交通运输文书档案的软件应用及信息化建设

【摘 要】文书档案是档案工作的主要组成部分，文书档案工作的要求是必须提供准确、完整的材料，要提高文书档案的管理水平，档案的软件应用具有着重要的作用，但是电子化的应用也不是十全十美。当然，档案管理的软件信息发展，是必然的趋势，合理的应用必然给交通运输部门档案管理提供了优势，如：查找方便，减少工作量，等等。本文针对档案的文书管理软件结合工作心得，探讨文书档案软件应用遇到的问题及解决的方法。

【关键词】文书档案 软件 应用

文书档案是反映一个单位的正常工作中形成的文件材料，包括收到的上级单位寄来的及下级单位报送来的文件材料，反映在某一时期领导的决策、部门建设、研究开发、问题处理等的过程和成果。随着计算机档案软件的引入，永乐电子文档一体化软件能让档案工作越来越便捷。

一、档案软件的优点

首先，我们档案人都应该知道此款档案软件，永乐电子文档一体化软件具有信息量存储较大，便于检索，工作效率高等优势。档案软件使用软件配套的U盘作为载体，将信息存储在上面。它能够解决传统档案管理工作中手工操作出现的信息收集不完整，出现漏抄，字迹不工整等问题，节约了人力也提高了准确性。档案软件在进行档案管理同时，还可以将文件进行收集、统计和查阅，时间大大缩短。

其次，传统的手工操作需要一张一张的整理文件，将材料都摞在一起，然后手工抄写卷内的每件文件的目录放在卷内的第一页，然后用牛皮档案纸装订好，不仅费劲，还易造成资源浪费，不易查找，浪费人力物力。而通过在软件上检索、查找，使利用更加便捷。那么档案软件的管理实现了从外部的目录管理到内部的内容管理，每年，我们交通运输系统的各家档案都进行了全文数字化扫描，全文检索很方便了，不需要再去档案库房进行繁琐的查找。

最后，能大大提高了文书档案输入目录的安全性，避免丢失。不仅保证文书档案的及时传输，而且能够确保其安全性，不会造成档案的延误或者丢失。

二、档案软件的优点

文书档案管理信息的电子化的缺点。第一，无法保障档案的真实性。因为计算机输入具有可读写性，人们可以对电子档案进行反复的输入和修改，修改后的特殊标记也不会标在电脑页面上。电子档案上也没有印章和亲笔签名，相关单位也无法鉴别真伪。在这种情况下电子档案的真实性就难以得到保障。

其次，网络的发展，电子档案的安全性问题也日益突出。目前通过网络系统拦截电子信息的现象时有发生，网络黑客通过特殊的程序可以拦截人们之间重要的数据信息内容，病毒的入侵使得人们的电脑瘫痪、信息丢失，假冒的非授权用户侵犯了他人的合法权益。这些问题对电子档案的安全性构成了严重的威胁。

第三，文书档案管理的软件应用对档案人员的要求也高。文书档案的归档首先要求档案人会纸质文书档案操作的方法，还要求档案人能够熟练的使用电子计算机，要会操作档案软件，懂得数据传输的方法与技术。所以，档案工作者也需要一定的文化水平。

三、档案信息安全是现今档案管理工作的命脉，档案管理者的素质提高，可以促进档案信息化建设和档案管理事业的有序、健康、持续发展具有重要意义

1.信息安全素质。何为信息安全素质呢？是指社会成员在信息安全领域所具备的基本信息素质。对于信息社会环境中的档案管理工作者，信息安全素质更是集中于在网络环境中管理电子文件的信息安全的意识、能力。

2.如何加强档案管理工作者信息安全素质。（1）信息化管理意识欠缺。当今社会，科学技术发展的日新月异，特别是计算机，网络技术在档案领域的广泛应用，使的档案管理的方法和手段也随之发生了根本性的改变，思想观念的陈旧使部分档案工作者仅满足于传统的档案管理方式，还有的人对档案信息化的认识仍然停留在较低的层次，没意识到档案信息网络安全的重要性、紧迫性。（2）信息化管理专业基础知识相对薄弱。档案工作者不是信息技术专业人员，但由于缺乏强制性的提升专业水平的制度要求和定期的培训机制，使他们的信息安全能力与实际工作要求的差距越来越大。有的老的档案管理者不但缺乏信息技术能力，而且又缺乏档案管理知识，但是，年轻的档案管理者由于在其他问题上的主动改行从事其他工作，使得整体信息技术水平偏低的档案部门更加缺乏掌握信息技术的人才。（3）信息化管理制度不健全。由于对新进的档案工作者的计算机能力、信息安全素质等方面的的限制，各级档案部门会提高调入人员的各项素质要求。对于档案界的老同志来说，他们的实际情况对他们的信息安全素质的不足就更加明显。

四、提高档案工作者信息安全素质的对策

1.加强档案管理者对工作责任心。档案工作的责任感即档案工作者要认识到档案事业发展的必要性，要把工作的着力点转向未来，发挥服务的观念，充分发挥档案的综合功能，大胆探索，努力实践，使档案管理工作真正成为社会进步的关键。

2.加强档案专业技能培训。无论是新入的人员或是已经从业多年的老档案管理者都应该掌握的档案管理的相关知识，档案工作者因工作岗位、职责和承担的任务不相同，进行培训时应当对档案工作者区别对待。

3.完善档案信息管理制度。结合我国档案管理工作的实际情况，挑选综合信息素质水平较高的人员进入档案管理队伍。将信息素质考核纳入到档案工作者年度中.同时，根据实际情况，以岗位不同的工作内容为依据，在法规制度的具体管理实施中应充分考虑到岗位的差异，细化具体操作，以便于具体实施。

五、结语

档案工作者的信息安全素质直接关系着电子文件的安全，并影响到国家的信息安全。目前，档案人还在正常使用着软件，这使得档案案人更加要加强信息安全意识。档案人不断改进档案管理方法，提高现代化管理水平，不断强化提高档案工作者自身的信息安全素质，使档案工作者能够在信息化社会中有效地履行自己的历史责任，实现档案管理的安全化，科学化，现代化，使档案管理步伐适应不断发展的经济社会的需要。

参考文献：

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