浅析高校档案的利用

摘要:搞好档案利用有利于高校工作的全面发展,有利于发掘档案的利用方式和利用功能,实现档案的使用价值。高校档案人员要深入研究档案利用工作的理论和方法,转变传统的被动服务观念,以适应时代要求。

关键词:高校档案;档案管理;档案利用

中图分类号:G27文献标识码:A

文章编号:1009-0118(2012)09-0210-02

档案利用的目的在于提供档案以及档案信息为社会各方面服务。档案利用工作实际上就是以档案工作人员的服务活动为媒介,在档案与利用者之间架起一座桥梁,从而实现档案的有效利用。改革开放和社会主义现代化建设发展的新形势,使档案工作面临新的发展机遇,同时也面临新的挑战。档案管理体制改革的总趋势是建立社会档案意识,使档案管理工作由封闭式服务走向社会化服务,最大限度地发挥档案信息的社会效益。在这种大趋势下,高校档案的管理工作也面临同样的问题,同样需要改革。高校档案的利用是高校档案管理体制改革的一个重要方面。

一、高校档案利用的方式

高校档案的利用,是发挥档案自身价值,实现档案信息共享的最佳途径。与之相适应,在档案利用方式方面,原有的接待查阅、汇集史料等常规方式已不能满足社会各方面的需求。笔者认为,下面几种方式对高校档案的利用会有所裨益。

(一)编纂档案目录供图书馆收藏。目前人们的图书资源意识要强于档案资源意识,人们寻找信息,更常去的地方是图书馆而不是档案馆或档案室,在学校内部也是如此。在这种情况下,高校档案管理人员要积极寻求与本校及本地图书馆的合作,将重要档案的目录甚至内容分类汇编成册,供本校及本地图书馆收藏,使人在查阅图书资源的同时也能接触到档案资源并加以利用,同时也可以增强人们的档案意识。

(二)举办高校档案陈列。档案展览是档案宣传的有效手段。可以在学校内建立固定的陈列室,供校内外人士参观利用;也可以走出学校,与有关部门配合,举办短期或长期的展览,使档案资源为公众所知,最终达到为公众所用的目的。

(三)通过互联网、科技教育网等现代媒体宣传。互联网可以超越时空进行信息的广泛交流。高校科技教育网的兴起和普及,必将带动档案的全面信息化。我们可以利用校园网的网站技术,通过筛选、调整,建立档案数据库,制作档案资料的查询网页,使档案利用新技术走出档案馆,走入社会,更好地为大众服务。

二、高校档案利用的功能

一般来说,高校档案利用功能主要在于以下四个方面:(一)决策功能。可以给领导进行广泛的调查提供方便和科学依据,成为高校领导进行准确决策的有效途径;(二)宣传功能。档案是对广大教职员工、学生进行爱岗敬业教育的直接材料,也是对外宣传、扩大影响的最有力凭据;(三)查询功能。这是档案利用的传统功能,能满足校内外不同职业、不同层次人员的业务查询要求;(四)保存或保密功能。这是与机关档案相似的最一般功能。在以经济建设为中心的新形势下,高校档案利用工作应是高校档案工作之目的所在和最后一个环节,也理所当然应成为高校档案工作赖以存在和发展的基础。

三、如何做好高校档案利用工作

(一)深入研究高校档案利用工作的理论和方法

这是做好高校档案利用工作的前提。但这一点也偏偏是档案工作人员的薄弱环节。理论是实践的指导,理论体系不健全,它对实践所发挥的指导作用就有限,就不能使档案工作实践有质的飞跃。为此,档案工作人员要不断提高自身的业务理论素养,深入研究档案利用的理论和方法,注意档案工作走势。

(二)转变传统的被动服务观念

高校档案工作是高校管理的一项基础性工作,既有保密性更具有服务性。笔者认为当务之急是必须让档案工作人员摆脱过去的依赖思想和被动观念,大胆变革,变被动服务为主动提供利用。工作人员要不间断地深入实际,及时了解各相关部门对档案的要求,熟悉高校工作各个环节的运行规律,有针对性地收集和编研各种资料,做到档案工作延伸与高校各部门的发展基本同步。

(三)努力实现档案管理现代化

档案管理工作的好坏直接影响档案利用的质量。因此,建立健全高校档案规章制度,早日实现档案管理规范化、科学化、现代化就显得尤为重要。起码要做到以下两点:一是要形成一套科学、严密的管理方法;二是要加强档案干部队伍建设,将岗位培训与个人自修相结合,建立一支具有较高理论素质和业务素质的档案干部队伍。就目前来讲,档案工作人员要善于应用计算机数据库、通讯、网络等技术,将档案信息收集、整理、存贮和计算、分析等过程有机结合起来,建立一个科学完整的档案信息分析、传播系统。这样操作过程的简单化就可大大缩短档案信息的传输时间,为档案信息得到更充分、有效、及时的利用提供了条件。

四、高校档案利用工作的意义

(一)高校档案工作的根本目的和中心任务应是档案利用

高校档案是一种极为重要的信息资源,其使用价值是客观存在的,但是,要使这种使用价值充分发挥出来,则是当前高校档案工作的难点。第一,高校档案工作处于相对自我封闭的状态,明显滞后于形势的发展;第二,档案工作者思想僵化、安于现状。因此,必须转变观念,将档案工作重心适当转移到“利用”方面来。要充分认识到时代的要求和档案工作的发展趋势。我们原来将高校档案信息收集起来并加以科学管理,只是为了有效发挥它的作用创造了前提条件,但如果就此宣告档案工作的完成,将档案锁入柜中,使其处于“静止状态”,则高校档案的使用价值仍然无法实现,收集和管理工作也就失去了应有的意义。因此必须加强对高校档案管理工作的领导,深化高校档案工作改革。作为领导和档案工作者首要的一点就是要确立开放观念和效益意识,明确档案工作的地位,将档案工作中心定在积极主动为教育教学改革服务方面上来。

要让高校档案进入流动状态,直接同高校教学、研究与学生管理等活动的需要紧密结合起来。这样以来,高校档案利用工作开展得怎样,能否及时、准确、系统地提供档案信息,就成为评价高校档案工作质量的重要尺度,成为衡量档案中心任务完成情况的标准。

(二)档案利用工作的进行,有利于高校档案工作的全面发展

高校档案工作的发展,必须有两个前提:一是正确处理高校档案工作内部各项业务之间的关系,使之协调发展;二是高校的教学、科研及学生管理等各项活动有利用档案的需要,并向档案馆(室)提出要求。无疑这两项工作都需要通过所在高校的档案利用工作去反映,因此说档案利用工作又进一步促进了档案工作的完善。

1、高校档案利用工作对高校档案管理工作具有反馈和推动作用,可以检验和促进高校档案各项业务管理水平的提高。从理论上来讲,整个高校档案管理工作可以自成一个系统。高校档案的收集、整理和管理是系统的输入和有序处理,高校档案的利用则是系统的输出。输出的质量能反映输入和处理过程的质量,因为只有归档的完整、准确,系统才能保证较高的档案利用率,才能使高质量的档案满足高校建设需要。案卷质量是否科学和规范,案卷保存和销毁的界限规定是否恰当,保管工作是否严密可靠,统计是否准确等,都能在档案利用环节得到验证,从中可以发现高校档案管理工作存在的问题。档案馆(室)则可针对存在的问题采取具体措施改进工作,提高工作水平,为利用工作的进一步开展提供条件。

2、开展利用工作是对高校档案工作最有效的宣传。高高校档案利用工作是高校档案工作在高校教学、管理等方面的直接体现。也是高校档案工作同利用者联系的纽带。通过利用环节能使领导和有关部门认识到档案的价值和档案工作的重要性,扩大档案工作的影响,相应也给高校档案工作的发展创造了条件。

3、做好档案利用工作,才能提高服务效益

为领导决策提供依据是档案服务的关键所在。领导决策是否科学实际,是否具有前瞻性,很大程度上取决于所建立的信息服务系统是否完备,能否为领导提供及时、准确的信息。因此,只有重视并开展档案利用工作,才能使档案工作成为高校发展的可靠保证,从而取得应有的社会效益。另外,可以将档案信息中的一部分作为商品推向市场,进行咨询、查阅服务,为高校直接创造经济效益。

总之,高校档案管理的科学化、现代化对高校档案利用提出了新的更高的要求,高校档案馆(室)应加强对各种档案的综合管理,搞好档案信息开发和开发利用功能,及时、准确、高效地为高校发展提供服务。