浅谈互联网智能办公在电力企业的应用

【摘要】时代不断的发展，信息化程度越来越高。近几年智能电网建设步伐的加快，信息化发挥巨大的作用，信息化是智能电网发展和建设的内在需求和坚实基础，信息化是智能电网自动化、互动化提供安全可靠的公共平台和实现手段。随着电网的建设，对企业的管理提出了更高的要求，要求企业的各项决策能更迅速准确的传达，从而高效的得到执行。作为企业各项政令和决策的交流的平台，无论是时代的发展还智能电网的发展，都要求企业的办公自动化由目前的局域网协同办公向互联网智能办公发展。本文结合电力企业协同办公协同实际应用情况，针对业务用户的需求和文件情况进行数据统计，分析研究。

【关键词】智能电网建设；信息化；办公自动化

【中图分类号】C29 【文献标识码】A 【文章编号】1672-5158（2012）09-0066-01

引言

目前企业内部的信息化的水平，基本可以满足企业的要求，但是随着智能电网的发展，要求电力企业的高效运作，同时我们需要更高效更方便的信息交流平台把企业的各项决策严肃、正式、准确、持久的反应给除企业内部的团体和个人，这对企业的办公自动化系统提出的新的要求，需要逐步的打破目前的局域网单系统协同办公，进一步将无纸化办公推行到互联网。

一、目前协同办公的现状

目前，国家电网公司各单位已全面使用协同办公系统，实现多级无纸化办公；拓展和完善了系统功能，增强了日常办公协同能力；统一组织整合档案管理功能，统一指导开发应用系统的公共归档接口；增强系统的安全性，实现身份认证及数据加密，满足文件传输要求；初步实现协同办公系统与公司其他应用系统的有效集成；初步实现知识管理功能，满足办公数据及各种信息的沉淀、集中、分类、归纳、检索和利用。

二、协同办公未来发展趋势

纵观协同办公技术的发展，历经了第一代基于办公套件的文档处理型、第二代面向网络和工作流的事务处理型、第三代面向协作和知识管理的协同办公型三个阶段，目前已进入了第四代面向业务融合与分析决策支持的智能办公型的历史新阶段。

智能办公是协同办公的进一步发展，以办公业务为业务范围，以智能化为处理方式，引入人工智能、网络组织、计算机科学等领域的先进理念，运用物联网、云计算、柔性信息系统等领先技术，进一步提升公司办公领域的管理水平。

三、智能办公项目效益分析

通过智能办公规划与建设，建成更加智能的一体化办公平台，在原有高效、整合的基础上，有以下几个方面效益：

1、提高重大事件的处理能力，提升公司对内对外正面形象

通过公文流转、督办事项、值班、重大活动组织、会议、接待、值班、、信息等工作能力的提升，实现完成任务到达成工作目标的转变，从整体上对内展现一个训练有素、锐意创新、业绩优秀的办公室队伍，对外展现一个有社会责任感、专业、开放、严谨的公司统一形象。

2、更加智能化、工作强度降低，成果质量提升

协同办公系统重点提升的是流程办理的时间，提高协同能力。通过智能办公系统，将重点降低员工办理业务过程中信息处理的复杂度，提高业务办理效率和质量，预计业务申请材料准备时间缩短30%、工作成果审核一次通过率提高20%。此外，智能办公系统还通过更广泛的数据感知能力，提供更加自动化的数据采集，员工日常办公手工处理业务领域减少20%，手工数据录入工作量减少50%。

3、管理更加人性化、创新能力持续提升

通过技术手段实现更加柔性的管理，使得智能办公系统成为一项无处不在又无所察觉的信息技术，自如地应用在管理者的日常管理工作当中。管理者不再受到信息系统的约束，而可以自由地发挥管理才能。改变原有的人适应系统的现状，而转变为系统适应人。

4、公司运营成本降低、员工满意度增加

通过办公质量的提升，可以提公司人力资源整体水平，从而降低公司人力成本，减少办公易耗品消耗，降低公司整体运营成本。通过智能办公系统，员工可以将工作的重心继续向创新型的智力劳动方向转变，从而更有成就感，积极性也更容易调动。

四、智能办公的理论依据

智能办公将办公业务中的实体视为智能体，具有自组织、自适应、自学习的特征，具备感知能力、行动能力和分析能力，智能办公通过对智能体及其之间的关系的逻辑定义、优化整合，使得办公资源可以随时、随地、随需获取，力公处理过程可以按需适应和扩展，转变员工、组织、系统之间的交互模式和业务处理模式。智能办公系统应该具有智能、具有智慧、具备更透彻的感知能力、更全面的互联互通能力和更深入的智能化水平。

（1）更透彻的感知：所谓“更透彻的感知”是超越传统传感器、数码相机和RFID（无线射频识别）的更为广泛的一个概念。利用任何可以随时随地感知、测量、捕获和传递信息的设备、系统或流程，通过使用这些新设备，从档案实体到参加会议人员名单都可以被快速获取并进行分析，便于立即采取应对措施和进行长期规划。

（2）更全面的互联互通：互联互通是指通过各种形式的高速、高带宽的通信网络工具，将个人电子设备和公司信息系统中收集和存储的分散的信息及数据连接起来，进行交互和多方共享，从而更好地对环境和业务状况进行实时监控，从全局的角度分析形势并实时解决问题，使工作和任务可以通过多方协作得以远程完成，从而彻底改变工作运作方式

（3）更深入的智能化：智能化是指深入分析收集到的数据，以获取更加新颖、系统且全面的洞察来解决特定问题，使用先进技术来处理复杂数据，并将特定的知识应用于特定的业务领域、特定的场景、特定的解决方案，从而更好地支持决策和行动

（4）柔性办公管理：指的是公司各部门、各单位在公司内外部环境不断变化、难以预测的情况下，快速反应，不断重组其人力和技术资源，获得竞争优势和效益的管理模式。柔性办公管理以“人性化”为标志，注重平等和尊重、创造和直觉、主动和企业精神、远见和价值控制。它能够依据信息共享、虚拟整合、竞争性合作、差异性互补、虚拟实践社团等，实现知识由潜到显的转化。

（5）智能流程：流程的核心是办理人员、办理环节（状态）和流转条件（路径），智能流程能够通过自组织、自学习和自适应的能力实现流程的优化、流程路径的自动流转和流程环节的半自动处理。智能流程不仅仅适用于公文处理，还涵盖其他涉及到流程的业务。

流程优化：在业务规范化和流程标准化的前提下，智能流程具备对各种类型工作流程的执行情况进行统计分析的能力，可以根据流程的特送、异常流转情况、流程持续时间等指标判断流程是否需要进行优化，并给出优化建议。

流程自动流转：智能流程应该支持更多的流程模式，但主要关注的是目前公司管理活动中最常见、需求最迫切的流程。所谓流程自动流转是指尽可能地减少需要用户条件输入，使得对于用户而言流程处理更简单，流程管理更智能。

流程智能办理：智能办理通过对业务办理情况的统计和概率分析，预测业务办理结果，给出科学的业务办理建议。传统的带有智能的办理能力包括：自动生成意见，主题词提取、相关知识推荐等，智能办公将在此基础上提供更为智能的能力，包括：流程决策建议，特别是对于决策型办理节点，通过经验数据和决策模型，为用户提供更多的参考建议。流程处理建议，根据当前流程办理业务的业务领域、主要工作内容，为办理人员提供知识支撑，提供专业分析和建议。

五、结论

本课题以实际业务用户为载体，与智能电网建设和国家电网公司信息换建设紧密结合。论证了办公自动发展的方向：局域网的协同办公将会向到互联网的智能办公过渡。充分的论证了互联网办公的必要性。研究中采用了科学的方法、采集了可靠的数据。鉴于本课题旨在讨论办公自动化发展的方向，研究中没用充分的考虑到互联网的覆盖情况、信息安全、人员专业素质和信息服务响应情况等因素。下一步研究中将会充分的考虑到上述因素，进行稳步的由局域网的协同办公到互联网的智能办公过渡。