网络技术的校园文件归档实践

作者：李开平 单位：盐城工学院

一、网络信息技术及电子文件的基本内涵

（一）网络信息技术的基本内涵。网络信息技术是通信技术与计算机技术相结合的产物。其技术主要包括三个方面：其一，传感技术，这是人的感觉器官的延伸与拓展，如条形码阅读器；其二，通信技术，这是人的神经系统延伸与拓展，承担传递信息的功能；其三，计算机技术，这是人的大脑功能的延伸与拓展，承担对信息进行处理的功能。网络信息技术的技术特征，源于其技术领域本身，具体有以下五点：一是数字化。数字化就是将信息用电磁介质按二进制编码的方法加以处理和传输，将原先用纸张或其它媒介存储的信息转变为用计算机处理和传输的信息。二是网络化。计算机技术与通信技术是相结合将人类带入了全新的网络环境，它把分布在各地的具有独立处理能力的众多计算机系统，通过电讯线路和相应设备联结起来，以实现资源共享，也就是硬件、软件、信息资源的共享。三是高速化。速度越来越高，无论是计算机的发展还是通信的发展均是如此。计算机已经产生了巨大的存储能力和极快的处理功能。四是智能化。信息技术注重吸收社会科学等其它学科的理论和方法，表现最为突出是人功智能理论和与方法的深化与应用。五是个人化。信息技术将实现以个人为目标的通信方式，充分体现可移动性和全球性。即在任何时候、任何地方、都能自由地与世界上其他任何人进行任何形式的通信。

（二）电子文件的基本内涵。电子文件（ElectronicRecords）指在数字设备及环境中生成，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。电子文件是电子办公系统或网络环境中形成或应该形成的文件，包括原生性的电子文件和非电子文件数字化后的文件。在电子文件归档管理中所指的电子文件是原生性电子文件。电子文件的生成主要有两种途径为直接生成或模数转换。前者称为原生性电子文件，后者为非原生性电子文件。电子文件的来源途径主要电子政务、电子商务和传统文件的数字化等三种。电子文件具有以下特点：一是信息与特定载体之间的可分离性。通常信息与载体是不能够分离的。电子文件的信息可以在不同载体上同时存在或相互转换，可以根据需要随时改变或扩展，缩小其存储空时。二是信息的可操作性。电子文件中的数字信息不是静态的、固定的、消极的，而是动态的、可变的、积极的信息。首先是电子文件的可转换性。许多电子文件信息是可以通过适当的软件转换成其他形式的。数字文本可以通过电子邮件的语音产生系统转换成数字语言；数字语言也可以通过一定软件转变为数字文本。其次是电子文件的易复制性。电子文件是以比特形式进行记录与接收的，因而拷贝起来十分方便，只需从源文件中读出数据，并将其写到不同于源文件所在的物理介质上，这实际上仅是将电子文件的比特从一个媒体拷到另一个媒体上。三是信息的流动性。数字信息可以在计算机空间流动。计算机空间是一个虚拟的空间，不仅集合了成千上万台连接到商业性的联机服务公司之上的个人计算机，还更多地集合了通过高速成路与局域网、办公电子邮件系统和Internet等连接的计算机以及各种类型的无线电通讯等设置。四是数字信息的不稳定性。所谓数字信息的不稳定性主要表现在它容易被修改、丢失与毁坏。电子文件信息很容易被改变或被巧妙地不留痕迹地处置，被修改的拷贝很容易在网络上广泛传开，从而出现多个难辨是非的版本。五是信息存取的非持久性。电子文件的产生、传输和利用等都会受到硬件、软件与服务系统构成的技术系统和数字环境的制约。首先是载体寿命，常用的电子文件存储载体包括磁带、磁盘、CD-ROM光盘、硬盘等。与传统纸质载体相比，数字信息存储载体容易变质，易受外界因素影响，对自然灾害病毒入侵、黑客攻击、硬盘故障、电压不稳、误操作等造成的危害抵御能力不强，极易丢失电子文件的数据信息。其次是技术淘汰。电子文件的阅读与理解依赖于一定的软硬件设备，而计算机软件、硬件及信息处理方式大约2-5年就要更新换代，这使得记录、存储与检索数字信息的手段与产品也要迅速随之发生变化，导致许多电子文件信息无法读出。

二、电子文件中电子公文的流转

随着信息技术的发展及电子政务的深入实施，无纸化办公成为高等学校行政事务办公不可避免的发展趋势。无纸化办公使公文的形式从传统的纸质文件变为以“比特”为特征的电子文件。最明显的表现是电子公文可以完全通过网络传输，突破了时间与地域的限制，实现发文、收文、归档、移交等行政事务办理的一体化。在电子公文流转过程中公文传递是通过网络以信息传递的方式实现的。公文传输过程中加盖电子印章、封装公文与数据、加电子签名、压缩打包、加密等相关程序完成后上传给电子文件中心（或单位的文秘机构），电子文件中心或文秘机构给发文单位回执，发文单位向收文单位发送收文提示，收文单位收到提示后到电子文件中心接收公文，这一收发文的过程可以通过网络在线实时完程。电子公文流转过程以信息管理为中轴，以电子公文及其元数据信息的捕获、整合与处理为核心，是处理信息、产生信息、利用信息的过程。电子公文流转过程不仅仅处理公文还包括对电子公文处理过程中的各种形式信息的采集、加工、处理、交换、分析等，其目的是为学校行政管理服务。所以，电子公文流转过程中不可避免地涉及到元数据的设计及相关数据和信息的捕获、存储、查看，从而保证电子公文的内容、背景、结构等信息的完整性。电子公文流转过程是一个跨机构、跨系统、跨区域的系统性的流程，在一体化的构架下，关系到整个文件生命周期，其目标是电子公文既要得到高效处理，也要得到有效保管，保证电子文件的真实性、有效性和完整性。

三、电子文件的归档及归档的基本实践

“电子文件归档与管理是指在各项活动中产生并具有保存价值的电子文件（含电子公文）的形成、积累、鉴定、归档、保管、利用和统计的过程。”归档是将具有档案价值的电子文件由形成部门向档案部门移交的过程，标志着电子文件管理责任由文件生成部门向档案部门的正式转移。多载体文件并存的局面以及电子信息管理的特殊要求使得电子文件的归档工作比纸质文件归档工作更为复杂。基本上每个高校都设有综合档案管理部门。纸质文件的归档是在文件完成使用的次年的五、六月份进行移交、整理归档。电子公文在流转过程中打破了传统文件归档的那种严格的前后顺序，如电子公文形成过程中就对其进行鉴定和著录等；电子文件保存到电子文件中心也就完成了归档，归档与整理同步进行，归档后进入收文流程，收文流程处理完毕相关背景信息后再将其归档。归档时，公文依然是公文但同时有具有了档案的性质，这就是档案学界的新理念“文档”一体化。

（一）根据电子文件的特点，制定科学、合理的电子文件的归档范围。在遵循各级领导机构所制定的归档规范的同时，要明确归档前经鉴定为具有保存价值的电子文件是归档范围的主体，同时不能忽略对以下三方面材料的收集.首先，归档文件的支持软件及软件的文档，表达电子文件内容的基本格式及有关数据。例如在教务管理系统中产生的学生成绩登记表在其归档时其相关的系统软件要一并归档。其次，在同一活动中，除电子文件外，所生成的其他形式的重要文件，如纸质文件、缩微胶片等。再次对电子文件进行鉴定所形成的文件，前期管理所产生的文件以及电子文件归档时的各个环节所产生的文件都应一并归档。

（二）在电子公文流转过程中结合电子文件的特点掌握科学的电子文件归档工作方式。首先是对电子文件的逻辑归档。逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移变的过程，通俗地讲就是文件形成部门将存储归档电子文件的逻辑地址通知档案部门，使档案部门能够通过网络直接查阅电子文件。电子文件逻辑归档后，既能使档案部门能够掌握归档文件信息及存储地址，自动保存到档案部门的数据库中，方便读者查询；又能使文件形成部门仍然方便地使用该文件。为了保护归档的电子文件的真实性和完整性，电子文件逻辑归档后，电子文件要纳入机构的数据备份方案，永久保存的电子文件应有脱机保存的备份；定期将有价值的文件信息从网络上下载，进行物理归档或网络的荷载，防止网络瘫痪时丢失归档的电子文件。其次是对电子文件的物理归档。物理归档是把计算机及其网络上的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。物理归档既可以采用网络传输方式归档又可以采用介质传递方式归档。网络归档是指将归档电子文件通过网络直接传输到档案部门，或加工后传输到档案部门规定的地址中，并存储在档案部门本地载体的过程，也称在线归档。介质归档是指将电子文件存储在一定的介质上移交给档案部门，也就是卸载式归档。

（三）在电子公文流转过程中结合电子文件的特点，制定了严格的电子文件的归档要求：电子文件的归档要求不单指对归档的电子文件的质量要求，还包括对电子文件归档工作的要求。电子文件归档的质量要求有以下三个方面。首先是归档的电子文件应齐全完整，凡是归档范围内的文件均应及时向档案部门移交，特别要注意相关电子文件的支持软件和管理数据的收集。其次是归档的电子文件应真实有效，文本文件应是最后定稿，图形文件如经更改，应将最新版本及更改记录予以归档，各种文件的草稿、定稿根据需要决定是否归档。再次是归档的电子文件应格式规范，有一式两套的脱机文件，其中一套封存，一套提供利用。归档是档案部门正式接管电子文件管理工作的起点，但是档案部门对于电子文件管理工作的介入要向前延伸，从文件生命周期的“前端”就开始控制文件的归档活动。电子文件归档要做好以下三点：首先要设计科学合理的电子文件的归档管理系统。根据归档的需求，按照元数据模型集中管理一份文件的所有信息，并将这些信息作为一个整体归档，设计结构合理的归档文件数据库及目录数据库，并保持两者之间的有机联系。其次在电子文件归档的过程中也要提前做好准备，要特别关注形成新类型电子文件的业务活动。在电子公文流转过程中，电子文件归档过程中质量检查、技术鉴定同步进行。归档前电子文件的检查和技术鉴定由电子文件的形成部门负责，将检查结果记录在案；归档后的电子文件的检查和技术鉴定由电子文件的管理部门高校档案馆或综合档案室负责，不仅要检查电子文件保管的技术状况，还要检查包括产生电子文件的相关支持软件、配套纸质文件、电子文件交付登记表等相关材料是否齐全，检查结果记录在案，或由两个部门同时完成。然后是归档的电子文件应经过归档的整理和编目。最后电子文件的归档部门与电子文件的接收管理部门办理完交换手续，电子文件的归档工作全部完成。