浅析培训档案的管理利用

摘要：本文从分析培训档案的内涵及特点入手，对培训档案的归档范围和分类进行了明确界定。接着指出了培训档案管理工作中存在的问题，探讨了开展培训档案管理工作的有效措施，最后给出了培训档案管理的具体实践方法。

关键词：培训档案 管理 利用

当前，知识经济使培训成为员工队伍建设的基本途径和提高劳动自身技能与劳动效率的重要手段。特别是随着终身学习型社会的倡建和继续教育制度的逐步完善，培训成为个人完善自我知识和经验储备的一个重要途径。培训档案工作作为培训管理工作的重要组成部分，也被日益推到培训工作的前台，并成为培训工作成败得失的一个重要标志。

1 培训档案的内涵及特点

1.1 培训档案是指培训机构在培训教育教学、管理和服务工作中形成的对培训机构或社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是对培训的计划、内容、对象、结果、进度等培训业务全方位、全过程的记录。

1.2 培训档案的特点

与其他行业机构的档案相比较，培训档案的主要特点有：

1.2.1 培训档案材料的形成时间短且不固定，具有分散性。一般说来，各类培训长则几个月，短则只有几天或者更短时间，对培训资料整理和建档立卷工作提出了严峻挑。所以培训档案要在培训结束后及时立卷归档，否则极易造成归档材料的漏缺， 影响档案材料的齐全完整。

1.2.2 培训档案的来源广泛，内容丰富，类型复杂多样。每一类培训，其内容、形式和要求都有不同。一般来讲，仅培训的业务档案就几乎涉及各类学科和社会的各个领域，从学科知识培训、业务技能培训到思想素质教育培训等，但凡社会机构和个人生活工作的领域都有培训的影子。这就是资料数量大、涉及内容多、学科种类繁多，成为培训档案显著特点。另外，参加培训的人员有各个阶层， 各个职务级别， 年龄层次分布广。这就要求档案人员必须了解各种培训工作的过程， 熟悉各种培训工作特点， 根据具体情况进行组卷， 只有这样才能保证培训档案的质量。

2 培训档案的归档范围及分类

2.1 培训档案的归档范围

培训是一种有组织的知识技能和素质教育活动。按照培训工作材料的形成规律，能够形成培训档案的培训材料来源有三个方面：一是培训前期筹备过程中形成的调研资料、培训方案、培训教学活动和学员管理工作安排等资料；二是在培训过程中形成的教学资料、考试考查资料、各种管理记录、学员学籍登记表册和培训合格证审验记录等；三是培训教育教学活动结束后，对培训效果跟踪调查和咨询服务资料与记录等。

2.2 培训档案的分类

2.2.1学员培训档案

学员培训档案是培训管理部门为受训者建立的体现受训者在一定时期内参加培训项目的记录性文件。 档案的主要内容涉及个人姓名、性别、出生年月、学历、职务、职称、单位、参加培训的名称、培训日期、培训学时、培训机构、授课人、培训结果、培训费用等。

2.2.2培训班管理档案

培训班管理档案是培训管理人员在培训管理过程中形成的一些过程性文件档案，包括培训计划、培训项目建议书、培训项目评估报告，培训中心及外聘培训师资档案、培训办班通知、培训课程表、培训班学员签到表、学员成绩表、培训班教师授课测评表、培训效果评估表及改进意见书、其他资料（培训照片、课件、报道等等）、培训证书打印发放等。

2.2.3 培训知识储备档案

培训知识储备档案是由培训管理部门负责积累和不断完善的、在培训过程中形成的知识数据档案，主要包括以专业类别划分的自行设计和开发的培训课程、 各种介质形态的培训书籍和讲义、培训实况影像记录光盘，另外还包括以发生时间为分段的同一培训课程的版本修订、 知识补充与变更情况档案等。

3 目前培训档案管理中存在的主要问题

3.1 对培训档案材料的重视不够，档案管理意识不强。培训与其他教育形式一样，也是一种比较成熟的教育形式。但是它与其他教育形式相比较，具有后教育性和短期性的特点，难以得到与学历教育相同的重视，从而忽视了培训的档案管理工作，导致培训档案不归、漏归现象时有发生。

3.2 培训档案的管理队伍薄弱，管理能力不强。大部分基层管理人员、教师到学校领导对培训档案管理工作认识不足。往往都是兼职档案工作，又缺乏档案管理专业知识，造成培训档案管理不善。

3.3 培训档案缺乏健全的管理制度。当前，很多企业在培训档案管理工作中，对于归档材料的范围界定并不非常明确，以至于在存档过程中出现大量应归档材料的丢失，培训档案管理工作呈现出很大随意性。

3.4 管理手段很落后，工作效率不高。培训档案工作基本上沿用传统的手工作业，不仅重复性劳动量大、时间长、速度慢，而且极大地影响了档案的工作效率，制约了培训档案的编研开发与服务工作的主动性。即使一些培训机构使用了一些现代化管理设备，但因缺乏综合处理的技术能力，也未能对档案工作效率提高产生预期的效果。

4 加强培训档案管理的主要对策

培训档案的管理工作是单位整体档案工作的重要组成部分，科学规范地做好培训档案管理工作具有重要的现实意义。做好培训档案的管理工作应该从档案类别的划分、标准统一的档案管理、规范化管理流程三个方面加强管理。

4.1 科学合理地划分培训档案的类别。培训档案的管理应按照“分门别类”进行存储及管理，便于保存、统计及查询。基于这一目标并结合本单位当前开展的培训，将培训类型进行合理划分，如将培训类型划分为技能培训类、岗前培训类、竞赛类、合作培训、学历教育四大类别的档案分别进行登记、编目、分类整理、保管，便于查找、统计和分析。

4.2 加强制度建设，规范档案管理。要规范培训档案工作流程，依据《档案法》的要求，严格制定归档、保管、借阅等各项操作规范和工作规程。不定期地对培训档案归档数量、质量情况以及超期未还或未办理相关手续等情况进行通报。明确责任，强化档案管理意识。规章制度是档案管理的重要组成部分，要通过制度建设，强化监督指导和落实，加大管理力度。

4.3 提高培训档案管理者的素质。要重视培训档案管理者的岗位培训和专题培训， 系统学习档案管理知识， 加强与兄弟单位培训档案工作的横向联系， 学习同行的管理方法和经验， 扩大知识面， 进一步提高业务水平。

4.4 强化信息管理，提高培训档案管理的现代化程度。为了能让档案管理工作能更好的满足现代化管理的要求，培训档案的管理部门，就应该主动使用现代化的档案管理手段和现代化的档案管理工具，例如：计算机、多媒体和自助服务设备等等，以此来改变以往存在于档案管理工作中的不合理现象，与此同时还要加强档案在网络方面的建设，让档案信息能够更好地实现实时传递，从而更好的服务于单位培训工作。

5 培训档案的管理实践

5.1 培训档案的收集与整理：培训材料内容广、数量大，加上各类培训的专业内容不同。因此，必须进行培训档案的整理、分类、汇集成册或加工成资料库，并按照档案的规范整理要求进行编目，合理组卷装盒，并录入计算机。

5.2 培训档案的管理：根据培训档案的分类，分别建立学员培训档案、培训班管理档案、培训知识储备档案三个大类。应按照分类将材料放置入档案盒子内，立卷编档号，记录所存档案的类别、目录及时间。保存档案要完整规范、分类要准确，有利于查找。电子化是提高培训档案管理效果的有效手段。

5.3 培训档案的利用：通过对培训档案材料的深入分析，检验培训目标是否达到、培训方式是否合理、培训效果是否达到、培训结果是否满意等。这对于培训计划的制定、培训内容、方式的确定，对于培训教学将起到非常重要的参考作用。对培训档案进行再开发、利用，有利于单位下一年度培训计划的制定和实施。针对已进行的培训中存在的问题和不足，找到新的解决方法和途径；吸取已开办的培训的优点，在今后的培训中推广应用。

参考文献：

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作者简介：王梦曦 （1985--），女，四川南充人，计算机科学与技术专业

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一样其知识结构系统中是策略知识多于原理知识的。下面笔者将举出真实案例来说明案例教学对促进教师专业化发展的作用：

案例：一般现在时第三人称单数谓语动词词尾要加-s是我国学生英语学习的重点和难点之一，学生在应用时会常常出错，经常忘记在谓语动词的词尾加-s。事实证明，用传统的方式讲授并不能起到较好的效果。廖老师在讲授这个问题时是这样做的：

首先，呈现两个句子：He likes milk. She likes noodles.

然后，她给学生讲了一个小故事：这天，like刚出门就看见了he，他瞥了一眼he然后说道：“你以为你有根双节棍就很威风了吗？我才不怕呢！我可是有保镖的。”说完，like就把s拉到自己身边，like就变成了likes。然后，like就继续往前走，走到半路遇到了she，like马上大叫：“保镖s快来啊！别看she是个小女生，也厉害着呢！”幽默风趣的讲述逗得学生们哈哈大笑。

由于廖老师把学生容易出错的地方提前进行了强化处理，所以，在接下来的练习中，学生基本上没有出现漏掉s的现象，课堂教学的效果非常理想。

把语法规则放在故事中教，这一做法符合学生的年龄特点，激发了他们的学习兴趣，使得他们听得开心记得牢固，用得准确，为学生留下深刻的印象。当这样的案例展示在师范专业的学生面前时，他们就会思考得出，原来抽象、枯燥、干巴巴的语法教学也可以这样具体、形象、丰满、生动。从而得出自己在教学方面的独特方式，知晓在教学过程中学生的学习动机是非常重要的，让他们对所学知识感兴趣他们才能够更好的吸收知识。通过这样的方式职前的英语教师们会变得更加专业化。

3.3 改变师生观

师生观是指教师对自己在教学过程中的角色定位、对学生在教学过程中的角色定位以及师生应当是一种什么关系的认识。这种认识非常重要，它直接影响到教师的教学态度、施教行为和教学方式，影响到学生的学习态度、学习行为、学习方式和学习习惯。

在传统的教学中，教师是知识的传授者，是教育的主体，处于绝对的权威地位。学生则是知识的接受者，是教育的客体，处于教师权威的管理和控制之下。在职前英语教师培训的过程中，受到这种师生观支配的英语教师常常采用以教师为中心的教学方式，生硬的传授教师在教学过程中应该有的准则和方式。在这种传统的师生观的影响下，作为知识的传授者，教师经常是站在讲台上告诉学生“为什么”和“是什么”。作为知识的接受者，师范专业的学生们则经常是被动的听教师对专业知识的讲解。被动地做笔记，被动的记忆但却不会灵活的运用。由于师生之间是主动传授与被动接受的关系，因此，他们很难形成真正的互动关系，很难形成真正的合作关系，很难形成平等的伙伴关系；教学过程中教师与学生也就很难构建出相互交流、沟通、共同思考的关系。

而案例教学的方法却全然不同，在实施案例教学的过程中，师生的关系首先是平等的，双方可以就具体案例在相同的平台上提出自己的观点。在此，教师不再是高人一等的感觉。教师与学生出于品等的地位，由教师去引导学生提出自己的观点，思考具体案例的可行性和必要性，而不是教师直接给出答案。教学的具体过程是开放性的，学生可以主动提出自己的观点，就算看起来是错误或不沾边的观点也大可勇敢的提出来。因为有了各种不同的观点，学生们才能够在众多的观点中过滤筛选出一个最佳的方案，才能够激发职前教师们对教学方式的主动探索。也只有是自己主动积极的去探索而发现的结论或策略才能够被灵活的运用到具体的教学活动中去。

4.结语

基于案例教学的特点，本文推敲论证了将案例教学法应用到职前教师培训中对教学情况三个方面的改善与提高。实践经验证明案例教学法能够为教育理论和教学实践搭建桥梁。珍贵的教学理论财富能够通过案例教学法的方式实现理论与实践的结合，让师范专业的同学们更容易理解复杂的理论知识并学会灵活的运用。无疑，将案例教学法应用与职前英语教师的培训中去具有着重大的意义。

参考文献：

[1] 郑金洲. 案例教学指南[M]. 上海：华东大学出版社，2000.

[2] 吕良环. 英语案例教学论[M] 安徽教育出版社，2011，84

[3] Cooney， T.J. Research and teacher education： In search of common ground [J].Journal for Research in Mathematics Education. 1994.25（6）：608-636.

注：此论文为大学生创新训练项目

杨彩蝶（1993--），女，湖北潜江人 英语专业教育方向；