作中存在的这些问题应以重视、排除和解决。所以，在档案管理工作中，如何确实做到依法治档，我认为应从以下几方面考虑。

（一）加大依法治档力度

由于档案工作包括在各项工作之中，档案的作用容易被忽略。随着经济社会的发展，档案作为一种管理手段，一种信息资源，在经济社会发展中越来越重要，社会需求将越来越大，档案工作的作用越来越明显。任何一项工作都离不开档案，而且它具有不可替代的作用。作为领导来讲，确实应该抓大事、抓重点工作，但这些工作都离不开档案，档案工作是基础工作，是机关部门工作的重要组成部分，不应被忽视。要真正解决档案工作出现的种种问题。领导对档案工作是否有较高的认识，是否具有较强的的档案意识决定着档案工作的地位。

东莞市城市综合管理局领导高度重视档案工作，把档案管理作为提高工作效率和工作质量的一项重要内容来抓。2011年，东莞市城市综合管理局根据国家《档案法》和《广东省档案条例》，补充完善了东莞市城市综合管理局《档案工作管理规定》、《档案员岗位责任制》、《档案借阅利用制度》、《档案库房管理制度》等规章制度，并将制度的落实情况纳入档案管理人员岗位责任考核范畴，对各镇（街）公用事业服务中心也增加了“档案管理”的考评内容，与其它业务工作一起部署、一起检查、一起考核，进一步规范了档案工作行为，使依法治档工作纳入了法制化的管理轨道。

（二）进一步健全完善档案工作制度

法制化是做好档案管理工作的基础，要做好档案管理工作就必须以依法治档为根本，实现档案管理制度化。档案管理设备的现代化，档案种类和载体的多样化，决定了档案管理方法要不断改革。只有坚持与时俱进，才能适应新形势，开创档案管理工作的新局面。档案事业的发展，必须坚持走依法治档的道路。只有实现档案管理的制度化，档案管理工作才能发挥应有的作用。为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为社会主义现代化建设服务，《中华人民共和国档案法》应运而生，经过25年的发展，为我国档案管理工作的发展打下坚实的基础。然而，新的形势对档案管理工作提出了更高的要求，这就要求各地要充分利用地方的立法权限，建立一整套有地方特色的档案法律法规，各机关部门要进一步完善规范的档案法规体系。

东莞市城市综合管理局建立健全档案管理的各项规章制度，建设一支有分管领导、专职档案员组成的档案管理队伍，切实做到责任到位，制度落实，确保本机关档案管理工作正常开展。进一步加强对档案法律法规和档案知识的宣传，提高档案管理的法律意识，进而加快依法治档步伐。根据《关于印发东莞市城市综合管理局主要职责内设机构和人员编制规定的通知》（东机编〔2010〕33号）精神，东莞市城市综合管理局调整了《档案分类编号方案》和《文件材料归档范围及文书档案保管期限表》，并及时报送东莞市档案局审查备案，进一步完善了档案管理制度。

（三）加强队伍建设，提高管理人员素质

档案管理工作水平的高低，人是决定因素。担任专（兼） 职档案管理员应具有高度政治责任感、坚定的服务思想和良好的服务态度、热爱档案事业、甘于奉献。未设专职档案员的应适当减少兼职档案员的其他工作，使其能抽出更多精力钻研、从事档案工作。

东莞市城市综合管理局通过多种渠道有目的地对档案人员进行档案业务知识培训，加强档案管理基础教育，拓宽档案管理人员的知识领域，提高工作技能。通过严格的培训，使档案人员的业务行为规范化，并能不断适应本职及未来发展的岗位技能需要。领导的关心和支持，为东莞市城市综合管理局档案管理事业的发展创造了良好的条件，使档案工作者倍受鼓舞，保证档案事业的持续发展。

（四）进一步明确档案管理的根本目的在于档案利用

要牢牢树立服务意识，把档案工作的重点从以安全保管为主转移到保管与利用并重上来。档案运用的合理有效，是经济社会快速发展的一项基础性工作。要加强档案的开发利用，实现信息资源的共享，就必须加强档案基础管理。档案员除了在档案收集、整理、鉴定、保管等方面做好外，还应着重做好档案的编目，检索，编研工作，编制较适用的检索工具，建立健全检索体系和档案文件汇编等参考资料，及时提供和满足档案利用工作的需要。

东莞市城市综合管理局坚持为本局系统和相关行业提供优质查阅服务的宗旨，在管理好档案的基础上，档案管理工作与时俱进，适应社会需求的变化，寻求更为有效的服务新途径，以提高档案利用的质量和水平，把“死”档案变成“活”档案，更好地发挥档案的作用，在创造社会效益的同时，促进档案事业的发展。

三、结束语

科学规范的档案管理，可以不断地提升一个机关部门的整体管理水平。解决机关档案工作存在的主要问题，进一步实现档案管理工作的规范化、制度化和法制化，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以为加快转型升级、建设幸福广东、实现高水平崛起作出新贡献。

作者简介：陈小婷（1985-），女，广东省东莞市人，职称：无，学历：本科，主要研究方向：档案整理和管理。