浅析档案利用中的保密工作

【摘要】 保守国家机密是每个公民应尽的义务,更是档案管理人员应遵守的职业道德。档案在开发与利用过程中,应遵循既要有效利用档案,又要区别档案的机密程度,保证档案的完整与安全,以便更好地在实际工作中有效利用档案。

【关键词】 档案利用;保密工作

一、做好档案利用过程中的管理工作

1.强化制度建设。档案利用规章制度一般有档案借阅制度、档案复制制度、档案保密制度等。根据实际情况,对不同层次的利用人员确定不同的利用范围,规定不同的审批手续,利用密级较高的档案资料需本单位保密委员会审批,以确保档案资料不失密、不泄密。各项档案利用规章制度的条文应切合实际,便于操作。

2.加强队伍建设。档案管理人员是利用工作的直接贯彻者,对档案的安全负有直接责任,档案人员须具备较高的素质,既要具备政治素质,还要具备业务素质和文化素质。档案管理人员最好是档案专业或相关专业毕业,还要具有较强的工作能力和敏锐的观察能力,善于做利用者的工作,并能独立处理利用中出现的一般问题。

3.采取监督措施。在利用中,根据不同利用对象的不同目的,档案管理人员要掌握其心理和思想动机,加强重点监护。对某些超出利用范围,为他人查阅档案的利用者,要及时阻止,尤其是要防止偷撕或涂改档案。要在库房安装防盗装置,有条件的档案馆(室)还可安装摄像监视器。

二、正确处理好档案保密与利用的关系

在传统的保密观念的影响下,档案工作普遍存在着轻利用,重保密的现象,由此产生一些弊端,使大批档案被束之高阁,长期得不到充分利用,造成档案资源的浪费。为此档案部门要改变传统的观念,在严格做好保密工作的同时,切实完善工作职能,为领导决策和社会各界服务势在必行。机密档案应该保密,绝不能因为保密而影响利用,保而不用只会失去档案的价值。利用必须是在保密基础上的利用,无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。对档案工作来说,保密和利用两者都十分重要,绝不可偏颇。

三、进一步做好档案开放中的保密工作

一成不变地看待档案的秘密性,无视其秘密性的时效和范围,是不对的;如果缺乏保密观念,对档案无视其秘密性,无限地扩大开放利用范围,也是错误的。在开发档案为社会各界利用的同时,应做好相应的保密工作。

1.做好档案的开放鉴定工作。开放鉴定工作是档案开放前的一项重要工作,也是开放档案工作的一个重要环节,其主要任务是科学而准确地区分,判断档案的开放与控制使用范围,对这项工作可以分三步进行:一是初审,档案馆工作人员根据标准,对开放期限内的档案进行审查鉴定,初步判定开放与控制使用范围;二是复审。由具有比较高政策水平和业务能力的同志,重点审查初审中判定有疑难的档案,以确定其取舍;三是终审,由有关领导,根据初审和复审的情况,权衡利弊,进行综合分析、审查,最终决定批准档案的开放。

2.做好档案的解密工作。保密档案是有等级的,其划分等级是根据《保密法》规定,划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。确定档案的密级,就是为了让档案工作人员根据不同的密级进行不同的管理,最大限度地提供利用档案。密级不是一成不变的,一旦秘密保管期限届满,便失去了它的保密价值,就不能按原有的文件进行管理,应该按照公开文件进行管理,这就是档案保密的时效性。向社会各界开放的档案,必须是到了一定时限的档案,要开放,必须进行划密解密。过去,许多档案馆,对其所保管的注有密级的档案,没有定期解密,影响了档案的开放利用。应当遵循《保密法》的有关规定,对保密期限已满的档案及时进行解密。

3.做好档案开放前的基础工作。开放档案首先要做好档案开放基础工作:一是提高开放档案案卷的内在质量。利用原有基础,进行系统整理,达到分类科学、组卷合理、编目清楚、排列系统的要求;二是编制检索工具。包括基础性检索工具,骨干性检索工具等;三是建立健全档号,适应档案开放后检索的要求;四是准备好副本。对珍贵、重要的档案,应采取抄录、复印、照相等形式进行复制,搞好档案副本,更好的维护档案原件。