对档案工作的新思考

今年3月省档案局下发了“关于在全省档案工作系统开展‘重新认识档案工作’大讨论活动的意见”,市档案局也非常重视这一活动。湖南人文科技学院积极响应省、市档案局的号召,开学初,就组织全校专、兼职档案人员,召开了一次主题明确的“重新认识档案工作”的大讨论活动,这是我校又一次档案工作的新创举。自开展活动后,我针对目前我校的实际情况,同时结合我校去年以全省最高分通过“省一级”的验收,并被评为省级“先进单位”等,在档案工作所取得的成绩,为寻找一条档案工作和谐发展的新路子,进行了认真细致的思考,其结果不外乎一个”新“字。

一、新思想,新认识

近年来,我校档案室在制度建设,基础设施建设,信息化建设、服务学校建设等各方面都做出了不懈的努力,也取得了不少成绩,但与新时期档案工作的任务和要求相比,还有不少需要解决的困难和问题。部分档案人员对档案工作认识不够,自卑感比较重。通过对档案工作的讨论,充分认识到档案工作是我们党和国家事业的重要组成部分,承担着为党和社会提供档案服务的特殊责任,在政策开放和社会主义现代化建设中发挥着特殊的作用;充分认识到广大人民群众对档案的需要越来越大,档案工作越来越显示出广阔的前景,从事这项工作大有前途,大有所为,大有希望,从而进一步认清档案工作的地位和作用,进一步增强档案工作的使命感、光荣感和责任感,从此我们就可以大声地对人说我们是从事档案工作的。

二、创新管理方法,丰富馆藏内容,推进资源共享

随着经济社会的迅速发展和信息技术的广泛利用,档案工作的外部环境、服务要求、技术条件都发生了深刻的变化,对原有的工作模式、工作内容、工作手段都提出了新的挑战。要打开档案工作的新局面,使档案工作富于生命力,必须继承以往好做法的基础上,以与时俱进的精神大胆创新,强化服务功能,才能找到档案工作和谐发展的新路子。

1、生存条件的变化。过去30年里,全球《财富》杂志刊登的世界500强企业淘汰率很高。1970-1980年,32%消失;1980-1990年,47%消失;1990-1998年,54%消失,9年之间有一半企业退出世界500强的行列。审视这些数字背后的含义时,就会发现只有那些“创造了在市场竞争中不可取代位置”的企业才能存留下来。而“创造了在市场竞争中不可取代位置”中很重要的一点,就是要比竞争对手能更快地获取和处理信息。档案部门是一个信息供应部门,其生存条件就在于占据档案信息资源,实现资源共享。档案部门如果不能比其他部门更快地获取和处理信息,不能占据信息的制高点,其生存条件也会受到严峻挑战。

2、档案理念及档案管理手段也要发生变化。在成功学上,有一个著名的命题:人要想改变命运首先要改变性格,要改变性格就要改变习惯,要改变习惯就要改变行为,要改变行为就要改变思想,思想决定思路,思路决定出路。因此,高校档案管理工作必须引进现代管理思想、管理理念、管理模式和管理方法,才能出更多的管理成果。

(1)信息意识:抓住机遇,及时采集、捕获和开发档案信息。档案资源建设是档案部门的立馆之本,是做好高校档案服务利用工作的基础和前提。俗话说“巧妇难为无米之炊”,没有丰富的馆藏,就无法满足各种档案利用需求,也很难得到各级领导的重视和支持。犹如“耕者要有其田”一样,我们档案人员耕耘的是“档案实体”,收获的是“档案信息”,要在学校众多部门中有自己“一席之地”,要求生存求发展,首先要尽可能多地占有学校档案和档案信息资源。我校档案室这一意识一向比较强,近几年,我们档案室以实际行动备战教学评估,就喊出了这样一句振奋人心的口号,“评估需要什么,我们就要能提供什么;评估什么时候需要我们,我们就什么时候为评估服务。”为了教学评估查阅档案时确保万无一失,我们将过去没有移交档案室的材料全部收集到档案室集中保管,从去年三月份开始,先后20多次去各部门收集材料,共收集材料6000多份;照片3000多张;各种荣誉证书、奖章、奖牌等实物档案200多件;增收档案2000多卷;重新整理有关部门移交的档案561卷;补冲补洗照片14000多张,这些材料的收集和整理为学校的各种评估提供了大量的依据。(2)参与意识:以主人翁的精神,积极主动参与本单位工作,超前收集、开发档案资源,为本单位中心工作服务。近几年,我校的中心工作是2009年的教学水平评估,围绕这一中心任务,我档案室开展了一系列活动,其中“迎评建档”工作年活动、“省一级”档案室的晋升,紧紧围绕2009年教学水平合格评估的需要,在全校建立完整、齐全的档案工作管理体系,并以评估为契机,促进全校各部门档案整理规范化的进程,从而使全校档案工作上了一个新台阶。(3)服务意识:热情周到的服务,提高领导及员工对档案工作的满意度。我校档案室紧紧围绕学校的中心工作任务,创新服务,提高服务能力,满足学校领导和员工对档案的需要,把“死档案”变成了“活资料”,把各种材料进行汇编,编写了《领导讲话汇编》、《文件汇编》等等,同时也狠抓了档案信息化建设,完成了全部库存档案目录的输入和重要资料的全文扫描工作,建立了档案平台,大大地方便了利用,提高了工作效率,同时也提高了领导和员工对档案工作的满意度。

三、创新用人机制,注重人才培养

在人才引进时就着重引进高素质的人才,而不能是“老弱病残”或别单位不要的、领导照顾的对象进馆。另外,还有领导如何吸引人才,激发人才,优化配置人才的问题。对引进的人才要以感情留人、事业留人,用其所长、避其所短。对现有工作人员要注重业务培训、政治学习,鼓励大家为实现每个人的自身价值多奉献少索取,通过业务培训、参观学习或办讲座等形式,努力提高他们政治业务素质,培养大家努力拼博、无私奉献的高尚情操和人生价值观,为实现档案室共同的目标而心情舒畅地、自觉而不是强制地工作,以创造更大的业绩。

对于我们新时期的每一个档案工作者来说,应该敢于突破常规、敢于突破权威,敢于突破自我,破除旧观念、旧理论、旧模式,在实践中探索新规律、新领域、新方法、新途径,扎实地工作,努力地奋斗,在自己的岗位上干出新成绩,树立新形象,争取新地位,为档案事业开创新局面。

作者单位:湖南人文科技学院综合档案室