浅谈城市建设档案管理的发展

摘要：城市建设档案是国家档案管理工作的重要内容之一，是城市建设活动真实的历史记录，其反映了城市发展的历史过程和现实状态。长期以来，城建档案作为重要的城市信息资源，在研究城市问题、开展城市规划、建设和管理，以及在处理城市规划建设与管理方面的法律纠纷等方面，发挥了重要的作用。本文依据城建档案管理的特点，分析了当前城建档案管理面临的新形势，并阐述了城市建设档案管理的现代化建设思路，以适应城市快速发展变化的形势要求，更好地发挥城建档案信息资源作用，为城市社会事业发展提供高效服务。

关键词：城市建设 档案 档案管理

中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号：

前言

随着改革的深入发展，城市建设档案管理面临着许多需要解决的问题，诸如档案数量越来越多和管理方法手段的落后直接影响档案的质量。计算机网络技术的进一步发展，对如何做好城市建设档案管理工作提出了新的挑战，

一、城建档案管理的特点

1复杂性

城市作为功能多元的综合体特征，决定了城市档案管理的复杂性。城建档案涉及了城市规划、城市建设管理、城市环境保护、抗震防灾、城市规划管理政策法规等数十个方面和专业领域，包含城市空中、地面、地下的各种建筑物、构筑物、管线、设施等各种类型，以及文字、图表、声像、电子数据等不同形式的记录，其复杂性可想而知。

2动态性

城市无论是兴旺还是衰落，都在时刻经历着不断变化的过程，而作为真实记录城市发展变化过程的城市建设档案，其保管着城建信息具有动态性的特征。动态性就是要求档案管理，能够及时提供真实反映城市建设管理现状的最新信息，发挥档案信息的时效性作用。

3准确性

城市发展与城建工作精准息相关。大到与城市相关的系统性基础设施的改扩建、尤其是地下综合系统的建设，中到某一个建设项目工程的改扩建，小到一套房子的法律纠纷。城建档案作为历史性记录，都将成为重要的建设和法律依据，如果不能保证其准确性和可靠性，将会给国家、企业、个人造成重大经济损失，甚至引起灾害性的事故。

二、城市建设档案管理的重要意义

要加强城建档案的建设发展，首先必须明确其重要意义。城建档案信息资源不同于侧重于文书的综合档案，它是城市建设活动中专业技术和行业管理信息的积淀。对城市建设相关的各个环节和各种信息资源体进行比较分析，可以看出城建档案是包容城市建设信息最完整、最丰富，同时也是最真实可靠、最持久系统、最集中精炼的领域。

城建档案作为城市建设和发展轨迹的真实记载，是城市建设文明的积淀。我们常说建筑是一部石头的史诗，可谓千年沧桑、百年兴废尽在卷中。城市对其历史文化的珍视和彰显也是其城市品位的重要表现，而搞好城建档案工作是发掘和弘扬城市历史文化特色的重要手段。城建档案自古就已经存在，它与城市建设活动同根同源，既记录了城市的历史面貌，又在一定程度上影响了城市建设的内容和走向。从古至今，很多著名建筑的建造过程都被详细地记载在城市建设档案中，这为后世对其修葺、管理提供了依据。事实上，在人类筑城造廓的历史中曾经存在过的绝大多数城市实体由于战争的破坏、地理条件的变迁等诸多因素的影响，早已湮灭于历史长河之中，只有幸存下来的建设档案诉说着昔日的辉煌与沧桑。

尽管城建档案的发展源远流长，但是从现实意义上讲，我国城建档案工作是应整个城市建设发展的需要而发展起来的，也是城市建设发展到一定阶段的必然产物。现在它的发展更多地依照城市建设的节奏，围绕着城市建设中心工作的服务展开。

三、城市档案管理中现存的问题

就目前而言，我国城建档案工作还处在发展的初级阶段，存在着许多问题。归结起来主要表现在：发展不平衡性、发展的不稳定性、发展的多样性。由于社会现代化的发展，办公自动化、无纸化等的出现，使档案的生成方式和管理方式发生很大变化，许多档案以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将会面对更多的以磁盘或光盘为载体的机读形式档案。这也要求机读形式的档案信息必须具有系统性、真实性、价值性，用户才能获得更为完善的服务。在这个过程中存在的问题主要有：

1管理软件缺乏统一性

不同地区和城市的建设档案部门各自开发的软件相互之间不能通用，信息不能互调，这就限制了利用电脑完成信息管理的工作，也制约了档案信息电子化的进程。

2城建档案管理基础工作标准化、规范化仍需改进

档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于地区差异以及历史原因，各地城建馆藏档案业务基础差。案卷质量不高，系统软件移植性差，加之档案自动化工作尚无统一标准，无法全面实施、推广，这也制约了档案信息工作的电子化。

3管理缺乏统一的技术标准

组织工作程序标准未从计算机信息处理技术的特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法及有关规定已不能完全适应。

4档案信息管理人员的素质有待提高

实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平。目前，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。尽管引进了现代化设备，但仍不能充分发挥作用。

四、城建档案管理的信息化

1建立完善的网络系统

建立数字化综合应用平台，健全内部服务网发挥网站的作用，使档案网站成为宣传城建档案工作、开展城建档案信息服务的窗口。促进现行文件信息化的标准建设，更新系统硬件设备。提高城建档案管理软件的技术和应用水平，为保证档案信息交流、实现档案信息资源共享创造条件。同时应当制定相应的策略，以保障档案资源的原始性、安全性、可靠性。

2加强电子文件管理

由于办公自动化的推广，很多档案信息都以电子文件的形式存储。电子文件载体的稳定性差，易损坏，随着计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。在传输之前，应当按照信息管理部门的统一要求进行文件格式的转换，以保证数据的可靠性和通用性。新型文件材料的归档势在必行，做好城建档案归档电子文件的技术处理工作，这就要求档案工作者必须能够对大量电子文件的接收、处置乃至存储工作有较深的了解和认识，能够了解文件信息重新组合的来龙去脉，保护电子文件的原始信息，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性。

3加强电子文件的保存

电子文件是以化学磁性材料为载体，从理论上讲能够长期保存。但是，由于电子文件发展形成的时间比较短，缺乏实际贮存的验证，而且光盘、磁盘在读取过程易被磨损，所以，对于重要资料以及一些需要长久保存的电子文件，需要定期进行复制、检查，以防止信息损失。

4强化档案管理人才队伍的建设

目前的城建档案管理干部和专业技术人员的水平离工作的实际需要和事业飞速发展的形势尚存在相当大的距离，必须把岗位培训放到重要位置，通过多种形式的学习培训，提高管理人员的业务水平。加强城建档案知识培训，重视再教育，重视档案人才的培训。

结束语

科学规范的城市建设档案管理可以不断地提升管理水平，做好档案的开发和利用工作，不但可以实现城市建设档案管理工作的自身价值，而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。

参考文献

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