交通运输档案信息化建设分析探讨

摘 要：交通运输管理信息化建设的发展尤为突出，计算机技术的高速发展有效地推动了信息技术由基础的档案事务性管理向应用平台及系统规划建设方向发展，我国实现产业升级换代和产业现代化的关键就是信息化。可以减少交通部门繁杂的工作量，提高工作效率方面有不可替代的地位。所以要对档案信息化有基本的认识，了解档案信息化建设的内容。

关键词：运输档案；信息化；建设；探索

中图分类号：G270.7

信息化的网络技术已经广泛应用于政府办公、公共服务、企业的生产以及教育等方面，尤其在交通运输行业尤为明显。中国正处快发展的新时代，而交通运输档案信息化得建设，推进交通运输档案信息的开发显得尤为重要

1 交通运输档案的科技化

运输档案科技化，意思就是在国家档案管理部门的统一要求下，在对档案的管理中全方位的实现电子信息技术，对档案的相关信息进行处理、管理以及为社会提供公共服务，从而过早地实现对档案管理的飞跃。档案信息化是档案事业发展中的一项动态系统工程，由许多重要项目构成。交通运输档案的科技化建设绝不是一件简单的合作皆可以完成的，也不是随便应用现代技术完成的、更不可以简单地与档案信息化、网络建设相互媲美。

2 信息化的基本内容

2.1 要实现档案信息的数字化进程，就是指利用计算机的数据库知识、数据的压缩、等高科技的手段，将纸质的档案文件、图像文件等老套的介质文件和已归档保存的电子档案，将其系统地组织成具有顺序规模结构的档案信息库。档案信息的数字化进程的内容主要有有两个不同方面：主要是档案文件的目录信息的数字化，其次是档案信息的数字化。

2.2 档案的基础建设。软件和硬件基础设备是档案实现信息化建设最重要的基本条件，同时也是档案信息资源共享和计算机技术广泛应用的关键，可是档案的信息网络是档案的相关信息的传送、互换和实现资源共享的主要方法。主要措施包含：要提高对计算机的信息管理的普及率以及局域网建设。

2.3 档案信息资源建设。把word版的以及PDF版的或者txt版的文件写入档案管理，档案的数据中心建设，档案信息的数据库建设，老套的档案的创新，档案信息收集数据库以及数字档案馆建设等。数字化的档案场馆建设，具体是利用计算机网络远程控制获取相关档案文件信息的一种手段，但要求是在电子化的档案馆环境下对用户开发利用档案信息资源提供便利。信息化的档案馆为现行实体档案馆提供了新的管理和服务机制。对档案信息资源建设有积极作用，重大影响。

2.4 标准规范档案信息化建设。档案信息化建设的重要标准之一就是规范，要对格式不同的文件写入档案，以及电子版的档案管理，档案信息的相关信息的logo、存储及描述等一系列方面规范标准。

2.5 高科技人才队伍的建设。档案信息化建设最关键的是高素质创新人才的培养。随着大量高新技术在档案部门的广泛应用，电子信息化条件下的档案管理是有严格要求的因此必须建立一支结构科学、分工合理、素质过硬人才队伍。这是适应21世纪的时代和当今社会发展的最终选择，促进档案信息化管理的必然的要求，同时也是提高服务质量的唯一的方式。

2.6 档案信息安全保障体系建设。制定完善的保管与使用制度，保证数字化档案信息的真实性、可靠性、可用性。管理与技术双管齐下，解决病毒侵扰。提高档案工作人员的从业素质，强化安全管理体系。

3 推动交通运输档案的具体策略

3.1 建立健全档案的网络系统。当今的网络信息档案系统就是计算机以及数字化操作的综合应用。这个应用主要涵盖部门内部的服务器网、社会服务网等局域网相结合的整个网络体系。完备的建立档案网络系统，有效地促进档案文件的信息化建设。系统建设的相关需求，添加相关的必要设备，这样就可以为整个系统的硬件基础增添光彩。同时也为档案信息交换和共享创造了条件。

3.2 建立完善的电子文件管理体系。首先，稳定性较差的电子文件极其容易损坏，可是随着计算机的管理网的建立与发展，越来越多的重要文件选择传输到网上，单单依靠档案部门本身很难完成。所以需要其他部门的相互协助。例如网络技术部门与档案部门互相传送文件，就可以借助管理网络，可以选择建立依附在信息管理网上的专用系统来进行传送文件。这样既方便快捷有稳定有相对较高。几个部门的职能相互切磋，取长补短，各自发挥各自的长处，从而共同形成质量较好的电子文档。

3.3 建立完备的档案安全体制。对于交通运输单位档案管理信息化建设来说，建立和完善各类信息资源安全保障体系是最注重的部分。建立完备的档案安全体制，采取相应措施来维护电子档案的安全。绿色办公、文件通过直接传输、资源的全线共享在给整个档案管理系统带来便利的同时也为我们的工作添加一丝丝的忧虑，该怎样保证档案信息的安全行已经成为了一个重大问题。因此，为了保证档案文件的安全行以及严重性，们必须要在利用信息网络进行信息传输的同时，高度注意网络信息的安全保护，降低安全隐患，避免机密信息的泄露。

4 对档案信息化建设的几点思考

4.1 对档案管理人员的思想解放。想要加快档案信息化的建设进程，就要提高档案信息的开发利用效率，这是一项庞大的系统工程，庞大是因为多年来档案场馆每年接收的档案文件材料成上升趋势，但是人员的编制以及设备都很有限并且落后。充满复杂性，档案文件的内容又相对复杂，单单依靠一部分的档案文件工作者的开发，是远远的不可能满足社会各机构的需求的，为此必须调动广大热爱档案文件的工作以及有关信息工作人员的热情以及积极性，实施奖惩制度，从而才能有效地开展信息化建设的工作。

4.2 实用价值的档案快速的开发。从各单位工作需求出发，要做到有计划、抓住重点问题、做到目的、有针对性的来进行重点信息资源的开发凡是都不能脱离集体档案信息的快速开发也是如此，也不能脱离国家的经济发展现状及各单位部门的情况，要从国家建设的发展对档案的需求为根据点出发，这也是档案工作的立足点，也是档案信息资源开发的关键所在，所以要加快对有实用价值档案的开发。

4.3 引进竞争机制，实施奖罚制度。竞争使人奋进，竞争出成果。《奖惩制度法》的中心内容就是向开发科技档案信息资源做出一定贡献，达到一定标准，重点创经济效益有贡献者给予不同的奖励，把信息开发的目标、任务与个人切身利益结合起来，是一条可推广的先进经验。

5 结束语

档案信息化建设是一种新的发展趋势和最终的选择应允许建设实践中出现的失误，要运用辩证思维，没有现成的经验可供参考，所以只能“摸着石头过河”，建设进程中难免会出现一些失误，既不能盲目从新、脱离实际，也不能墨守成规、固步不前；总之，档案信息化的建立和运作，对于目前档案发展的管理模式来说，无疑是较大的挑战.因为这牵涉到工作方式和观念的转变.甚至需要对现有的业务流程进行重组。但最重要的是.档案管理信息化的实现给档案事业带来了重大的发展机遇，必将促进交通运输部门档案建设的长久发展。

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作者单位：四平市普通公路超限超载运输检测站，吉林四平 136000