会议注册登记表设计及其信息收集的有效性

收稿日期：2006―07―06

作者简介：张朝枝(1973―　)，男，中山大学旅游学院副教授，博士。施帆(1983―　)，女，上海市红十字会工作人员。

摘 要 会议注册登记表是会议组织者收集信息的重要方式。本研究通过整理112份“上海论坛・2005”国内会议与会者的注册登记表，分析注册登记表的信息收集有效性，总结注册登记表的设计缺陷，提出了改善注册登记表的设计方案及其回收方式等方面的建议，为大型会议组织中的注册登记表设计与回收提供参考。

关键词 会议注册登记表设计；信息收集；有效性

中图分类号G20 文献标识码A　文章编号　1006―575(2006)―05―0054―08

会议注册可能是与会者与会议工作人员之间的第一次交流。注册方式可以为会议定下基调(LeonardNadler and Zeaee Nadler，2003)。会议注册工作做得好，不仅能创建一个与会人员数据库，而且可以理顺目标市场，并在与会人员中建立良好的信誉(JeAnna Abbott and Agnes DeFranco，王向宁，2004)。会议注册登记表(也常称为参会回执、会议注册回执)设计是会议注册工作的第一步，在会议组织中有着不可忽视的作用。

在实际工作中，由于会议注册登记表的设计不尽合理，从登记表中收集到的信息有效性不强，往往使会议组织工作效率大大降低。2005年5月16日―17日在复旦大学举行了以“经济全球化与亚洲的选择”为主题的大型国际会议“上海论坛・2005”，本文拟通过对这次会议的注册登记表从设计到使用的全程情况分析来探讨大型会议注册登记表(下文中或称“注册表”)的设计与信息收集有效性的问题。

一、会议注册登记表中的信息需求与供给

1．会议筹备过程中的信息需求

大型会议组织过程繁琐而复杂，几乎所有筹备工作都必须依据与会代表的个人信息来进行，而这些个人信息只能通过注册登记表来获得。以“上海论坛・2005”为例，会议的学术委员会需要了解与会代表的姓名、机构、职务、发言题目等信息，以便准确地安排会议的主持人、发言人及发言顺序等；公关部需要了解与会代表较为详尽的个人信息，以便从中挖掘新闻亮点，从而扩大论坛的知名度和社会效应；而秘书处则需了解与会代表的个人信息及行程安排等信息，以便做好接待工作；财务部则需要根据参会人员的情况来制定费用预算、及时核实财务情况(见表1)。会议注册登记表在会议组织的信息流中作用与地位可想而知。

2．从会议注册登记表中可获得的信息

根据会议组织的信息需求，从会议注册登记表中可获得的信息大致可以分为3大类。①被邀者是否出席会议①。这是会议注册登记表中最重要的信息，是整个注册表的核心，会议筹备的大部分工作都要根据参会人数的规模进行。②与会者的个人基本信息，如姓名、单位、职务、联系方式等。这些信息的利用率非常高，它的使用贯穿整个会议组织过程。③与会者的参会相关信息，如抵达日期、是否发言、是否需安排住宿等等。参会相关信息和个人基本信息相比最大的不同在于其时效性和针对性。这些信息只适用于该会议，时效性短，而针对性强，也是会议筹备必需的信息。

此外，从回收的注册表中还可以判断出一些没有直接填写在表中的“潜在信息”，包括：①拟参会者是否收到注册登记表的随同文件；②拟参会者接收与发送信息的渠道(电子邮件、传真、还是第二联系人等)，据此可以在后续联系中选择合适的信息传递方式，提高信息传递效率。

二、会议注册登记表的设计与信息收集有效性

1．“上海论坛・2005”注册登记表的设计与回收

注册表的项目可以依据需要设计得比较复杂，也可以设计得象明信片那么简单(JeAnna Abbott and AgnesDeFranco，王向宁，2004)。“上海论坛・2005”是一个以“经济全球化与亚洲的选择”为主题的大型国际学术会议，会议还分为IT、能源、金融三大分主题，以三大板块分别进行，参会人员不仅包括学者，还包括商界、政界知名人士。如此规格、规模的会议筹备工作极为复杂，根据会议筹备的需要，组委会在会议注册登记表中设计了20个问题，以期获得参会者的个人资料以及与会议相关的各方面信息(见表2)。

“上海论坛・2005”组委会共向国内代表发出邀请函313份，收到注册表回执116份，其中明确表示参会的112份，明确表示不能参会的4份，会议注册登记表的总回收率为37．06％。

2．“上海论坛・2005”注册登记表信息收集有效性分析

根据在会议组织中的实际情况，本研究将“有效信息”界定为“与参会者真实情况相符并能在会议组织中使用的信息”。根据作者在会议组织全过程中对注册登记表中信息的不断核对与操作所掌握的情况，本研究将信息分几个层次进行统计，具体操作步骤是：

第一步，在所有信息中剔除“未填写的信息”，得到“填写的信息”。

第二步，再从“填写的信息”中剔除“填写了的模糊信息”(例如：待定)，得到“明确填写的信息”。

第三步，再去除“与最终事实不符的信息”而得出“与事实相符的信息”。

第四步，“与事实相符的信息”中还有一部分信息由于某些原因需要通过其它途径再次确认，剔除这部分信息后筛选出来的信息才是真正有效的信息(见表3)。

根据上述分类方法，无效信息可以分为以下4类：

第一类，未填写的信息，即该栏空白。

第二类，模糊信息。指填写了让工作人员无法清楚判定的信息，如填写“／”和“待定”等表述不清的信息、在单选项中进行多选等。

第三类，与事实不符的信息。所填写的信息与事实不符，通常是在会议组织者使用这些信息时才发现，例如电话号码或邮件地址填写错误，或航班信息与实际情况不符等。

第四类，需要再次确认的信息。部分注册登记表中的信息由于某些原因让工作人员觉得可信度不高，出于慎重考虑工作人员不得不重新确认。

在所有信息中剔除无效信息后得到的就是有效信息，所有112份注册登记表所收集到的信息情况如表3。

为更直观地说明有效信息的情况，本文采用“有效信息率”(effective information rate，EIR)来进行描述，EIR=有效信息数目／所有信息数目。但由于这种统计方式忽略了注册登记表中信息与信息之间的关联性(如：通过其单位名称可判断其工作性质，通过其住址信息可判断其是否须乘飞机抵沪等等)和信息的重要程度差异(如“建议”一栏显然没有“机构”一栏重要，若没有填写“建议”一栏，对整张注册表的回收效率并没有太大的影响)，因此这种“有效信息率”仅是一种数字上的比较，用来描述注册登记表的项目填写情况。

根据以上分类与计算方法，可以得出“上海论坛・2005”所收回的注册登记表中的有效信息率(EIR)为62．14％(见表4)。将不同信息进行分类组合分析，发现注册登记表中：①个人资料的有效信息率高于会议相 关信息的有效信息率；②选择项的有效信息率高于填空项目的有效信息率；③注册登记表中前10项的有效信息率高于后10项的有效信息率；④商界代表所填写的有效信息率高于学界代表所填写的有效信息率，后者又高于政界代表所填写的有效信息率。

3．无效信息的形成原因

将112份注册表中所有信息项目分别按“未填写信息”、“填写了模糊信息”、“填写了与事实不符的信息”、“需要再次确认的信息”等分类整理(见表5，仅列出排序靠前部分)，这样就可以清楚地看到“未填写的信息”主要是什么，“填写了模糊信息”又主要是什么，等等，可以据此分析无效信息形成的原因。

(1)关于“未填写的信息”。未填写信息是无效信息的主要组成部分，将其分类整理后可以看出(见表6)，未填写信息的原因大致可分为三种：其一，受邀者觉得该问题并非会议所必须的信息，怕耽搁时间而不愿填写，如“个人网页”、“建议”这两个问题；其二，在填写注册表时不能确定的内容，如“是否需要安排住宿”、“拟发言题目”等；其三，被认为不必填写的内容，比如一些受邀者如没有随行人员参加会议，则会不填写“是否为随行人员安排住宿”及“是否须为随行人员代订机票”这两栏；其四，受邀者不愿透露的内容，比如“手机”信息。

(2)关于“填写了模糊信息”。“模糊信息”大多是源于参会代表填写注册表时难以确定，比如“发言主题”，或者由于某些原因不愿填写清楚，如“职位或职称”。

(3)关于“与事实不符的信息”。分析表明，“与事实不符的信息”基本都是由于代表在提交注册登记表后变更个人参会情况引起的，在会议开始前的一个月里这种现象特别突出，这使信息收集成本大幅度提高，重复劳动大幅增长(见表7)。

(4)关于“需要再次确认的信息”。此类信息主要集中在住宿安排和订票服务，其中又以住宿信息为主。

三、对会议注册登记表设计的启示

根据对“上海论坛・2005”会议注册登记表信息收集有效性的分析，可以得到如下启示：

首先，在会议注册登记表设计中，组织者必须对整个会议组织过程中的信息需求有一个全方面、全过程的考虑，会议注册登记表中的项目应尽量满足所有组织工作的信息需要，但表中信息项目也不宜过多，可通过在注册表中的信息项目之间建立关联性来解决一些其它信息需要。

其次，在注册登记表中以显要位置强调完整填写所有信息的重要性，并承诺个人资料的保密性，鼓励拟参会者填写完整信息。

第三，尽量要求参会代表用电子邮件形式回复会议注册登记表，以避免由于Email地址填写错误造成的时间延误。让与会代表都以Email的形式提交注册表，并向其确认日后将主要通过该邮箱与其联系，这样可以提高注册表中“Email地址”这一重要信息的收集效率，并提高沟通效率。当然，对于没有Email邮箱的少数代表则要另行处理。

第四，直接、明确地在注册登记表中注明“未在规定日期前提交注册表视为不参会”字样。在实际工作中，对那些不提交注册表的被邀者，组织者可能需要通过电话确认或是将这些不确定因素保持到开会当天，这又给会务安排造成了很大的不确定性。因此，强调“过期不候”，可使注册表更有效。

第五，提前一个月与参会代表确认相关信息。前文分析表明，多数参会代表很难在参会前几个月准确填写会议注册登记表中的相关信息，因此有必要在会前一月左右主动地与参会代表确认那些变动可能性大、且对会务安排影响较大的信息，而不是被动地接受代表们临近会议才告知的改变。

第六，更改注册登记表回收形式。大量的未填写信息给会议筹备工作带来了极大不便，建议改为在网上直接填写注册登记表，并将网页设置为信息填写不完整时拒绝提交。这样可以大幅度提高注册登记表的信息收集效率。但网络普及率和网络安全维护的成本等其它因素也必须一起考虑，有必要根据会议对象进行选择。

当然，本研究只是依据“上海论坛・2005”这样一个学术性较强的会议，不可避免地存在特殊性及片面性，对其它类型会议的会议注册登记表的设计、回收和信息采集工作是否具有普适意义，还有待检验。

注：本文中所涉及到的图表、注解、公式等内容请以PDF格式阅读原文。