浅析电子档案的利用

随着信息技术的飞跃发展，人们对“电子”二字的认识也逐渐由陌生到熟悉。由最初的“电子手表”，到电子计算器，再到“电子计算机”，现在“电子文件”的概念也逐渐为不少人所熟知。

那电子档案跟传统的档案有什么关系呢？1.电子档案仍然是真实的记录，都是由人类现实社会活动开展的需要而形成的，完成现行使命后的电子文件，其中具有保存价值的部分同样转化为电子档案，因此电子档案同一般档案一样，都不是凭空产生的，也不是凭空产生的，是由现行文件转化而来的。2.电子档案同样的实体档案。传统的是纸质档案，而电子档案的内容是记录在计算机系统的特殊介质上，只是这种记录一般可擦写、不易被肉眼看见，它同样要占用介质空间，其信息内容和特定的载体依然是在联系的。3.电子档案同样具有原生性，原生性是档案的本质属性，也是档案得以发挥期法律凭证作用的关键所在。

长期以来，在实际的工作中，档案工作人员都注重文档的管理和保密，但由于过份强调文件的保管，对文件的利用则重视不够。久而久之，一些档案管理的同志误认为，只要保存好文件，保证一文不缺，不发生泄密事件就“万事大吉”。至于文件的利用，那是领导们的事，与我们无关，在思想上形成了严重的“重管轻用”观念。实践证明，只有树立对文件资料“管用”并生的思想，即做好文件的收集、保护、管理，同时又做好文件资料的开发利用，才能真正发挥文件资料对领导机关和领导决策服务的重要作用，以下是我在平时工作中积累的一些经验，供大家一起交流。

1、电子档案为电子政务和无纸办公的信息接轨创造条件。随着电子政务的不断发展和技术成熟，无纸办公和电子文档的普遍应用，这是现代办公和国际管理发展的必然趋势，根据国家对电子文档的标准统一和进一步规范，在法律规定允许范围内，电子文档可直接采用数字方式存档，与早期纸制档案的数字转化信息共同组成数字档案信息库，便于资源共享。

2、电子档是对纸制档案原件实行有效保护方式。档案唯一性、原始性和凭证性是真实记录历史的重要体现，因而历史的延续需要必须最大限度的保护档案，档案数字化之后，档案利用方式主要是使用数字化的档案信息，档案原件从而得到了有效保护。

3、电子档案信息数字化能够使不同载体形式的档案信息得到转化与再现。根据档案载体形式的不同，我们将录音、录像、幻灯、照片等各种形式的档案信息经过数字转换，也同样再现其它载体档案信息的真实内容，既加强管理又方便利用。

4、电子档为实现档案信息资源共享奠定基础。在当今信息化和数字化技术飞速发展的时代，档案信息数字化是档案管理发展的必然趋势和方向，我们现在所做的档案数字转化工作除强化自身管理和方便档案信息的利用外，为今后在国家大环境下作为科学技术档案信息数据库并入国家数字档案联网数据库实现资源共享做好基础准备。

5、要充分认识筛选文件资料工作的重要性，认真做好文件资料的筛选工作。对较长文件进行浓缩处理，结合本单位实际，吃透上级文件精神，为领导提供超前服务。做好筛选工作，一是可以提高机关工作效率；二是为领导决策提供有参考价值的资料，如不经筛选，将所有文件资料往领导面前一抱，领导面前真正成了“文山”，难以全部阅读，就会分散领导的精力耽误重要工作。要利用好资料，首先要按文件资料的轻重缓急精心筛选，除急办件或密级件需要直接交领导外，应先由办公室工作人员根据文件资料精神，联系本单位实际，对文字较长的来文，采取圈画方式对文中要点警句进行“浓缩”处理，上级制发的文件面向全局，解决的是全局“共性”的问题，外延较大，因此，一般只规定一些大的原则，有些问题谈得不够细致具体，有些措施与本单位的情况不相适应，如果不管单位的实际情况如何，机械的照搬照抄，不仅有时会感到无处下手，文件精神也很难落实，甚至还会事与愿违，达不到预期效果，这就要求工作人员在不违背上级文件精神的前提下，结合本单位实际，灵活理解上级来文，从文件中“嗅”出带有苗头性、倾向性的问题，并展开深入分析和研究，搞清楚事情的来龙去脉、原因和背景，找出内在的联系和规律，该调整的调整，该完善的完善，并把对文件的理解情况，提供给领导，供领导决策参考。

6、搞好文件资料汇编，进行专题研究，吸取过去的经验教训，探索今后的发展规律。收集保管好文件资料的目的是为了提供利用。多年来，文件资料利用是个老大难问题，有的同志认为以前的文件资料对现在没有什么大的价值，其实不然。以前的文件资料是过去思想、劳动成果和实践工作的结晶，对决策者具有非常重要的参考价值，并且前后文件之间具有一定的连贯性，对当前或今后的工作仍有借鉴之处。档案管理人员对以前的文件资料，按专题分门别类，搞好汇编，进行综合分析，深入研究，通过对过去文件的专题研究，能够找准现在与过去的异同，探索出各项工作发展的规律性，从而更好地吸取过去的经验教训，更全面、更深刻地认识和指导现实。任何一项工作都要留下一些资料，这些资料平时不需要就不珍贵，一旦需要利用时，它的价值就比金子还贵，所以必须切实做好文件资料收集。实际工作中，要认真贯彻执行《档案法》和《档案实施办法》，增强档案意识，认真做好文件资料的收集这一基础工作，加强文件资料管理这一中心环节，以达到提供利用的终极目的。在提供利用服务过程中，严格把好保密关，积极、主动、热情地为领导工作、领导决策、本职工作和经济建设服务。

作者简介：

徐虹，女（1979-），籍贯：四川省峨眉山市，毕业院校：四川省乐山师范学院，就业单位：峨眉山博物馆，从事职业：办公室秘书、档案管理，研究方向：档案管理。