我县机关事业单位职工档案管理之我见

摘 要：机关事业单位职工档案，收集职工的履历、自传、考核、政治历史、入党入团、奖励、处分、任免、工资等方面的有关文件材料，它是职工个人信息的储存库，概括了职工从学校到各个工作岗位不同时期的人生轨迹，是组织、人事部门用人、选人的合理依据，也是机关事业单位职工享受政治待遇、工资待遇的重要凭证，它在机关事业单位人事管理工作中起着不可替代的重要作用。随着机关事业单位人事制度改革的不断深入，原有的职工档案管理办法已不能适应机关事业单位改革的需求，笔者就我县机关事业单位职工档案管理工作中存在的问题谈一些自己的看法。

关键词：事业单位 档案管理 现状

1.我县机关事业单位职工档案管理工作现状

1.1职工档案管理不集中

机关事业单位人事档案包含干部档案和职工档案。我县干部档案分别由组织部门和人事部门统一管理，担任副科级以上领导职务的干部档案由县组织部集中管理，一般干部档案由县人事局集中管理，唯有职工档案分散在各机关事业中由各单位分别管理。由于职工档案分散管理，各单位的职工档案管理制度不统一，档案材料的收集办法不一致，在职工办理调入、调出、调资、退休等手续时，经常有档案材料不全的情况发生，致使机关事业单位职工的合法权益受损。

1.2对职工档案重视程度不够

由于干部档案已集中到县组织人事部门统一管理，为数不多的职工档案得不到领导的足够重视。有的单位职工有几十人，但大多数单位的职工只有十几人到几人不等，因此很多单位的领导都对职工档案管理工作的认识不到位，对职工档案管理工作缺乏积极主动性，认为只有那么几份职工档案，没有必要专门投入人力财力来管理，造成单位从上至下的职工档案管理意识淡泊。

1.3职工档案管理人员素质不高

职工档案管理人员大多由单位劳资人员兼任，文化水平参差不齐，整体素质不高。有的档案管理人员是半路出家，没有经过专门的档案业务培训；有的档案管理人员调动频繁，因此造成业务不熟悉，短时间内难以胜任本职工作；还有的对档案管理工作一点都不熟悉，认为档案管理就是保存档案，只要把档案锁在柜子里不丢失就行了，对职工档案材料不及时收集，收集了不及时归档，以致职工档案材料不齐不全，职工档案资源得不到及时利用。

1.4职工档案材料收集工作力度不够

由于各单位对职工档案管理的不重视，导致档案管理人员对档案材料的收集归档工作被动、不及时、不全面。如职工档案材料不全，缺转正定级手续，历年考核、历次调资手续不全，有的复转军人只有安置手续，入伍、退伍档案仍滞留在武装部或民政局，没有并入职工档案，有的党员只在各种表格上体现上党员身份，而入党手续却没有装入职工档案，档案材料的缺失，在职工办理职称评定、工资套改、工龄认定时，导致职工不能按规定享受到正常的职称晋升、工资调整等权益，影响了职工的切身利益。

1.5职工档案管理制度执行较差

有些单位虽然建立了职工档案管理制度，但真正执行的时候却不落实。如职工档案未按规定编目造册、编制检索工具，查阅借用、转递手续不够完备，在档案借出时不严格履行手续、不按规定办事，认为本单位的职工调用自己的档案，用不着经过繁琐的手续，只要本人有需要取走就行，造成在接转档案时不密封，借出半月、1月甚至1年不归还的，个别人钻空子，抽取个人档案材料、造假、销毁、涂改等，为自己谋利，严重影响了档案的真实性。

2.做好我县机关事业单位职工档案管理工作的几点建议

2.1建立机关事业单位职工档案集中统一的管理体制

为确保机关事业单位职工档案的完整与安全，我们要改革现行的机关事业单位职工档案分散管理方式，变基层分散保管、多头管理，为县劳动保障局集中统一保管。按照集中统一保管的改革思路，将全县机关事业单位职工档案对口到县劳动保障局统一管理，全面杜绝档案分散管理模式下存在的安全隐患。县劳动保障局建立规范化的职工档案室，配备专职、专门的档案管理人员。

2.2提高认识，加强对职工档案工作的领导

要求各单位要提高认识，加强组织领导，明确分管领导和工作人员，及时安排部署，落实好人、财、物，认真做好单位职工档案的移交工作，确保档案按时按质进入职工档案室。要统一职工档案移交标准，严格规范。各单位要严格按照人事档案材料收集归档规定的收集范围，收集职工档案材料。做到：主动及时，全面准确，保质保量，安全保密。 向县劳动保障局移交档案时，除移交纸质档案外，要同时移交文件级目录与全文扫描数据对接的电子档案，确保准确率达100%。县劳动保障局对接收进室的纸质档案和全文数据库进行验收，不符合质量要求的一律不予接收。

2.3提高职工档案管理工作者的素质

档案管理的好坏，直接关系到职工的职务升迁，待遇调整等，因此职工档案室必须把好用人关。首先，应选调那些政治可靠、作风正派、责任心强，具有大专以上学历的优秀干部来从事全县机关事业单位职工档案管理工作。职工档案管理工作是一项平凡而又艰苦的工作。作为档案管理人员，必须具有甘为人梯，热心服务的思想品德。要想职工所想，急职工所急，在不违背制度的条件下，千方百计地为职工提供方便。要埋头苦干，不为名利，服从需要，要立足本职，用主要的时间和精力做好职工档案管理工作。档案工作的特点，要求档案人员不仅要埋头苦干，而且要头脑清醒，思路敏捷。随着社会的进步，科学技术的发展，档案管理工作的科技含量越来越高，新的形势要求档案管理人员必须牢固树立终身学习意识，不仅要熟练掌握专业理论知识，还要努力学习法律知识、哲学知识和现代管理知识等，通过系统地、持续不断地更新知识，运用现代信息技术，提高职工档案管理工作的现代化水平，才能更好地献身档案管理事业。

一名合格的档案管理人员，必须具有高度的法律意识和良好的职业道德修养。因为职工档案管理的特殊性，在具体的业务工作中，档案管理人员必须始终以法律和道德的尺度为准绳，以党和人民的利益为标准，自觉保护职工档案的安全与完整，自觉保护公民个人隐私及其合法权益，养成良好的职业保密习惯，做到“从心所欲，不逾矩”，坚决不做有损国家、集体和个人利益的事，坚决杜绝的现象，并与违法行为作坚决的斗争。

2.4加强职工档案室的基础建设

要建设标准化的职工档案室，配置铁质档案柜，搞好档案室的通风、采光、防盗、防虫、防潮、防火等配套保护措施，配备空调、电脑、扫描仪、监视器、复印机等硬件设备，进一步提高档案管理信息化水平，确保档案利用安全，档案资料不丢失、不损坏，又保证档案信息不失密、不泄密。

2.5提高职工档案的质量

档案材料是否齐全完整，很大程度上是衡量档案管理质量的重要标志。因此，要做好职工档案材料的及时收集、归档。各机关事业单位除按规定向县劳动保障局移交职工档案材料外，还要将各单位职工在工作生活中产生的考核、调资、晋升等档案材料及时交到职工档案室归入职工个人档案保存。档案管理工作人员要认真登记、整理、核实档案材料，仔细查看档案材料是否完整齐全，并将收集到的材料及时入档保存。对在职工档案移交过程中出现的档案材料内容前后不符，如时间方面，出生日期随意填写，参加工作时间、入党、入团时间不统一，姓名随意用别字情况，各单位要在档案移交时将有异议的材料在移交清单上备注说明，劳动部门经过反复推敲对其作出最后认定。对档案材料不全的，如一些本该有的履历表、年度表没有，一些本该有的学历、职称、工资材料也不全，各单位尽量为职工把档案材料收集齐全，确实收集不全的也应备注说明情况。坚持“标准化”管理装订职工档案，确保职工档案规范化管理落到实处。

2.6建章立制，实现档案管理制度化

实践证明，建立完善的档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。因此职工档案室要建立相应的档案管理制度，对产生的档案资料从收集、归档到移交档案室的统一管理以及档案的日常保管、借阅、利用都要制定一套严格的制度，再其次为了避免档案的丢失、改动，必须建立健全档案工作目标管理考核制度和责任追究制度，严格手续，做到转入、转出、接收材料有登记，查阅、借阅档案有登记，提供准确，有效地遏制档案泄密、涂改等人为因素，保证档案管理规范有序。

总之，机关事业职工档案管理要实现规范化、制度化管理，避免在管理中出现涂改、遗失、损坏等情况的发生，必须实行集中管理制度，才能有效保障职工档案的真实、准确、安全。