建立完善高职院校财务内部控制制度的思考

【摘要】随着高职院校改革的不断深化和办学形式多样化，高职院校财务管理的需求也相应发生了重大变化。为保证高职院校的财务运行健康安全，财务信息真实、准确和完整，除外部约3束监督机制外，还需要完善内部控制（以下简称内控）机制。本文从财务内控基本原则、一般方法等角度，针对高职院校现状，对建立健全财务内控制度进行探讨。

【关键词】高职院校 财务内控 制度

财务管理是当今我国高职院校管理的重要内容之一。为保证高职院校的财务运行健康安全，财务信息真实、准确和完整，必须实施有效的内控。本文从内控的基本原则、一般方法等角度，针对高职院校现状，对建立健全财务内控制度进行探讨。

一、高职院校现状

随着国家教育体制改革不断深化，高职院校的自进一步扩大，财政拨款不断增加，单位创收逐年增多，为改善办学条件、提高竞争力，基建项目多，财务工作量急剧加大，原有管理模式、制度滞后，如：差旅费标准与现实不相适应，会计人为控制因素较大；制度未成体系且范围较窄和内容有限，缺乏可操作性；机构、人员设置不合理甚至权责不匹配，以及财务人员素质参差不齐等；导致执行效果较差。

二、内控制度的作用

（一）提高信息使用价值

财务信息来源渠道复杂，过程及环节多。因此，明确各项业务的标准及相应的处理程序，如：业务经过环节、处理时限、经办人员的职责划分、审批稽核手续及凭证账簿等，通过内控规范财务管理。

（二）贯彻执行会计制度

财务内控是贯彻会计制度的具体化。如：规范支出所使用的会计科目、账簿、凭证以及账务处理办法，明确规定采购、开票、入库、审核等有关人员的职责等，形成相互制约和监督，防止违法乱纪行为。

（三）防错纠错

通过内控达到：业务处理程序和手续周密，对经济业务办理合理分工，明确每个经办人员的职权和责任。对经济业务办理全过程进行监督，有效防止和随时纠正错误。

三、内控三要素

（一）权利与责任

明确单位行政领导及各职能部门的职权和责任，据此明确他们在处理经济业务时所处的地位和作用。

（二）程序与手续

明确规定处理每一项业务的手续、方法及人员，以及这些人员之间的相互关系等。

（三）控制方式

办理任何经济业务，必须经过其他人员的核准同意，设置监督环节，让所有相关人员之间形成监督制约关系。

四、内控基本方式

（一）授权控制

获得授权的人员才能处理有关的经济业务；未经授权和批准不准处理业务，如：非会计员处理账务、非出纳员收付现金等。

“一般授权”只能处理一般经济业务，如：采购员在计划指标内购买材料，出纳员按规定予以报销等；“特定授权”经单位行政领导特批授权，如：削价处理积压或闲置物品等。学院应编制授权指引，规范授权的范围/权限/程序和责任，严格控制特别授权。

（二）分权控制

也称职务管理控制或不相容职务分离控制，指任何个人不得全程单独办理一项业务，必须由两人以上分工负责，相互制约及监督。原则为：授权批准职务与执行职务分离；执行职务与纪录职务分离；财产物资的保管职务与会计纪录职务分离；经办职务与稽核职务分离；货币资金出纳职务与总账纪录职务分离。

（三）凭证控制

原始凭证是实施经济业务全过程纪录控制的基础。因此，必须保证有足够的凭证联次和合理的凭证传递程序，把参与的所有职能部门及相关人员联系起来。原则为：以真实、正确、合法的原始凭证作为业务证明材料和控制依据；用复写方式填制，一式几联；收款收据、支付存根等重要凭证，事先连续编号，杜绝短缺，普通凭证在使用时按顺序统一编号；凭证上有业务经办人/验收人（或证明人）/报批人/审核人的签名或盖章。

五、财务内控的要求

（一）目标及原则

目标：针对单位实际情况，保证资金和资产的安全完整和使用效果，促进各项业务活动有序进行，有效控制各种风险，促进相关信息准确、真实、完整，提高财务管理水平。

原则：遵循国家《会计法》、《内部会计控制规范——基本规范（试行）》等法律、法规及财务管理相关要求，规范各项经济活动，人财物管理全方位覆盖；随着高校内、外环境改变实时修改和完善；合理设置工作机构、建立相互协调的工作机制；工作流程简便易行；定期检查执行情况，及时改进发现的问题；以最小控制成本取得最大的控制效果并保持适当比例。

（二）方法及内容

1.对不相容职务相互分离、授权批准控制、会计系统控制、预算控制、财产保全控制、风险防范控制、内部报告控制和电子信息技术控制等一般内部控制方法，按需加强或简化，使财务内控制度符合工作实际。

2.以《内部会计控制规范——基本规范（试行）》为指导，结合工作实际，将控制内容分为预算计划、审核录入、货币资金、人员工资福利支出管理、项目收费管理、固定资产管理、工程项目管理、对外投资和其他控制等方面。

六、理性思考

随着当代电子信息技术的高速发展，财务电算化迅速普、提高及功能延伸。原已建立的会计账务处理、工资核算管理、项目收费管理和固定资产管理等信息系统，大大减轻了财务人员的工作强度，同时自动化和加密技术也减少了人为控制的因素。因此，笔者认为，当前应将控制重心转到以下电子信息技术难以替代的人为操作环节：

（一）预算计划

一切经济活动应围绕预算展开，全部收支均纳入预算计划。强调集体审议联签、授权批准恰当、编报预算与执行预算数额一致，执行预算的严谨、及时和调整预算合理、可行等。

（二）资料审核录入

原始资料审核录入分为批准、审核、录入三个步骤，是会计电算化系统核算的第一关。应适度下放审批权，合理划分授权批准界限；重点审核业务事项的合法（规）性和真实性，原始资料至少有两个环节的复查核对；建立岗位责任制，有人负责对执行预算跟踪控制；各要素录入完整、格式统一、分录准确和相同事项前后一致。

（三）出纳环节

学院的多个出纳岗位都应并入本控制环节。应特别注重出纳职能与登记（除现金、银行日记账）账目或记录相分离，避免由一人负责系统运行全过程；加强印鉴管理；加强银行账户管理。

（四）子系统人工衔接

除主核算系统外，工资核算系统、收费管理系统等在目前尚未形成系统自动衔接的情况下（即使有也应增加中间控制环节），至少应对两个环节进行控制，加强复核，不能直接处理子系统转来的资料。

（五）结果输出转报

对综合反映一定期间产生与上报的全部财务事项，包括微机系统财务报表输出、自我检查、转换上报，重点控制报表的完整性、结果的合法性、数据的一致性；格式或指标转换、合并与拆分数据要准确并有说明。

（六）并行体系独立控制

如固定资产管理、工资核算管理、项目收费管理及基建财务管理、资金结算中心管理、往来款项核算管理和融资贷款或创收管理等，都应制定相适宜的内控制度。

内控制度能否有效执行，重在监督检查。根据目前高职院校现状，充实相对独立的内部审计机构，在外部制约的基础上，适当增大监督力度。同时，随着国家法律法规、政策、制度等改变和单位业务职能调整、管理要求提高等变化，不断修订和完善财务内控制度。

结语

对财务事务的管理，必须依靠外部监督和完善内控机制相结合。通过实施内控，使办理一切经济业务的程序和人员职责明确，形成相互制约、相互监督的机制，防止错误和违法行为，保证经济活动顺利进行。

作者简介：李前（1960-），女，贵州工业职业技术学院分院办公室主任，高级讲师，本科，研究方向：经济。