人事档案中问题思考

一、存在问题

1、欠缺材料较多。目前档案中欠缺材料最多的是《干部任免呈报审批表》、干部提职考察材料、年度考核表、三个月以上的培训材料、新取得的学历学位材料、职称申报审批表、参加中国共产党、共青团及派的材料、工资待遇材料、奖励处分材料、离退休审批表、正职的审计结论、生平事迹材料。

2、填写不够规范。存在着不该进而进档、该进而不进档现象。《干部履历表》等档案材料中应该填写的项目空着不填写，有的栏目该填写“无”而没填。有的项目不应该填写却填写了内容。姓名用字不按要求填写，姓名用字比较随便，乱用多音字，甚至还有的人用错字。“出生年月日”、“参加工作时间”、“入党时间”、“学历”等“三龄一历”栏目的填写上存在失真和随意现象，或大或小，或高或低，前后不一。有的材料应该由有关领导或有关人员签名盖章的却空着。有的材料末尾应该盖章的未盖章。

3、用纸规格和书写工具不规范。归档材料没有用16K规格的办公用纸，有的档案材料上没有使用黑色或蓝黑色墨水填写，而是用圆珠笔、铅笔，或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写，时间长了容易褪色。还用的干部档案材料中带铁钉进入个人档案，时间一长会生锈损坏。

4、装订顺序比较混乱。没有严格按照干部人事档案十类材料装订归档的目录顺序要求进行，有倒装、错装、混装和漏装现象。

5、涂改现象比较严重。少数人员干部人事档案中涉及出生时间、参加工作时间多处涂改严重，同一档案材料中前后不一致，给准确认定干部出生时间、参加工作时间和入党时间带来诸多不便。

二、主要原因

1、档案意识淡漠。有的干部认识不到档案对干部工作的重要性和必要性，不懂得干部档案是组织了解和选拔任用自己的重要来源，不知道报送、不及时报送应该归档的个人档案材料给管档部门，长时间地存放在干部个人身边或所在单位人事部门，久而久之，就会出现干部档案材料遗失或破损的现象。

2、业务素质不高。有相当一部分组织人事干部由于平时工作繁忙无时间学或由于人员更换频繁没来得及学档案业务，形成对档案业务知之不多甚至全然不知，不知道向管档部门或向哪个管档部门报送哪些材料，致使干部档案中材料短缺严重。有的档案材料形成单位比如有的职称审批机关、奖励审批机关，不知道将材料移送管档部门，认为应由本单位保管，也是形成档案资料短缺的一个重要原因。

3、传送渠道不够通畅。有的干部已经向所属单位上交了应该归档的村料，由于职能组织人事科室人员责任心不强，不移送或不及时移交档案资料给管档部门，或者交到了无权管档部门，而这些部门又没有及时移交有权管档部门。有的材料形成单位转送管档单位出现差错。有的借阅或调阅档案单位不及时归还。有的人员跨地区或跨行业流动后，干部档案没有及时转移。

4、工作力度不到位。由于管档人员责任心不强，工作强度不够，也不积极主动向有关部门索要档案资料，不及时将资料个人档案；或由于管档人员严重不足,实在顾及不暇；或由于基础资料台账不全，档案底数不清,缺少档案资料根本无从查起和补起。

5、领导重视不够。我们发现有的单位领导没有把人事档案放在应有的位置，平时对档案工作不闻不问，舍不得投入人力、物力和精力，不注重调动人事干部或档案管理人员的积极性，不落实相应的政治经济待遇。

三、改进措施

1、要强化组织领导。领导重视是做好档案工作的关键。只有各级领导思想上重视，行动上落实，舍得在人力、物力、财力上投入，经常过问和检查档案工作，才能使档案工作上台阶、上水平。

2、要强化队伍建设。一方面要选好配足管档人员。要按照《干部档案工作条例》第7条“县以上（含县）的组织人事部门，应建立相应的干部档案管理工作机构，并负责对本地区、本部门、本系统的干部档案工作进行指导、监督和检查。每管理一千人的档案需配备一名专职干部，有业务指导任务的单位，要配备相应的业务指导人员。县以下实行集中或相对集中管理档案的单位，根据上述原则应当配备专职人员。不需要建立机构的单位，必须配备专职或以干部档案工作为主的兼职档案工作人员。”的规定，配足配强管档人员，把那些政治上可靠、作风正派、责任心强、具有中专（或高中）以上学历的共产党员选调从事干部档案管理工作。另一方面，各级领导要真正关心广大组织人事干部和管档人员，落实应有的政治经济待遇，要妥善地解决他们的职级待遇，按国家统一规定评定专业职务，才能让他们安心本职，保持队伍相对稳定，才能充分发挥各自的积极性与创造性。对那些为档案工作做出贡献的同志，应给予表扬和奖励；对失职者，应视情节轻重，给予批评教育直至纪律处分。

3、要强化责任意识。要搞好干部档案工作，不但需要各级领导的齐抓共管和每一位干部的共同支持，更要靠各级组织人事干部和管档人员的不懈努力。要不断强化各级各类干部的档案意识，尤其是各级组织人事干部和管档人员的责任意识。干部本人要将应该归档的材料及时通过人事部门移交或直接送交管档部门进档。管档人员要扎实做好各项具体细致的工作，要全身心地投入，把大量的工作做在平时。必要时还要抽调素质高、业务精、肯吃苦的人员，集中人力、集中时间、集中精力，帮助管档人员突击清理干部档案。

4、要强化业务培训。要加强对管档人员和各级组织人事干部经常性的档案业务短期培训。对管档人员，主要是以自学为主、组织培训为辅。档案业务培训主要是采取举办短期业务培训班的形式，进行系统档案业务培训和干部档案观摩活动。自学主要是为他们订阅档案业务书籍，以期达到准确地掌握档案管理知识，熟练地运用到档案工作中去，自觉地做好档案工作。对乡镇及单位人事干部，主要是培训形成材料后如何进行材料搜集、鉴别，并在形成完整材料后一个月内送交管档部门。对于干部个人，主要是让他们了解哪些材料应该归档、怎么归档，对应该归档的材料如何进行规范化的填写，要编发规范化的档案材料填写说明，并提出有关填写要求。对档案用纸规格和书写工具提出明确要求。

5、要强化工作力度。管档人员要培养踏实细致的工作作风，不怕苦、不怕累，要甘于奉献、乐于清贫。平时要经常地做好档案材料的搜集、审核、甄别和归档工作。要严格按照档案十类材料的先后顺序进行规范化管理。各个管档部门每年要对所管理的档案进行一次检查核对，发现问题及时解决。对干部档案审核工作中发现的短缺档案材料，要多方查找，尽量找到原始材料，实在找不着的，则要进行弥补。

6、要强化监督管理。要建立一整套完善的档案管理制度，并狠抓落实。干部档案要明确专人管理，要严格借阅、传递审批手续。查阅档案要按管档人员的要求进行，杜绝涂改档案现象的发生。要建立档案资料基础台账，要摸清档案底数。移交档案材料要经审查合格方可，对“三龄一历”材料的填写必须按组织人事部门审定的填写。各级组织人事部门要定期召集有关部门会议，对干部档案形成及归档提出明确要求，建立健全相关制度并狠抓落实。