交通运输行业人事档案的信息化管理

摘要：档案信息资源是国家的一项基础性信息资源档案信息资源，交通运输人事档案信息化管理能很好将人事各方面的信息资源收录管理。信息技术如何为交通运输部门人事档案的管理提供了高效快捷的手段和方法。

关键词：交通运输 人事档案管理 信息化

档案信息资源是国家的一项基础性信息资源，档案信息化是国家信息化的重要组成部分。计算机网络技术的广泛应用使档案信息管理进入现代化管理的先进行列，并为档案信息管理提供了可靠的保证。党和国家实施“大力推进信息化，加速建设现代化”的发展战略，对档案部门提出了新的任务，也为档案部门的信息管理的创新提供了难得的发展机遇。交通行业人事档案也应抓住这一机遇，积极地将信息技术和档案管理技术结合起来，促进档案信息化管理，实施由传统到信息化管理的转变，充分发挥人事档案信息化的作用。

（1）交通运输人事档案信息化管理能很好将人事各方面的信息资源收录管理，这样能将单位各个部门的成员的详细信息提供给单位各级领导，能够让领导更方便更直观的对所有单位成员的情况了如指掌。这样能够使领导对员工的各方面特长透彻了解，根据员工特长安排更加适合的工作岗位，最大限度的发挥每个人的特长，大大提高了人事管理工作的运转速度。

（2）人事档案的工作人员一直给人的感觉是守着死规定不变，很少有创新的观念，一致认为墨守成规才是对的，其实不然，人事管理的观念要不断的创新，才会更好的管理本单位的人才，只有让每个人充分发挥自己，才会稳定的留住可用人才。人事档案的管理中应用计算机技术，要从重管理，轻利用的传统模式中解脱出来，把“封闭型”转变为“开放型”，把档案工作的重心转到为知识经济发展提供优质服务的轨道上来。人事档案信息化管理系统包括系统设置、数据维护、信息查询、统计报表等四部分组成，在这四个环节，数据维护以档案为原始依据，是人事档案进行信息管理的核心，在人事档案信息管理中，档案人员应用信息维护系统，将人事档案录入微机，建立完整、准确的人事档案信息，同时，按照信息库中不同分类，还可以制成所要求的不同表格，提供所需要的数据，人事档案信息管理以提供利用为目的，还体现在通过信息维护及时更新档案中变化的信息数据，使人事档案信息与原档案材料保持一致，从而达到人事档案信息管理始终处在一个动态管理之中，让人事档案信息管理由传统的手工管理向信息化方向转换，这是对人事档案信息管理的基本要求。也只有这样，才能使人事档案在激励人才和人力资源组织管理与开发中发挥更大作用，真正服务于人事管理工作。

（3）信息技术为交通运输部门人事档案的管理提供了高效，快捷的手段和方法，但也有可能档案管理带来安全隐患。所以，要在人事档案信息化管理工作中严格执行有关网络信息安全保密，对于上网相关人事信息要严格限制相关的范围，严格处理人事档案管理业务的计算机与网络连接，确保人事信息的安全保密。加强对于档案信息安全保障的相关工作，抓好网络信息安全保密教育，增强交通运输部门人事档案管理人员网络信息安全防护意识，提高安全保密防护的技术水平，以防止泄密的发生。目前，有些单位在做档案信息化建设时，安全防卫意识往往不够，经常会导致档案信息的丢失和泄密等情况，给企业带来无法弥补的损失。对电子文件中存在着更新版本的不兼容性和不可识读性，存储材料及载体的易损毁等问题，往往会造成宝贵档案信息管理的丢失。在管理中，需要对人事档案管理的相关政策进行认真的研究。在对各种信息资料的密级进行严格界定的基础上，正确运用好计算机的加密功能，对通用数据库的数据根据使用仅限进行系统分类加密，要正确处理好档案资料的保密与利用的关系，既要克服求稳怕险，不思进取的保守观念，又要防止不设界限，随随便便的麻痹思想。另外，电子档案对保存环境和保存方式手段的要求都很高，管理人员要注意防潮，防高温，防辐射，防病毒工作，认真搞好电子档案的及时备份与维护工作，要正确处理好电子档案与纸质档案的关系，确保档案资料的安全完整。

（4）人事档案工作人员素质的提高和电子环境下工作意识的培养是档案信息化的关键所在，这就需要培养一支专业化的档案管理干部队伍。随着信息时代的到来，各级人事部门也应当重视人事档案信息化管理的培养，加大智力投资力度，优化智力投资方式，以最新信息管理与信息技术，为人事档案管理人员充电。搞好人事档案管理离不开领导的重视，人事档案领导首先应具备较强的档案意识，将档案工作列入到管理日程，纳入到有关人员的职责范围，纳入到年终考核目标，建立专门档案机构，配置专门档案人员，制订严格的档案管理制度，规范收集、整理、保管、登记、使用等行为。人事档案的科学管理直接影响到领导的决策，需要建立健全一支有责任心、事业心，对人事档案管理干部队伍，认真做好此项工作，最好是由档案专业的人员担任，以利于工作的开展。还要为人事档案信息化管理提供条件，以便在人事档案利用的权限范围内，建立能够全方位、多层次、立体化地提供信息服务的更科学，更快捷，更方便的人事档案信息化管理模块，满足社会对人事档案管理工作的需求。当前对于每位人事档案管理人员的基本管理素质，要求越来越高，实现人事档案的信息化管理是人事档案工作迎接这一挑战的唯一途径。但是，由传统的档案实体管理转变为信息管理，只掌握传统档案管理职能的档案人员是难以适应的。因此，要实现人事档案的信息化管理，培养高素质的档案管理人员，是信息时代的客观要求。所以，人事档案管理人员平时一定要加强专业知识的学习，不断拓宽自己的知识面，提高文字能力，综合分析能力，并且还要加强计算机知识及人事档案管理软件知识的学习，掌握现代信息管理技术，努力使自己成为既熟悉档案管理业务知识，又懂得计算机管理技术的具有双重知识结构的复合型人才。

（5）由于人事档案管理工作人员在档案建设和管理中承担着十分得要的责任。因此还要不断加强档案管理人员政治思想和职业道德教育，使他们具有较高的政治思想觉悟，以及坚定的政治责任感，政治敏锐性和政治鉴别能力。强化档案管理的法规建设，档案管理需要相应的法律环境和有力的法律保护。档案管理部门与开成档案的社会各个部门或个人的关系往往存在一系列复杂关系和法律问题，这就需要相应的法律法规加以调整。为了防止工作的盲目性和随意性，要结合工作实际，从管理业务技术三个方面提出并完善档案信息化标准规范体系，以保证电子信息的采集、制作、分类、存储等各方面工作有章可循，职责明确，以保证数据准确，真实、规范、统一，可以说，依法治档是保证档案工作健康发展的得要手段。人事及各组织部门领导，要增强档案意识，了解、熟悉、研究人事档案工作，组织人中学习《档案法》等一系列法规文件，强化人事档案管理意识，要根据社会改革发展对人事档案工作的需求，制定人事档案工作发展规划，备好人事档案管理工作所需的软、硬件，建立健全人事档案管理工作的各项规章制度，使人事档案工作有章可循。

（6）完善档案工作的服务形式突出地表现在档案利用工作这个环节上。提供档案的服务形式包括档案的检索及开发编研档案信息等，就是使档案检索及传递的档案信息最及时、最有效。档案检索方式有手工检索和计算机检索。目前，传统的手工检索占有很大比重。各档案部门在手工检索的途径上做了大量的工作，编制了多种形式的检索工具。但是，也有实践证明了的一些检索工具是重复，或者编制不科学、用起来不方便的。在编制检索工具中出现了求“多”不求“精"的现象，出现了认为编制的检索工具越多档案工作服务质量越高的误区，浪费了大量的人力、物力和财力，影响和限制了其它利用工作的开展，反而降低了服务质量。在信息开发和编研工作上也存在一些问题。如选题不典型，盲目性大。一些档案部门为了达标升级应付检查，随便选几个课题，人人都来编研，使编研产品层次低、质量差，实用性不大，利用价值更小。有的选题虽好，但因编研时间过长，失去了时效性，影响了作用的发挥。针对这种情况，本人认为各级档案应用部门，应转变观念，在服务形式上树立“精品"意识，及时编制一些必要的、方便利用的手工检索工具，并作为向机检过渡的基础工具。检索形式要在计算机检索上多做文章，不断研究探索计算机检索的有效途径。要开发统一编制标准、易操作、高质量的计算机检索途径，逐步取代手工检索，为利用网络技术提供档案信息、实现档案信息资源共享创造条件。在信息开发及编研工作上，要根据社会各项工作发展的趋势、目标，提前作出预测，有目的地进行选题，突出重点，使开发的信息及编研的成果具有时代特色。要积极利用现代化的开发编研手段，加快开发编研的进度，缩短开发编研的时间，通过最快捷的检索途径，把最优秀、最有价值的档案信息传递给利用者，为现代化建设服务。

总之，交通运输部门的档案转化为信息化管理，首先要建立每个员工个人电子档案系统，实施员工人事档案自动化管理，将员工人事基本信息通过专门的员工人事信息软件输入微机，形成电子档案，以便于人事信息的查阅流转，其次，还要建立员工人事档案数据库系统，实施员工人事档案的动态和无纸化管理。要利用计算机，扫描仪，照相机等现代设备和现代技术，将常用的档案资料、表格等制成PDF文件或制成JPG格式的图片文件，使员工档案数据化，信息化，这样还可减少纸质案卷因磨损而造成的毁坏，达到长期保存使用的目的，还要建立员工人事档案的网络化管理体系，实施员工人事档案的分级管理。逐层逐级建立员工人事档案局域网，实行员工档案的网络化管理，建立员工人事档案网络化管理系统，重点要解决好利用仅和管理权问题。员工人事档案管理系统的使用和推广，将极大地方便干部考察、任免，员工调动，交流，政审等工作。就目前现实情况来言，信息化的交通运输部门人事信息管理模式及人事档案管理现代化建设对实现交通运输部门的人事人才信息管理工作的社会化服务有非常突击的现实意义。市场经济的建立，形成了一套激烈竞争的机制，追求信息的快速传递，发挥时效，是信息价值竞争的重要措施。实现这一目的的条件，就是档案人员增强现代服务意识，积极采用计算机技术网络等现代化的技术手段，服务于生产实践，促进档案工作快速发展，交通人事档案信息化的核心与关键在于数据的标准化，目的在于适应信息时代档案利用需要，实现网上共享。档案管理人员要积极创造条件，尽快实现人事档案管理信息化，实现交通运输的档案管理的根本变革。

参考文献

[1]郎晓雪.浅析人事档案管理的档案信息化建设.管理观察，2011年3月下旬刊.

[2]陈丽鸚.浅析交通运输行业内档案管理工作.管理论坛，2011年5月刊.